I en tidigare artikel talade jag om de tre olika typerna av arbete: processer, projekt och allmänna uppgifter. De två viktigaste som du absolut måste fokusera på är projekt och processer. Om du inte tar hand om dem och specificerar projekten och utformar processerna kommer du att hamna i en situation där du huvudsakligen utför allmänna uppgifter. Om du gör för många allmänna uppgifter kommer du att skapa en kaotisk situation i ditt företag. Tvärtom, att specificera dina projekt och utforma dina processer kommer att leda dig till framgång.
Projekt och processer är bästa vänner eftersom de är nära kopplade till varandra. Den ena använder den andra och vice versa. Men vad är skillnaderna och likheterna mellan ett projekt och en process? Låt mig snabbt gå igenom den här.
Ett projekt körs ett, liksom en process körs om och om igen. Ett projekt avslutas och avvecklas när det har nått sitt mål. En process existerar så länge det finns ett behov av det värde som processen skapar. Det innebär att din projektportfölj alltid förändras, eftersom projekt avslutas och andra startar, medan din processstruktur innehåller samma processer så länge de behövs.
Ett projekt drivs av en tillfällig grupp människor som använder resurser, som maskiner och lokaler, som de har till sitt förfogande under projektet. När projektet är avslutat frigörs teammedlemmarna och andra resurser och kan användas i ett annat projekt eller i en annan process. En process drivs av samma uppsättning resurser så länge som processerna existerar. Gruppmedlemmarna byts ut när det är nödvändigt på grund av nya krav och/eller personalomsättning. Resurser i projekt kommer vanligtvis från alla håll, både inom och utanför organisationen, medan processer i huvudsak drivs av ett inarbetat team.
Både projekt och processer handlar om roller som utför det nödvändiga arbetet. Eftersom rollerna är kopplade till utförandet av de specificerade aktiviteterna är den nödvändiga kompetensen väl definierad. Detta gör det lättare för de som ansvarar för personalförsörjningen att hitta rätt resurser för jobbet.
Ett projekt har ett tydligt mål för vad som ska åstadkommas och när det ska levereras. För att göra detta möjligt måste ett projekt ha en plan, en projektplan, som anger VAD som ska göras, i vilken ordning det ska göras och NÄR det ska göras. Planen resulterar i en fastställd budget och tidsram för projektet. Det innebär att teamet känner till projektets gränser när de börjar. Planen i projektet uppdateras ständigt i takt med att projektet genomförs och teamet lär sig mer. Uppdateringen av planen ska säkerställa att projektet lyckas leverera i enlighet med målet.
En process har ingen plan för varje enskild genomgång i processen. En process har en plan för alla aktiviteter i processen, en processbeskrivning. Processen måste vara utformad för att lyckas. Ju bättre processen är utformad, desto effektivare är den. De som arbetar med processen vet också VAD man ska göra, i vilken ordning man ska göra det, HUR man ska göra det och NÄR man ska göra det. Målet med en process är att kunna ta hand om det ”objekt” som förädlas i processen, t.ex. ett program, inom en viss tid och genom att bara lägga ner så mycket energi som möjligt på att göra det. En process som ständigt omformas för att kunna ta hand om nästa inkommande ”objekt” eller ”objekt” mer effektivt än de senaste.
Ett projekt leds av en projektledare och en process leds av en processledare. Projektledaren är ansvarig för att ta projektet från början till slut och leverera enligt plan. Eftersom ett projekt avvecklas när projektet avslutas, upphör projektledarnas ansvar när projektet avslutas.
En processledare är ansvarig för genomförandet av processen, dvs. planering, övervakning och uppföljning, samt att alltid hitta rätt resurser för de definierade rollerna. Ansvaret för processledarna upphör aldrig, så länge processen finns.
Ett projekt använder processer för att lyckas leverera i enlighet med målet. Alla företag som är professionella projektledare har väl utformade processer som stöder projektet. Exempel på dessa processer är upphandling, anställning, bemanning och fakturering. I en process kan man se genomgången av ett ”objekt” som ett projekt. Ett exempel på detta är en process för rehabilitering av en person som behöver återhämta sig från en allvarlig skada.
Det innebär att både projekt och processer är nära kopplade till varandra.
Se till att ditt företag känner till skillnaderna och likheterna mellan projekt och processer när du fortsätter att fokusera på att bygga upp ditt företag för framgång.
Till dig och ditt företag,
Matts Rehnström
