Var fattar ni er beslut i verksamheten? Förmodligen så är det så att beslut fattas i ledningsgruppen, vilket kan finnas flera i en hierarkisk struktur.
– Naturligtvis, kanske du säger.
Jag stöter på frågan i många organisationer, och det är inte är så lätt att reda ut det hela. För hur ser en beslutsprocess ut? Eller som jag läste i somras, där en grupp ska definiera hur “ledningsgruppsprocessen” ska se ut. De vill få det till en standard kring detta.
Suck, säger jag. Det är helt fel angreppssätt för att förenkla och lösa ut frågan. Sorry, det finns ingen “ledningsruppsprocess”. Namnet är ju inte ens enligt reglerna för hur en process ska beskrivs, det vill säga ett verb plus ett substantiv. Låt mig beskriva det vidare.
Om beslut fattas i ledningsgruppen, då borde väl alla beslut fattas där? Eller hur?
– Nej, tänker du kanske, det går ju inte. Alla beslut, det verkar inte rimligt.
– Nej precis, säger jag. Alla beslut kan ju inte fattas där. Men vilka är det då som behöver fattas av ledningsgruppen och inte? Vilka ska fattas någon annanstans, och var är detta “någon annanstans”?
Detta finns det inget bra svar på, och runt och runt går diskussionen. Utan att frågan landas.
Så här ser jag att en framgångsrik verksamhet gör det.
1. Beslut fattas i processerna och projekten
Vi behöver förstå att vi i huvudsak skapar värde i antingen processer eller projekt. Det innebär då också att det är i våra processer och projekt som besluten fattas. Det är rätt självklart, för det är dessa värdeskapande flöden som löpande har behov av att någon fattas beslut i olika frågor.
2. Ser vi processen så ser vi var beslutet behöver fattas
När vi vet det, kan vi således genom att designa upp hur vi vill att våra processer ska se ut, enkelt identifiera var i flödet beslut behöver fattas.
I våra projekt fattar olika roller hela tiden beslut som påverkar projektet. Vissa sker till exempel av rollerna byggledare, projektledare, utvecklingsledare eller testledare. Andra beslut fattas enligt projektmodellen av projektägaren, beställaren eller sponsor, vad man nu kallar rollen. Dessa beslut är de så kallade beslutspunkterna eller toll gates på engelska.
I processerna så fattas beslut löpande om vilken väg “ärendet” ska ta. Det är inget som ska behöva lyftas till någon ledningsgrupp. I processen fattas också många gånger beslut i själva “ärendet”.
Det kan vara en ansökan om tillstånd, där det i processen beslutas om sökande får tillstånd eller inte.
Är det en utredning om till exempel en reinvestering ska göras, så kommer den utredningen fram till ett beslutsunderlag. Beslut fattas sen i processen om hur ni ska gå vidare med det som har utretts.
Beslut om att teckna avtal med en kund görs i processen där vi sålt varan eller tjänsten.
I processen för kommunikation- eller marknadsföring, så fattas beslut om att starta kampanjerna just i den processen.
…
Det blir inte så mycket kvar
Efter att ha designat upp alla processer och styrt upp var i verksamheten projekt uppstår, då blir det inte så mycket kvar att fatta beslut om i en ledningsgrupp.
– Men vänta Matts, kanske du tänker, ledningsgruppen fattar en massa beslut av övergripande karaktär i verksamheten.
– Helt rätt, bra tänkt.
Sådana beslut behöver också fattas. Men var hör dessa beslut hemma då? Vi återvänder till punkt 1 ovan, om att värdeskapande sker i våra processer och projekt. Det betyder att de hör hemma i de strategiska och taktiska processer som handlägger dessa ärenden.
För att få det att fungera så behöver ni skapa en tydlig, enkel och intuitiv verksamhetsstruktur. Den visar hur hela verksamheten hänger ihop i ett logiskt flöde. Utan den så “hänger” eventuellt designade processer bara i luften, utan tydlig relation och mening i det stora hela.
Men hur du gör det och hur du låter bli att falla i de fällor som finns kring detta, det är ett ämne för en annan gång. Är du intresserad så håller vi utbildning i ämnet. Maila mig åter så berättar jag mer.
Summeringen är att beslut fattas i era processer och projekt. Där sker beslut när det är så påkallat. Personer i ledande ställning agerar i de roller som fattar besluten i dessa processer och projekt.
Trycket minskar då kraftigt på att få ledningsgruppen att fatta beslut om än det ena och än det andra. Du har då gått från ett hierarkiskt tänkande i beslutsfrågan, över till ett flödestänkande. Det kommer att gagna din verksamhet.
Med vänlig hälsning,
Matts
