Har du någonsin varit med om att du har ett viktigt möte i ett konferensrum och att några av prylarna i rummet inte riktigt fungerar som de ska? Det tror jag säkert att du har! Jag slår också vad om att det är mycket troligt att detta konferensrum fanns i dina egna lokaler.
Jag arbetade en gång med en kund där vi skulle ha en workshop med cirka 30 personer. De bestämde sig för att verkstaden skulle ligga i deras egna lokaler. Det var en policy att de skulle använda sitt eget konferensrum i stället för att anlita ett professionellt konferenscenter. Det är förståeligt att de ville använda sina egna resurser i stället för att anställa nya, samtidigt som de måste betala för sina egna konferensrum.
Efter ett tag upptäckte vi att en del utrustning som vi behövde inte fungerade. Det var svårt för deltagarna att se projektionerna som visades på en stor vägg. Några andra mindre problem med saker som inte fungerade visade sig också under arbetets gång. Vi försökte få hjälp. Det visade sig vara svårare än vi hade förväntat oss. Den lokala supportavdelningen hade ingen aning om vem som var ansvarig för konferensrummen. Kanske var det den allmänna vaktmästaren?
Å ena sidan har vi en politik som är begriplig, dvs. att spara kostnader, och å andra sidan har vi ett konferensrum som inte fungerar och 30 personer som sitter och väntar på att få utföra uppgiften. Ett alternativt sätt att tänka är att låta alla konferenser av den här omfattningen äga rum utanför era egna lokaler. I så fall har du en ökad kostnad för konferenslokaler, men du kan kräva mycket mer av konferensledningen eftersom du betalar direkt för användningen av lokalerna. Du kommer också att få en ökad effektivitet i dina möten eftersom du och deltagarna inte behöver tänka på utrustning som inte fungerar eller andra problem med lokalerna. Om du inte är nöjd med tillhandahållandet kan du kräva att leverantören förbättrar sin service eller att du byter plats nästa gång. Du betalar också bara för den faktiska användningen av konferensrummen, medan det innebär en kostnad dygnet runt att ha dem i dina egna lokaler.
Ett tredje sätt är att inrätta egna anläggningar med ett tydligt ansvar och en fastställd servicenivå. De som ansvarar för konferensanläggningarna måste se till att anläggningarna och servicen uppfyller en viss förutbestämd kvalitetsnivå. På så sätt kan du ha samma höga kvalitetskrav utan att behöva lämna dina lokaler och utan att behöva betala en extern leverantör.
Oavsett vilket sätt du väljer är det mycket viktigt att du fokuserar på att dina möten ska vara utmärkta, vilket innebär att de möten du ska ha måste vara effektiva och ge dig det resultat du vill ha. Allt detta utan störningar från ett inte fullt fungerande konferensrum.
Min session med klienten som jag nämnde tidigare slutade mycket bra. Efter en timme kom två personer från den allmänna vaktmästeriet och löste problemet. Det fanns en del störningar, men vi lyckades lösa uppgiften i slutet av dagen.
För din excellens!
Matts
PS. Om du vill få mer gratis material om Business Excellence kan du anmäla dig till nyhetsbrevet till höger.
