Hur Jultomten förbättrade sin organisation

I denna Business Excellence Article tänker jag berätta om en av det mest spännande och roliga uppdrag jag någonsin medverkat i. Det finns många, men det här tar priset, vilket du säkert kommer att förstå.

Historien börjar med att det en dag ringde på dörren och där stod en tomtenisse. Det visade sig inte vara vilken tomtenisse som helst, utan det var Tomtefars egen adjutant. Han ville att jag skulle följa med till Nordpolen för att träffa Tomtefar. Tomtefar hade prenumererat på mitt nyhetsbrev en längre tid och visste att jag hjälpt många organisationer med att få ordning på sin verksamhet, så därför ville han be mig om hjälp.

Vad gör man inte när man får en sådan fråga? Som du förstår kände jag mig väldigt hedrad över förfrågan och följde genast med. Det visade sig att Tomtefar var bekymrad. Bekymret rörde det allt ökade trycket på organisationen, inte för att det var tråkigt att fler efterfrågade hans produkter, utan för att organisationen inte hängde med.

Tomtefar beskrev den ökade efterfrågan som nu pågått i ett par decennier. Den största ökningen av efterfrågan kommer från Asien, men även Afrika börjar växa. Tomtefar spår att efterfrågan kommer att öka ännu mer och det är hög tid att ta tag i organisationens tillkortakommande.

Tomtefars verksamhet är organiserad med centrala delar för tillverkning och ledning, och med geografiskt indelade divisioner där man samlar in information om barnen och också förbereder leveranserna. Divisionerna leds av var och en sin Mästernisse. Dessa Mästernissar vill göra ett så gott intryck på Tomtefar som möjligt, vilket innebär att de också letar efter egna vägar att göra saker och ting på. Det är en tradition att den Seniora Mästernissen, som ansvarar för Nordpolens aktiviteter, väljs från en av Mästernissarna. Detta driver Mästernissarna att vilja imponera på Tomtefar.

Tyvärr har detta i och för sig goda initiativ, inte riktigt hjälpt verksamheten som helhet. Det material som inkommer från divisionerna är alla i olika format och innehåller olika mycket information. Detta måste då översättas på Nordpolen, vilket sätter extra press i en redan pressad situation. Förberedelserna som sker på de olika platserna, inför Tomtefars leveransbesök, har inte heller följt den grund som satts upp. Det har inneburit att Tomtefar har blivit tvungen att improvisera väldigt mycket under de senaste åren.

Den ökade pressen har gjort att renarna som drar släden har fått arbeta hårdare och behöver få extra mycket magiskt flygpulver, samt ibland också bytas ut fler gånger än beräknat. Släden kräver också mer underhåll än vad som var brukligt tidigare. Tomtefar själv känner faktiskt också av oron, vilket gör att konsumtionen av varm choklad har ökat lavinartat.

Tomtefar har en magkänsla av att detta inte kommer att sluta bra om man fortsätter på samma sätt. Och om Tomtefars runda mage visar en sådan tydlig signal, då skall den tas på allvar! Vi satte oss ner tillsammans med Tomtefars ledningsgrupp, vilket består av den Seniore Mästernissen och de olika Mästernissarna, samt Tomtefar, Tomtemor och adjutanten.

Efter att de berättat sin historia så kunde vi väldigt väl ringa in att det som behövdes var att fokusera på strukturen av arbetet. Personalens entusiasm och vilja att medverka var det inget fel på alls. Det var aldrig långt till att få hjälp med något och alla ställde upp när det behövdes. Detta har i och för sig också inneburit att Tomtefar har klarat sig så länge som han har gjort, trots kraftigt ökad efterfrågan. Men det håller bara till en viss gräns.

Vi började arbetet med att utbilda flera tomtenissar som skulle arbeta som verksamhetsutvecklare, det gick utbildningen Certifierad Processledare, och arbetade samtidigt med att utveckla organisationen. Det är en av fördelarna med den utbildningen. Därtill utbildade vi Certifierade Process Designers, som kund hjälpa till med att snabbt utveckla processerna i detalj.

Under sex månader i början av året kartlade vi det arbete som skedde. Det gjordes på respektive division och på Nordpolen. Därefter så designade vi det nya sätt som man ville arbeta på. Det sättet var ett gemensamt sätt, vilket innebar att alla divisionerna var närvarande med representanter.

Efter att man fått klart för sig vilka nackdelar det tidigare beteendet hade, såvar man öppen för en radikal förändring, ett arbetssätt som går tillbaka till ursprunget i organisationen. Tomtefar ändrade hur han väljer ut Seniormäster, vilket är utifrån den som bäst kan leda och arbeta efter de nya uppsatta processerna.
Organisationen var överens om att leda verksamheten med fokus på de värdeskapande flödena, det vill säga processerna. Det gjorde man med medvetenhet om att den gamla linjestrukturen hamnar i bakgrunden, och kanske helt försvinner om något år.

Under hösten 2013 har alla medarbetare varit inblandade i någon form av arbete för att införa den nya organisationen. En del har dokumenterat aktiviteterna i form av beskrivningar eller instruktioner, andra har arbetat med att kartlägga de krav på kompetens som aktiviteterna ställer, samt några har medverkat i att skapa de rätta IT-stöden för verksamheten.

Den stora testen kommer nu till jul då hela organisationen drivs enligt det nya arbetssätten, och man kommer att utvärdera det hela efter helgerna. Man har satt ihop en grupp bestående av verksamhetsutvecklare och processledare i form av de tidigare Mästertomtarna. Denna grupp skall nu säkerställa att organisationen hela tiden är en lärande organisation och att man ständigt utvecklas.

Med IT-stöd väl anpassat för uppgifterna kan Tomtefar nu under året följa alla processernas flöde på stora TV skärmar. Han vet precis vad som händer på olika ställen och om det finns något problem. Den informationen ser alla i tomteorganisationen, vilket gör att de själva leder verksamheten efter behoven som uppstår. När det är dags för leverans på självaste Julafton och Juldagen, då kan adjutanten och leveransledningen följa Tomtefars framfart över Jorden, för att snabbt kunna infinna sig med servicerenar om så behövs.

Själv fick jag uppleva den magi som Tomtefar och Tomtemor har i sin verksamhet. En fantastisk glädje och värme. Det sista gör gott då man befinner sig på Jordens nordligaste punkt. Jag kommer att följa Tomtefar och hans organisation under de närmaste åren och stötta upp allt vad jag kan.

Vill du också lyckas så bra som Tomtefar har gjort med sitt effektiviseringsarbete, bör du kolla in denna sida. Du kanske också känner att du eller någon i er organisation borde vara den som driver förbättringsarbetet framåt, då tipsar jag om att kolla in Certifierad Processledare. Just nu gäller Julrabatt, så skynda dig att säkra upp en utvecklande vår under 2014.

Jag önskar Tomtefar och Tomtemor, och hela deras sköna gäng, lycka till med årets jul. Deras fantastiska arbete kommer att göra att de får mycket mer tid över till att också fira den mysiga högtiden, där de kan äta god mat och mysa vid brasan.

Och dig önskar jag en fantastiskt God Jul och ett riktigt Gott Nytt År!