Den kände management experten Peter Drucker har sagt att “kultur äter strategi till frukost”. Han beskriver vidare hur viktigt det är att ha rätt kultur i organisationen för att åstadkomma ett bra arbete i verksamheten.
För mig är mitt dagliga fokus på att hjälpa verksamheter med sitt förbättringsarbete. Här ser jag att vi kan ha bra modeller och metoder (vilket också är ett måste för att lyckas), men om vi inte har rätt inställning i organisationen, så kommer vi inte heller att lyckas förbättra oss. Det blir stillastående på samma plats, med samma problem som tidigare.
Jag tänkte i två veckobrev beskriva två avgörande regler du behöver följa för att inte spåra ur i ditt förbättringsarbete. Vi börjar med regeln om perfektion och korrektion.
Regel 1: Perfektion och korrektion
Jag möter rätt ofta kulturer där man är orolig för att göra misstag. För gör man misstag finns det överhängande risk att man får skäll. Och att bli kritiserad för misstag det är aldrig roligt, speciellt som den som utdelar kritiken inte förstår den regel som jag beskriver nedan.
Hur undviker man då kritik? Ett sätt är att hela tiden arbeta mot att allt måste vara perfekt innan man säger att man är klar.
Det gör att det blir en “showstopper” från att verkligen driva på förbättringsarbetet. För är man orolig för kritiken som kommer om det blir fel, så är man också hela tiden orolig för om den förbättring man vill göra verkligen är bra nog. Tänk om någon tycker annorlunda eller kritiserar mig och oss för det här?
Allt går att ändra
Det vi behöver ta med oss i tanken är att vi kan alltid ändra saker. Ok, kanske inte “alltid”. Det finns saker i världen som när vi inför dem behöver vara mycket väl genomtänkta och testade, såsom det som har med säkerhet att göra till exempel i ett kärnkraftverk, mediciner, raketuppskjutningar, eller liknande. Konsekvensen av ett fel blir för stor för att det ska vara ok att chansa.
Dock jobbar de flesta av oss inte i en sådan miljö och vi har andra förutsättningar på vad som måste vara perfekt och inte.
Om du vill ändra i processen till exempel kring
- hur en anmälan om förskoleplats sker,
- utredning av utvecklingsbehov,
- skapande av arbetsorder eller
- planering av marknadskampanjer,
så är det inte kritiskt om förbättringen inte är så bra som den skulle kunna vara om du bara tänkte några månader till. Eller kanske involverade (än) fler människor.
Nej, här vill det till att komma till insikten och tilliten till att det som vi tillsammans har tänkt igenom och nu vill införa, är bra nog för nu och att vi kan ändra tillbaka eller utveckla vidare om det visade sig att det inte blev den effekt vi ville ha.
Stå inte på ett ben
Det finns ett kinesiskt ordspråk som säger att “den som är rädd för att ta nästa steg, blir lätt stående på ett ben”. Du behöver ta nästa steg i förbättringsarbetet, och det nu.
Jag brukar om och om igen säga att “kom ihåg att det vi gör och bestämmer nu, det kan vi ändra på sen om vi kommer på något bättre eller det inte blev så som vi tänkt det”. Det gör att vi verkligen kan komma vidare och inte bli paralyserad av att allt måste vara perfekt innan vi går vidare.
Vänta inte på perfektion utan använd istället möjligheten till korrektion.
Detta gäller för varje ingående steg i ett förbättringsarbete såsom våra workshops och löpande beslut. Och det gäller också för att driftsätta de förbättringar vi tänkt, det vill säga att vi inte bara jobbar med att designa och bygga, utan vi inför det verkligen också i verksamheten.
Att se upp för
Några exempel som varning på att vi är för oroliga och att det det blir trögt att jobba är:
- Om vi hela tiden ska kontrollera med alla och envar innan vi bestämmer hur vi vill ha det.
- Att våra workshops innehåller “alla” bara för att säkerställa att alla får vara med och tycka till.
- När chefen, eller till och med flera chefer, måste närvara i vårt arbete bara för att säkerställa att vi inte gör något tokigt.
- När vi hela tiden behöver tänka och testa bara lite till, för vi kan ju ha missat något.
Så första regeln är att inte vänta på det perfekta, utan att genomföra tänkta förbättringar med tilliten till dig själv och din grupp, och att ni tänkt tillräckligt bra. Samt att ni kan arbeta vidare med förbättringar framgent och löpande korrigera.
Förbättring av en verksamhet sker inte i ett stort kliv, utan i många små steg där vi hela tiden lär av misstagen för att gör bättre idag än vad vi gjorde igår.
I nästa veckobrev fortsätter jag med den regel nummer två, vilket är tight kopplad till regel nummer 1 som du läst om i det här inlägget.
Vi hörs då,
Matts
