Det är bra att ha en bästa vän. Och visste du att dina projekt är bästa vänner med vissa av dina processer? I en tidigare artikel nämnde jag att projekt och processer är bästa vänner. I den här artikeln vill jag gå närmare in på detta ämne.
Om vi tänker oss att vi arbetar inom byggbranschen kan vi också föreställa oss alla spännande projekt som pågår. Vi har fått uppdraget att bygga den nya terminalen på den internationella flygplatsen. Vi bygger också den nya bron över den stora floden i vår huvudstad. Ett annat projekt är att reparera motorvägsbron som går över en stor del av hamnområdet. Och sedan det bästa av dem alla: prestigeprojektet att bygga den nya parlamentsbyggnaden med all ny teknik för säkerhet och demokratiskt arbete.
För att kunna driva våra projekt framgångsrikt och sedan leverera de förväntade konstruktionerna i tid och inom budget behöver vi stöd från organisationen utanför våra projekt. Vi vill att de ska finnas där för oss och hjälpa oss med vissa saker som vi behöver inom projektet, men vi vill inte planera det i detalj. Vilka behov kan det vara? Det är saker som alla våra projekt behöver och som inte är specifika för de olika projekten. Det innebär att det är saker som görs om och om igen i alla projekt.
Vänta lite, säger du kanske, låter det inte som en process? Du har rätt, det är processer som vi behöver i våra projekt. Dessa processer är en viktig del av våra projekts framgång, men de ingår inte i våra projekt. Projektledaren har ingen detaljerad kontroll över verksamheten och resurserna. Hon eller han måste vara integrerad i dessa processer och ha tydliga krav på resultatet av processerna.
Eftersom vi arbetar på ett byggföretag är upphandling och inköp två av de viktigaste processerna för våra projekt. Vi måste ha bra priser och rätt kvalitet på allt material som vi köper in till de olika projekten. Vi måste också få materialet levererat i tid och till rätt plats. Det betyder att någon inom dessa processer har hittat de leverantörer som vi kan lita på och gjort dem till våra bästa partner. De har allting klart i förväg, alla avtal, alla priser, hur saker och ting kan levereras och hur snabbt. Alla dessa saker fungerar som en input när vi förbereder projektet, skriver våra erbjudanden och avslutar affären med våra kunder. Ju bättre processerna fungerar, desto bättre kommer vårt projekt att fungera.
Andra processer som är viktiga för våra projekt är bemanning, hantering av fakturor från leverantörer och kunder samt finansiell uppföljning.
Om vi byter verksamhet till rehabilitering, där vi arbetar med att hjälpa svårt skadade människor att komma tillbaka på rätt spår. Vi har ett konstant flöde av patienter till vår verksamhet och de flesta av dem hjälper vi under ett par år eller mer. Vi har utformat vår process för att ta hand om våra patienter på ett mycket bra sätt, så att de kommer tillbaka på rätt spår så snart som möjligt. Eftersom alla har mycket individuella behov ser vi varje patient som ett projekt i rehabiliteringsprocessen. Vad betyder det? Det innebär att vår process består av en blandning av väldefinierade aktiviteter som måste utföras, och däremellan har vi mycket individuella aktiviteter för varje patient.
Detta innebär att vi ser det mesta av vår verksamhet som processer, men för att säkerställa en framgångsrik behandling av varje patient ser vi deras fall som ett projekt. På så sätt använder vi det bästa av två världar för att säkerställa att vi lyckas hjälpa dem som räknar med oss, så att de kan återgå till ett bättre liv.
Ovanstående är två exempel på företag som använder både projekt och processer och som blandar dem för att uppnå bästa möjliga resultat. De förstår att projekt och processer är bästa vänner och att de trivs tillsammans.
Till dig och ditt företag,
Matts Rehnström
