Förutom att vara mitt i sommaren så är vi också också mitt inne i serien för genomgång av viktiga faser och steg för att lyckas med förbättringsarbetet. Så här långt har vi hunnit till den tredje fasen av fem:
- Planera och organisera
- Kartlägga och förstå
- Vision och design
- —
- —
Komplexitet (igen)
I ett tidigare veckobrev pratade jag om komplexiteten, vilket är något du kan beräkna när du väl ser din nuvarande process. Nu när du arbetar med att finna ett förbättrat och mer effektivt värdeskapande flöde, det vill säga process, så behöver du hålla koll på att du minimerar komplexiteten i det nya förbättrade flödet.
För att återkoppla till min militära bana, så sa vi att “i krig är endast det enkla möjligt”. Med det menar vi att vi måste hålla saker enkelt, för annars tappar vi kontrollen. Detta då det redan är så många okontrollerbara variabler som påverkar oss, och vi behöver inte själva skapa flera.
För att byta till dina processer, så behöver du säkerställa när du designar processerna så att flödet blir så enkelt som möjligt. Det finns en mängd med “om och men” som dyker upp i varje process, där vi lätt kliver fel och gör processen för komplex bara för att vi vill täcka in alla 100% av fall som kan uppstår.
Sen behöver du också fundera på om de verkligen ändrar processens flöde, eller om dessa fall kan hanteras i den process som ni redan designat. Många gånger så behöver vi inte ändra processen, utan den kan se likadan ut för flera olika typer av ärenden.
När du nu har möjlighet att bygga från grunden och upp; se då till att göra det enkelt.
- Du ska ha få, men värdeskapande, interaktioner med kunden.
- Processen ska ha minimalt behov av manuellt arbete, förutom där det ger mervärde för kunden.
- Således stor del av automation där det är värdeskapande eller kan ta bort manuellt arbete som gör att medarbetare kan fokusera på andra viktigare uppgifter.
- Automatisk sparande av historik på ärendet.
- Enkel vy som löpande uppföljning över mätetal i processen.
Digitalisering
Sen vill det till att när du designar er förbättrade verksamhet, att ställa krav på att IT-stöd är integrerade med varandra. Det pratas mycket om digitalisering och det är så mycket mer än bara nya system eller nya tekniska prylar.
Systemen ni har i verksamheten kanske är bra eller så är de inte de bästa. Men, de är många gånger tyvärr inte öppna så att det går att kommunicera med andra system.
Att system är öppna och kan kommunicera med andra är en självklarhet idag och måste få genomslag i ert nya förbättrade flöde. Annars kommer era stora tankar kring hur bra er nya process ska blir i slutänden ändå innebära att ni sitter och manuellt matar in information i ännu ett verksamhetssystem, lagra dokument i en komplicerad mappstruktur på er disk och/eller skriver ut och skannar in.
Min erfarenhet av lyckad digitalisering är att du utgår från det värdeskapande flödet och bygger upp systemstöd och integrationer utifrån det, och inte tvärtom. En självklarhet i en digitaliserad process är att du har full kontroll på själva processen flöde.
Det saknas många gånger idag. Man har ingen aning om hur många “ärenden” som man hanterar, var de ligger i flödet, hur länge det varit där, vem som ansvarar för det, hur lång tid det tar mellan olika steg, med mera.
Se till att skaffa dig full kontroll på ditt nya kraftigt förbättrade värdeskapande flöde. Det ger en helt ny kontroll över din verksamhet.
Kontroll är den nya garantin
När du har digitaliserad hjälp att hålla kolla på flödet så har du också möjligheten att få svar på hur din verksamhet mår. Nu, inte Q1 eller förra året. Utan momentant, här och nu. För att citera Henry Magnusson, f d kommunchef i Boden, vid ett arbete med att förbättra deras verksamhet; “Jag vill kunna komma in på morgonen och se på min skärm hur Bodens kommun mår idag”.
Det är viktigt att sätta upp din instrumentbräda så som du vill att den ska se ut för att kunna följa din verksamhet. Tänkt dig att du styr din verksamhet som du styr din bil; du ser ut igenom framrutan (framåtriktad vy) där du har stöd i alla instrumenten som talar om hur din färd och ditt fordon går nu (momentant).
Instrumentbrädan är inte bara till för processledaren, utan den är till för alla processmedarbetare också. Alla ska kunna följa det aktuella läget och agera därutifrån. Det är så du lägger grunden till självstyrande grupper.
Vad vinner ni på allt detta?
Bra fråga. Det är därför det är otroligt viktigt att du gör en Nyttovärdesanalys när du börjar har designat ditt förbättrade flöde och beskrivit hur bra ni vill att verksamheten ska fungera.
En nyttovärdesanalys ger dig alla svaren på vad ni har för nyttor (vinster, besparingar, fördelar) med att gå från ert kartlagda nuläge till det kraftigt förbättrade läget som ni nu designat. Utan det så saknas argumenten för varför någon ska bevilja att göra de omvälvande förbättringarna i verksamheten.
För förbättringar i större skala, vilket vi pratar om nu, kommer att “röra upp damm”. Då behöver det finnas förklaringar om varför det görs. Annars är det lätt att någon som tycker att “det damma för mycket” klagar och kanske stänger ner arbetet. Och det vill vi inte!
Ännu en spännande utbildning
Jag har redan pratat om en utbildning som startar till hösten (se mer nedan), men det finns även en till. Det är utbildningen Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete – 5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare.
Den är kortare och kommer att ske i mixad form; både med inspelat material men också live.
Här går vi igenom vad som är möjligt när man lyckas med sitt förbättringsarbete. Du kommer att få lära dig en del viktiga grundläggande kunskap för att lyckas, men du kommer också att få lära dig om hur det ser ut hos andra verksamheter, både i Sverige och utomlands. Vi kommer att gå igenom en mängd goda exempel. Därtill kommer vi också att titta närmare på vad digitaliseringen är och kan bidra med för att lyckas.
Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.
Certifierad förbättringsledare
Till hösten startar också nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.
Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Den andra är att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process. Och den tredje fasen är att skapa en vision och designa det framtida förbättrade läget.
Den fasen består i den nya versionen av hela 24 steg, vilket jag berättat övergripande om i detta och förra veckobrevet.
Intresserad?
Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du också kan lyckas med ditt förbättringsarbete och hur du skulle kunna leda och driva arbetet? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan till någon av utbildningarna. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till “alla andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.
För Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete så klickar du HÄR.
För Certifierad förbättringsledare så klickar du HÄR.
Jag önskar dig en fortsatt fin sommar och så hörs vi nästa vecka.
Matts
