De två vanligaste hindren till förbättring är…[trumvirvel]… påhittade!

Jag tänkte fortsätta med att lista några fällor som jag sett genom åren vilket alla begränsar de nya, djärva och annorlunda tankarna. Tyvärr möter jag dem fortfarande hela tiden, överallt.

Den första fällan, är att begränsa sig utifrån de IT system man har.

“Vi har ju system X och det kan inte…” hör jag ofta, och då menar man att man inte kan tänka utanför vad systemet man har kan klara av. Det kan kompletteras med att man egentligen vet att systemet inte är så bra, men att man har många år kvar på avtalet och därför inget göra.

Det är ju helt tokigt! Om vi låter System X begränsa oss i hur vi vill bedriva vår verksamhet, ja då har vi överlåtit till systemleverantören av System X att bestämma. Det kan väl inte vara rätt, eller hur? Deras system ska stödja ert tankesätt och inte tvärtom. Det är ni som ställer kraven och deras uppgift att ge lösningar utifrån era tankar.

Vägen framåt i detta fall är att när du designar dina processer lägg dina IT-system åt sidan och fokusera endast på hur ni vill att det ska fungera.

Tänk IT och digitalisering, men koppla det inte till något specifikt system. Håll det separerat. Om ni kan tänka utanför era IT-system så kommer ni sedan när ni designat klart kunna återvända till det ni har. Då kan ni med andra ögon verkligen ställa rätt krav och se om systemet fixar det ni vill.

Om systemet gör det: Grattis!

Om systemet INTE gör det: Jättebra, då har ni underlag för diskussion om utveckling eller att hitta andra lösningar.

En annan fälla är att nöja sig med någon annans påstående. Hörsägen om att någon sagt eller bestämt något.

Jag hör om och om igen att “juristen säger…”, “styrgruppen har sagt…”, eller “chefen har sagt”. Många tänker sig nog att när man säger så, så är det slutdiskuterat, för det går inte att ifrågasätta.

Jag brukar dock alltid fråga: Vad det egentligen är som juristen, eller någon annan sagt? När sa man det, och i vilket sammanhang? Finns det nedtecknat eller var det något som man plockat upp “i korridoren”? Hade man den nya, djärva och annorlunda tanken klart för sig när man, om man, sa det? Troligen inte.

Jag brukar komplettera med att vi kan bjuda in vederbörande till vår workshop så vi får fråga dem direkt. När vi gör så brukar det visa sig att det antingen aldrig sagts eller beslutats, eller att det som denne någon sagt, var inte riktigt så menat.

Dessutom i ljuset av de nya, djärva och annorlunda tankarna som vi kan presentera så hamnar allt i ny dager.

Oftast visar det sig att om vi nöjt oss med att köpa det som denna någon påståtts sagt, ja då hade vi missat en stor möjlighet till förbättring. För det brukar för det mesta inte vara något hinder i vägen för de nya, djärva och annorlunda tankarna som vi haft.

Under ett arbete i Bodens Kommun för många år sedan så stötte vi på ett påstående om att juristerna hade sagt något, vilket skulle sätta stopp för de innovativa tankarna som arbetsgruppen hade. Vi bjöd in dem och förklara hur vi tänkt. Påståendet som man uppfattat att juristerna beslutat var att det inte gick att automatisera beslut i en process, utan det var tvunget att tas av en människa.

När de förstod hur arbetsgruppen tänkt och vad vi ville åstadkomma, samt att det nya digitala sättet faktiskt var mer rättssäkert än det tidigare, så var de helt med på tankarna och gav sitt fulla stöd till utvecklingen av den nya processen. De gjorde att de då fick en av landets allra första automatiska beslutfattande. Långt före robotarnas tid och mycket revolutionerande för 15 år sedan.

Så låt inte era system eller påståenden om att “någon har sagt något” stoppa dina nya, djärva och annorlunda tankar. Släpp tanken på vilka system ni faktiskt har, samt ifrågasätt påståendena om att någon sagt eller beslutat något.

Känner du igen dig får du gärna återkoppla och berätta vad som hände hos dig.

Ha en kanonvecka,
hälsar Matts