Har du någonsin funderat på varför affärsvärlden är så kaotisk, där människor verkar ha alldeles för mycket att göra och aldrig hinner med kraven? Är du en av dem som alltid arbetar med att släcka bränder runt omkring dig? Och jag menar inte att du är brandman.
Som jag ser det beror det på att de flesta företag inte vet vad de gör. Visst vet folk på mejeriet att de producerar mjölk, folk på skofabriken att de tillverkar skor och folk på sjukhuset att de behandlar patienter. Men det räcker inte. Alla måste veta exakt vad de gör och hur de gör det. Att börja med att veta vilken av de två huvudtyperna de arbetar inom är ett stort steg framåt.
Det finns faktiskt tre typer av arbete i ditt företag. Låt mig förklara. Föreställ dig att du kommer till jobbet på morgonen. Det är måndag och du har en ny dag och en ny vecka på dig att skapa något fantastiskt för dina kunder. Du har nu tre alternativ, och du kan blanda dem under veckan. Men du måste alltid vara mycket tydlig med vilken typ av arbete du utför just då.
Först kan du arbeta med ett projekt. Ett projekt är en serie aktiviteter som behövs för att nå ett visst väldefinierat mål. Ett projekt har också en tydlig tidsgräns och en gräns för pengar, och teamet som arbetar i projektet är tillfälligt sammansatt för att arbeta för att nå målet. Ett projekt körs bara en gång.
För det andra kan du arbeta i en process. En process är en serie aktiviteter som syftar till att skapa ett värde för någon som behöver något. En process körs flera gånger, om och om igen, så länge det finns ett behov av det du skapar.
För det tredje kan du arbeta med allmänna uppgifter. Det är uppgifter som inte är kopplade till varandra, som inte är kopplade till varandra och som kommer in hela dagen.
Faktum är att vissa företag huvudsakligen fokuserar på projekt, som byggföretag, medan andra huvudsakligen fokuserar på processer, som tjänsteföretag. Och sedan finns det de som bara har ett antal allmänna uppgifter.
Om du inte är helt klar över vilka projekt du har i din verksamhet och inte har specificerat dem enligt de allmänna reglerna för vad ett projekt är, har du ett problem. Samma sak gäller om du inte är helt klar över vilka processer du har. Ju mer oklar du är om dina projekt och processer, desto fler allmänna uppgifter kommer du att få. Ju fler allmänna uppgifter du har, desto mer oklar blir din verksamhet.
Allmänna arbetsuppgifter är en del av verksamheten, men de bör inte utgöra mer än några procent av allt arbete som utförs. Typiska allmänna uppgifter kan vara att reservera ett lunchbord, boka ett konferensrum utanför dina lokaler, prata med din gamla affärskollega, köpa en affärstidning, beställa en programvara för din personliga testning och ringa advokaten. Alla dessa aktiviteter är allmänna uppgifter om de bara utförs då och då och inte är kopplade till något annat i en process eller ett projekt. Om en allmän uppgift börjar utföras oftare och är kopplad till en process, bör den ingå i processen i stället, och då upphör den att vara en allmän uppgift.
Uppdelningen av processer och projekt kan sedan variera beroende på vilken typ av verksamhet du har. Du kanske har 70 procent processer, 25 procent projekt och resten är allmänna uppgifter. Eller så har du 30 procent projekt, 65 procent processer och resten är allmänna uppgifter.
Om du är den första typen har du väldefinierade processer i hela verksamheten. Din marknadsföring är en process som drivs i enlighet med din utformning av processen. Samma sak gäller för produktutveckling, försäljning, leverans och kundservice. Du har också ett par välspecificerade projekt på gång som handlar om att hantera den nya IT-miljön, flytta till ett nytt kontor och ordna julfesten.
Om du är den andra typen av företag kan du ha väl specificerade projekt för att bygga bron över floden, bygga om huvudbyggnaden i centrum, bygga en ny parkeringsplats utanför stadion och så vidare. För att stödja alla dessa projekt måste du också ha väl utformade processer för marknadsföring, upphandling, kundtjänst med mera.
För att lyckas måste du specificera dina projekt och utforma dina processer.
Till dig och ditt företag,
Matt Rehnström
