I de tidigare veckobreven under sommaren så har jag beskrivit steg för ett lyckat förbättringsarbete. Ett som verkligen förflyttar verksamheten från ett nuvarande läge som ofta har förbättringspotential, till en kraftigt förbättrad verksamhet som tar vara på den möjligheter som finns att skapa ett bättre värde på ett mer effektivt och roligare sätt.
Jag har berättat om tre av de fem faserna i ett lyckat förbättringsarbete:
- Planera och organisera
- Kartlägga och förstå
- Vision och design
Vad vet du så här långt?
Jo, du har nu en solid plan att följa. En som bygger på grundläggande förståelse om verksamheten; syfte, kunder (vad ni än kallar dem) och deras önskan och behov, era processer, er organisation, samt era prioriteringar i verksamheten.
Vidare har du valt ut en av de prioriterade processerna i förbättringsplanen och arbetat vidare med den. Du har en bra förståelse för hur den fungerar och inte fungerar. Du har koll på läget helt enkelt. Du vet hur många “ärenden” som flödar igenom processen och vilka tider det tar, var flaskhalsarna är och du vet vad ni tycker borde åtgärdas för att skapa ett bättre värde på ett mer effektivt sätt.
Sen är du nu också full av energi, för genom ert kreativa arbete med att forma en vision och designa er process så har du och dina kollegor fått en inblick i hur himskans bra det kan bli. Er nya kraftigt förbättrade process kommer att lyfta verksamheten.
Du har också en plan för genomförande. Samt inte minst, du kan visa på alla nyttorna som verksamheten får genom att förflytta den aktuella processen från dess nuvarande läge till ert nya kraftigt förbättrade läge.
Från design till verkstaden
Nu är du på väg in i den fjärde fasen; Utveckla och implementera. Det är här som det ska bli verklighet av det som du och ni drömt om och designat.
Men oj vad det är många som inte kommer så här långt. De stannar i att ha designat, eller “kartlagt processen” som många kallar det. Sen tror det att det ska bli förändring av det. Men nej, det blir inget om du inte på ett kontrollerat sätt också utveckla processen och inför den i verksamheten.
Styrande och stödjande dokument
Med utvecklar menar jag att du måste se till att det blir verklighet av alla de saker som ni önskar ska finnas. Det är till exempel att ta fram styrande och stödjande dokument, såsom mallar, rutinbeskrivningar och exempel.
Här är ett tips att inte fastna vid ordet “dokument”. Att beskriva hur man genomför olika aktiviteter i en process behöver inte vara i skriven form. Det finns en anledning till att Youtube och Tik Tok har blivit så stora, och det är att video är eftertraktat. Istället för att skriva ett dokument på fem-sex sidor, spela in en video på en minut eller två.
Eller skapa en ljudinspelning. Det behöver inte vara proffsnivå på något av dem, utan en enkel, så kallad screen cast, där du fångar bildskärmen och visar där det du vill förmedla går utmärkt. Håll det enkelt och gör det inte svårare än det är.
Sen sen till att koppla de styrande stödjande “dokumenten” direkt till respektive aktivitet i din flödeskarta. Informationen ska finnas tillgänglig på den plats du behöver den.
Möten upptar stor del av vår vardag
En annan viktig punkt är att ta sig tid att beskriva de möten som sker i processen. Som jag beskrivit tidigare; om du får kontroll på dina processer, så kommer du att också få kontroll på 80% av alla dina möten. Du ska ha ett minimum av ad-hoc möten. Dessa uppkommer många gånger endast för att reda ut frågor och lösa problem, vilket inte borde finnas om ni hade kontroll på era värdeskapande flöden.
Här ska du identifiera dessa möten och beskriva dem med dagordning, plats, protokoll med mera.
Vad är det ni levererar?
Ytterligare en viktig del innan du sätter processen i drift är att du beskriver den “produktkatalog” som ni har i verksamheten. Många har ingen kontroll alls på att de faktiskt har produkter som de levererar. De har du fått tydlighet i när du kartlade nuläget och desingade framtiden. Nu vill det till att också beskriva dessa produkter.
Produkter är förresten varor eller tjänster, eller kombinationen därav. Du behöver vara väldigt tydlig för er egen skull och naturltigvis för kundernas skull, med vad det är ni levererar, hur ni levererar det och vad det kostar. Det är ert löfte till er själva och också till era kunder.
Återkommer vidare i nästa veckobrev kring andra viktiga saker att tänka på när du utvecklar den process som du och ni verkligen vill jobba enligt.
Ännu en spännande utbildning
Jag har tidigare berättat om en utbildning som startar till hösten (se mer nedan), men det finns även en till. Det är utbildningen Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete – 5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare.
Den är kortare och kommer att ske i mixad form; både med inspelat material men också live.
Här går vi igenom vad som är möjligt när man lyckas med sitt förbättringsarbete. Du kommer att få lära dig en del viktiga grundläggande kunskap för att lyckas, men du kommer också att få lära dig om hur det ser ut hos andra verksamheter, både i Sverige och utomlands. Vi kommer att gå igenom en mängd goda exempel. Därtill kommer vi också att titta närmare på vad digitaliseringen är och kan bidra med för att lyckas.
Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.
Certifierad förbättringsledare
Till hösten startar också nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.
Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Den andra är att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process. Och den tredje fasen är att skapa en vision och designa det framtida förbättrade läget.
Den fasen består i den nya versionen av hela 24 steg, vilket jag berättat övergripande om i detta och förra inlägget.
Intresserad?
Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du också kan lyckas med ditt förbättringsarbete och hur du skulle kunna leda och driva arbetet? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan till någon av utbildningarna. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till “alla andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.
Så nu blev det många länkar att klicka på och anmäla ditt intresse:
För Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete så klickar du HÄR.
För Certifierad förbättringsledare så klickar du HÄR.
Jag önskar dig en fortsatt fin sommar och så hörs vi nästa vecka.
Matts
