Förra veckan pratade jag om att du behöver ha ett förtroende inom verksamheten för att få det att fungera. Det är inte lätt. Förtroende behöver finnas mellan alla inblandade. Den är aldrig enkelriktad, för då får den inte den effekt som man vill uppnå.
Förtroende är otroligt viktigt för att det ska vara en bra kultur i en verksamhet. Det är själv grunden. Utan förtroendet så kan vi inte bygga en bra kultur. Det ser vi i samhällen i vår värld, där man inte har förtroende mellan olika grupper. Det blir en dålig kultur för att bygga ett gott samhälle.
Och som sagt, det samma gäller inom en verksamhet.
“Förtroende är bra, men kontroll är bättre”
När jag studerade på officershögskolan så fick jag lära mig ovan citat. Jag har under många år funderat på det. Behöver vi verkligen kontrollera varandra för att det ska fungera? Det låter så hårt på något sätt, att chefen ska vara där och hela tiden kontrollera om jag gjort den uppgift jag blivit tilldelad.
Det visar sig också att det inte är uppskattat hos medarbetare.
Det vi fick lära oss var att man kan kontrollera på olika sätt. Det går att vara den där som med lite misstänksamhet och anklagan i rösten frågar om saker är gjorda. Eller den som kräver in en i övrigt meningslös rapport, bara för att man ska kolla av att saker utförts.
Det är bättre att väva in kontrollen i en fråga. Du kan ställa frågan om det finns något som du kan göra för att hjälpa mig, och i det också få höra var jag befinner mig i den aktuella uppgiften. Till exempel:
- Hur går det för dig? Är det något som jag kan hjälpa dig med?
- Hur är läget? Vad behöver du för hjälp av mig för att vi ska nå målet att vara klara till på fredag.
Det öppnar upp diskussionen och är inte lika övervakande, samtidigt som det ger dig önskad kontroll.
Gemensam kontroll
Ett annat sätt är att tillsammans, hela gänget, ha kontroll över hur läget är i verksamheten. Det kräver att du först, igen tillsammans, har tagit fram vad som är viktigt i verksamheten.
Fråga dig:
- När har vi gjort ett bra arbete?
- Vad är det som gör att vi lyckats leverera till kunden, vad ni nu kallar denne?
- Hur kan vi mäta och följa upp detta?
- Hur ska vi åskådliggöra dessa viktiga mätpunkter och de inhämtade mätvärdena?
Gemensam analys
När du har svar på vad som är viktigt att mäta och kommit fram till hur du vill mäta det, då behöver du också sätta upp en miljö där du tillsammans med processgruppen på ett avdramatiserat sätt ser på värdena, utvärderar dem, samt planerar framåt för att justera det som behöver justeras.
I utbildningen Leda med ständig förbättring, vilket riktar sig bland annat till de som ska agera i rollen som processledare, så går vi igenom hur viktigt det är att man har återkommande möten med sin processgrupp.
I dessa möten så ser man tillsammans på hur läget ser ut just nu, det vill säga momentant i verksamheten, samt tillsamman planerar den närmaste tiden: Vem som tar tag i vilka saker, samt när de beräknas vara klara.
BAM
Om du har digitaliserat dina processer på ett sätt som gör att du kan köra dem, det vill säga ha digitalt stöd för att driva processen framåt och som en dirigent tillse att människor och IT-stöd samverkar på ett bra sätt. Då har du ett guldläge att också hämta ut information från denna digitala styrning.
Det är här begreppen Business Activity Monitoring (BAM) kommer in i bilden. Du kommer säkert ihåg att jag pratat om det tidigare, och det är så viktigt för att lyckas så jag bara måste “tjata om” det ingen.
Genom att se hur det värdeskapande flödet ser ut, med avseende på flödet, så kan du enkelt se trånga sektorer, högt tryck, eller andra saker som du måste adressera för att det inte ska bli fel i slutänden.
Det är som en instrumentbräda i en bil, fast för din verksamhet. Du skulle väl inte känna dig trygg med att köra en bil utan instrumentbräda eller karta (GPS) som visar hur fort du kör, vilken mängd bränsle du har, hur motorn mår, var du är i förhållande till var du ska, och så vidare?
Troligen inte, så varför väljer många att köra sin verksamhet på det viset?
Hawthorne Effect
En studie gjord första gången för över 100 år sedan, visade att vi människor gör ett bättre jobb när vi vet att det är transparent det vi gör. Det kallas för Hawthorne Effect. När vi vet att andra kan se resultatet av vårt arbete, och koppla det till att det var just du som gjorde det, så blir du också mer intresserad och engagerad i att göra ett bra jobb.
Här pratar jag inte om att vi ska ha övervakning i form av en tidsstudieman som går och säger “hmmmm, jaha” samtidigt som denne noterar ner vad du gör. Det slutar lätt i otrevlig stämning och tidsstudiemannen kanske slutar som Magnus Härenstams karaktär i filmen Tuppen; med tjära och fjädrar…
Men om ni tillsammans, på ett öppet sätt, ser vad ni alla åstadkommer i ert arbete, då känner ni för varandra och ett gemensamt ägande av att göra ett bra jobb.
Därför lär jag ut vikten av att ha en gemensam, tydlig och transparent instrumentbräda för verksamheten. Det är där ni tillsammans kan fatta beslut om vad som behöver göras för att tillsammans lyckas.
Det blir så mycket lättare att vara en ledare för verksamheten om du skapat rätt förutsättning för gemensam kontroll på det aktuella läget.
Med det önskar jag dig en trevlig vecka.
Matts
PS.
Just nu så finns det möjlighet att anmäla sig till utbildningen
Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete
5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare
Där får du lära dig det vad det är du behöver för att ert förbättringsarbete ska lyckas, och också få inspiration utifrån vad andra gjort och hur de lyckats. Ovan nämnda instrumentbräda är en av sakerna som vi kommer att gå igenom.
Utbildningen sker i mixad form, där det både finns inspelat material och vi kör träffar online vid givna tider. Det gör att du har tillgång till materialet om och om igen, så du kan på ett bra sätt applicera det du lärt dig i din verksamhet.
Därtill får du också en egen stund med mig för att gå igenom dina frågor sett ur din verksamhet. Bara det kommer att ge dig en bra start på ditt nästa förbättringsarbete.
Klicka här för att läsa mer och anmäla dig. Vi drar igång i mitten av september.
