Jag antar att du känner personer i din organisation som är involverade i allt och inget. De går runt från möte till möte och tar emot all post som är adresserad till mer än en person.

Hur bedömer du hur effektiva de är? Jag slår vad om att de flesta av dem inte fokuserar på det som du tror är de rätta sakerna att fokusera på.

Saken är den att de inte fokuserar på någonting alls. Det är ganska uppenbart att man inte kan fokusera på allt. Att fokusera är att titta på en sak i taget och ha tillräckligt med tid för att klara av den.

För mycket att göra på för lite tid skapar splittrad syn som bara kan sluta i förvirring. I en traditionell linjeorganisation är de frågor som står i fokus de frågor som nivån över dig anser att du bör fokusera på. Det är förståeligt eftersom det är de som ger dig en löneförhöjning eller ger dig en utskällning.

Tyvärr glöms ofta kundernas vilja bort i dessa organisationer. Ju längre bort du och din chef befinner er från kunderna, desto mer introvert är kraven på fokus. Många gånger ger introvert fokus inte kunderna ett ökat värde.

Detta är vanligt i stora organisationer, medan mindre organisationer aldrig glömmer att kunden är det viktigaste i verksamheten. Kunden är alltid närvarande på något sätt i allas medvetande.

Mitt förslag är att du förstår och delar in allt arbete i din organisation i två allmänna typer:
Projektarbete
och
Processarbete
.

Processarbete är arbete som utförs upprepade gånger, om och om igen. Det tar aldrig slut, så länge du har samma övergripande uppdrag. Om du arbetar på ett universitet ska du ge studenterna utbildning och alla processer som ingår i det uppdraget. Om du arbetar i en livsmedelsbutik kommer du att tillhandahålla mat till kunderna, så länge du har det som ett uppdrag.

Projektarbete är ett arbete som utförs en gång för att uppnå något specifikt inom en viss tid och för en viss summa pengar. Arbetet i projektet avslutas när målet är uppnått.

Det arbete som utförs i en process följer det planerade flödet inom processen. Arbetet inom ett projekt följer projektplanen. Projekten kan vara av olika storlek, och de minsta projekten kanske bara omfattar dig och kanske en kollega. Då kan ni både hantera projektet och arbeta inom det.

Jag tycker att det finns många människor som har mycket att göra – men de tar sig aldrig tid att ta reda på om det är ett projekt eller en process som de arbetar inom.

Dessa personer arbetar med olika saker men får aldrig en klar bild av hur dessa saker hänger ihop med en större uppgift. Alla dessa saker som måste göras frustrerar dem, men eftersom de inte ser den stora bilden kan de inte påverka hur de ska utföras på rätt sätt.

För att en process ska kunna fungera bra måste den vara väl utformad och de som arbetar med den måste ha rätt kompetens. Om det finns problem i processen bör alla kunna föreslå förbättringar. Vissa kan genomföras direkt och andra måste beslutas av processledaren.

Det är lättare att tala om vissa problem i ett processflöde än att tala om att en viss person har för mycket att göra. Om vi arbetar med att lösa problemen som en grupp inom processen, i stället för olika individer, kan vi hjälpa varandra att lösa dem på ett konstruktivt sätt.

Om det finns problem inom ett formellt projekt måste projektledaren involveras och kan bygga upp en ny plan för projektet. Om projektet är litet och endast omfattar dig är det upp till dig att förbättra arbetet för att nå det uppsatta målet.

Jag kommer att ta upp mer om detta i en kommande artikel. Några råd, Jag ska ge dig ett tips: Gör en lista över saker som du tycker att du måste göra. Identifiera dem som processarbete eller projektarbete. Gruppera dem sedan i olika projekt och processer. Om du inte har några processer, skriv ändå namn, hitta på dem så långt det går. Det ger dig en grund för att ytterligare förbättra din verksamhet.

När du har gjort detta bör det inte finnas några punkter kvar på listan som inte är indelade i dessa typer.

Detta är det första steget för att du ska kunna ta dig an ditt arbete. Håll utkik efter det andra tipset.

Lycka till!

 

Till dig och ditt företag!

Matts