Ibland påstår man att verksamhetsprocesser är stelbenta, vilket då är ett argument för att inte jobba med sina processer. Är det så, eller är det inte tvärtom så att processer är anpassningsbara?
Som jag ser det så är svaret att “det beror nog på”.
På vadå? Jo, vad du gör med processerna när du väl tagit fram dem samt vad de innehåller för aktiviteter. I ett tidigare utskick så gick jag igenom om processerna är levande eller döda. För att se till att ha levande processer så måste vi använda dem också. Annars är de lika döda som Monty Pythons papegoja.
Så vi utgår från att ni verkligen arbetar utifrån de processer som ni har tagit fram. För att då se till att ni också har anpassningsbara processerna behöver ni aktivt arbeta med processledningen. Om man gör så enligt konstens alla regler så ingår det naturligt att ständigt förbättra dem.
I sin enklaste form kan man säga att ledning av en process följer den så kallade Deming cirkeln; Plan – Do – Check – Act (PDCA). Där står “check” (kontrollera och följa upp) och “act” (agera och utveckla) för att man kontinuerligt anpassar processen så att den hela tiden blir bättre.
Om vi kontinuerligt mäter och följer upp hur processen fungerar och utifrån det också förbättrar den, ja, då är processen i allra högsta grad flexibel. Den anpassar sig hela tiden efter de förändrade behov som finns och vad vi som arbetar med den tycker borde förbättras. Och som jag brukar säga när jag hjälper verksamheter med att ta fram sina processer; “allt går att ändra”.
Det är bättre att vi skapar något inledningsvis och sen kör igång med det, för att sedan utvärdera och anpassa.
Detta i kontrast till att hela tiden försöka skapa den perfekta processen som ska driftsättas vid det perfekta tillfället. Tyvärr finns varken eller, så därför är det viktigt att komma igång med något och sen förbättra. Som man säger på engelska; “better done than perfect” – bättre genomfört än perfekt.
Vi måste se till att processen är anpassningsbara, vilket innebär att om vi gjorde någon förändring förra månaden, som vi såg som en förbättring, och det nu visar sig inte vara så lyckat. Ja, då ändrar vi tillbaka, eller så förbättrar vi i någon annan riktning. Det viktiga är att vi hela tiden anpassar oss och provar oss fram. Vi är flexibla och då blir processerna också anpassningsbara över tid.
För att övergå till att tala om stelbenthet, så kan det faktiskt vara så att det har sin plats också. När vi kör vår process, så kan vi aktivt valt att ha vissa delar av processen som särskilt styrande. Det kan vara så att vi i vår process har saker som bara måste säkerställa att de görs på ett visst sätt, och det kan upplevas som stelbent. Orsaken kan vara att vi har särskilda kvalitetskrav eller säkerhetskrav som gör att vi måste arbeta på ett fastslaget sätt, utan undantag. Det kanske vi inte kommer ifrån.
Det som skiljer den självvalda stelbentheten mot den ofrivilliga är att vi inte aktivt arbetar med att leda våra processer. Det är helt avgörande för om vi som medarbetare ska uppleva att processen är rolig att arbeta i eller inte. Den självvalda stelbentheten kan vi stå ut med.
Hur upplever du dina processer? Leder ni dem aktivt och utvecklar dem löpande? Eller är de ofrivilligt stelbenta?
Hälsningar,
Matts
