I denna veckas Business Excellence artikel fortsätter jag som utlovat på det jag skrev om i mitt förra nyhetsbrev. Då skrev jag om att människor har svårt att fokusera då de har för mycket att göra och blandar ihop saker med varandra.

Jag nämnde att det finns två huvudgrupper av arbete, den ena är processarbete, det vill säga det som kommer tillbaka gång på gång. Det andra är projektarbete, det vill säga saker som sker en gång.

Jag hoppas att du hade nytta av tipset att skriva ner allt du har att göra och klassa det i processarbete och projektarbete. Låt oss fortsätta från den punkten.

 

Sommaren är här, trots att det är lite kyligt i luften. Du har säkert en hel del saker som du vill göra under denna period.

I denna artikel kommer jag att beröra den personliga effektiviteten, vilket både kan relatera till ditt arbete i processer och i projekt. Båda typerna av arbete kan innefatta det som är absolut viktigast för dig under den här månaden eller veckan.

Om det är processarbete, då har du förmodligen en hög med saker att göra som just nu hindrar processens flöde att flöda vidare, och det hindrar också kunden från att få det värde som hon förväntar sig. Om det är projektarbete som du har mest av att göra, så kanske du försenar hela projektet om du är sent ute. Och är andra i projektet beroende av att du blir klar, så sitter de och väntar på att du skall bli det.

Innan du hoppar in i högen av saker att göra, ta en stund att fundera igenom alla aktiviteter. Vad behöver du göra denna vecka och denna månad? Sätt upp ett mål för dig själv. Skriv ner det och läs det högt för dig själv. ”Jag mår så bra nu på fredag den 11 juli, när jag har klarat av …”.

Efter att du fått målet nedskrivet tar du och funderar på vilka tre saker som är viktigast att ta tag i för att nå målet. Skriv ner dessa på ett papper och sätt upp det där du lätt kan se det. Använd gärna en tjock penna så att du lätt kan läsa det du skrivit.

Börja sedan att arbete med den första uppgiften. Fokusera helt på den och arbeta med den till den är klar eller att du känner att du inte kan komma längre, för tillfället.

Fortsätt då med den andra uppgiften på listan och gör som tidigare; fokusera på uppgiften helt och arbeta med den tills du är klar eller för tillfället inte kan komma längre. Därefter är det dags för den tredje uppgiften, enligt samma mönster.

Om du inte kan komma längre med en viss aktivitet, måste du identifiera varför. Är det så att du väntar på någon annan, är det så att du fastnat, eller något annat? Om du fastnat måste du identifiera aktiviteter som gör att du kan komma vidare. Det kanske var så att den aktivitet som du sitter fast i, var för stor och nu måste brytas ner. Om du väntar på någon annan är det viktigt att följa upp deras arbete, så att du kan komma vidare med dina viktiga punkter.

Om det är så att dagen är slut innan du är klar med uppgifterna på din lista, ta då och revidera listan. Gå igenom vad du lärt dig idag och avgör om du behöver tänka om  vilka aktiviteter som behövs för att nå målet. Kanske det är så att det är en annan ordning på listan, eller att något annat ”seglat upp” och blivit viktigast. Uppdatera listan utifrån dina erfarenheter under dagen.

Om det är så att du redan är klar med alla tre sakerna lagom till dagen är slut, skapa då en ny lista med dem nu tre viktigaste uppgifterna att göra. Det är bra att göra en sådan lista innan du avslutar arbetsdagen eller går och lägger dig. Då får ditt undermedvetna möjlighet att mentalt förbereda dig på det som skall ske i morgon.

Om du ser problem med uppgifterna, ger du det undermedvetna en chans att kreativt lösa dessa. Känn förtroende för att det ordnar sig under morgondagen.

Som jag nämnde om sommar och semester, så kan du använda precis samma metod för att se till att det du vill åstadkomma under den perioden också blir gjort. Det kanske är så att du vill bygga en veranda, måla om huset, besöka mormor och åka till nöjesparken. Oavsett vilket så behövs det en plan för det hela. I annat fall är det stor risk att du kommer att återvända till arbetet med en massa saker ogjorda, sådant som du verkligen ville få gjort.

Använd samma metod som beskrivits ovan för att få mer viktigt gjort under sommaren. Ge det en chans och se om det hjälper dig. Ge det också en chans när du befinner dig på arbetet.

Jag vill gärna höra hur det gått för dig, så du är välkommen att skicka ett mail till mig (matts.rehnstrom@cleanstream.se) med din återkoppling.

Önskar dig en skön och trevlig sommar!

 

För din och din verksamhets framgång!

Matts