Jag funderat vidare på det där med tydlighet och otydlighet.
Detta också nu när det gäller råd och riktlinjer för coronaviruset. Det har getts många råd och riktlinjer, men samtidigt har det kommit många frågor på vad man menar. Det verka inte som medborgarna tycker att det som kommunicerats ut är tydligt nog.
Och det är klart, om man ger budskapet att man ska ha munskydd i lokaltrafiken “under rusningstrafik”, så ber man om följdfrågor.
Vad är “rusningstrafik”? Vilka tider är det? Är rusningstrafik samma sak över hela landet, eller är det olika i Malmö, Stockholm, Göteborg eller Umeå?
Nu har man varit tydlig därefter med att ange tider, och att de gäller över hela landet, oavsett om det är i Stockholm eller Kiruna. Det finns dock en hel radda med andra saker som kommunicerats ut kring pandemin som ännu inte fått något tydlighet.
Otydlighet skapar osäkerhet och möjlighet för dem som vill “missförstå” att också göra så.
Om man vill att saker ska följas och att vi ska dela på förståelsen så behöver man vara övertydlig. Jag ser samma otydligheter användas på så många ställen. Man pratar om saker och har begrepp, men man har inte brytt sig om att säkerställa att man har en definition på begreppet. Och är det någon som tagit på sig uppgiften att definiera några begrepp, så har man tyvärr inte kommunicerats ut det tillräckligt.
Tyvärr är också så att man kan ha en kultur i organisationen av att man inte tar till sig av dessa definitioner.
Till exempel så stöter jag på ord som programplan, planprogram, verksamhetsplan, affärsplan, eller dylika termer. Men man har inte en definition på dessa begrepp. Definitionen och uppfattningen om vad dessa saker är och består av, sitter i den enskildes huvud.
Jag brukar ge exemplet på brandkåren som kommer fram till en brand. Tänk att brandmännen kommunicerar med varandra när de rycker fram mot brandhärden. Den ene ber den andre att ta fram en crux. Vad är en crux funderar du kanske på, och det gör nog den andre brandmannen också. Det visar sig att det är vad den första brandmannen kallade en yxa, när han arbetade på en annan plats. Förvirring uppstår och den som tjänar på det är branden.
För att slippa ha den där otydligheten i en verksamhet så behöver man skapa en katalog av termer som man ska använda sig av i verksamheten. Där ska dessa ingående specificeras så att man kan kommunicera ut vad det är.
T ex en verksamhetsplan betyder att … och den innehåller …, samt den har följande mall; … Verksamhetsplanen hänger ihop med andra planer på följande sätt …
Och så vidare. Det finns verktyg att använda för att skapa sådan tydlighet och att bli av med “ludditudd” i verksamheten. Vill du ha tips så hör av dig till mig, så berättar jag mer.
Rådet för veckan är att skapa en verksamhet där ni lägger energi på att skapa värdet ni finns till för, istället för att lägga energi på att missförstå varandra, gissa vad folk menar, fråga om, göra fel, göra om och dylikt.
Ta bort otydligheten och skapa tydlighet hjälper dig i detta arbete.
Hälsningar,
Matts
