Dags för sista delen där där vi pratar om olika ledningsprinciper.

Tack alla för återkoppling och “betygssättning” på er självskattning över var i befinner er. Snabb sammanställning ger ett medelbetyg om 7,3, där 1 är helt kommandostyrd och 10 är helt enligt uppdragsledning.

Det känns bra, samtidigt som det står helt klart att alla organisationer inte är så utvecklade som man kan hoppas på.

Tyvärr finns det fortfarande organisationer som leds av chefer som tror att kommandostrukturen leder till framgång. De ser hellre till sin eget behov av kontroll och att få vara den som styr och ställer, än till verksamhetens bästa.

Men hur kan vi få det att fungera bättre än med god uppdragsledning?

Nätverksbaserat Försvar

Jo, för att svara på det så återvänder jag till Försvarsmakten vilket jag haft som utgångspunkt även för tidigare veckobrev. Där finns ett begrepp som dök upp i början av 2000-talet. Det kallas för Nätverksbaserat Försvar, NBF i förkortning.

NBF går ut på att bygga upp ett nätverk av alla aktörer i verksamheten (försvaret av vårt land) där information kan flyta fritt inom nätverket.

Aktörer blir “noder” i nätverket, som både kan producera och konsumera information. För att det ska fungera krävs teknikutveckling. Vi kallar det numer Digitalisering. Då, i början av 2000-talet, fanns inte den tekniken som Försvarsmakten såg framför sig för att få det hela att fungera.

Det man önskade ha var till exempel drönare, både i luften och på marken, kontrollerade ibland av människor och ibland helt autonomt. Därtill handburna små enheter på soldatens arm, digitala kartor i mängder med aktuell situation, visir med projicerad information på insidan, med mera.

Då var mycket av detta fortfarande science fiction. Nu, bara några år senare så finns mycket av den tekniken. Vi använder den många gånger i det civila, både för nytta och nöje. Vi har läsplattor och smarta telefoner, samt enkla drönare som kopplar bra mot våra plattor och telefoner. Allt till en förhållandevis låg kostnader.

För NBF behöver vi utrustning som kan samla in och återger information. Därtill behöver vi också möjligheten att låta informationen flöda fritt i nätverket, med några få undantag. Till exempel för att särskilt sekretessbelagd information endast når vissa noder.

Produktion av information

För att kunna producera informationen krävt tillgång till en radda med informationsinhämtande prylar, såsom sensorer på marken, i fordon, på soldater och så vidare. Därtill drönare i luften och på marken, samt naturligtvis möjlighet för enskild person att rapportera in information.

Vi ser idag i Ukraina hur detta är en styrka som ukrainas armé använder sig av. Genom små, förhållandevis billiga, flygande drönare som ger bilder direkt tillbaka till olika förband om hur läget ser ut i ett område har man ett informationsövertag.

Det är information som aldrig tidigare kunnat ses av de mindre aktörerna och på bred front. Det har hittills bara varit för supermakterna som haft tillgång till dyra satelliter, spaningsplan eller drönare på hög höjd.

Nu med lägre kostnader och enklare system kan detta användas ner på mindre enheter och i större omfattning.

Konsumtion av information

Tanken inom NBF är att Informationen som produceras sedan ska skickas vidare in i nätverket för andra att konsumera. Det sker genom också förhållandevis billig teknisk utrustning. Att kunna konsumera information på ett enkelt och distribuerat sätt är början på något helt annat än vad vi ser i en kommandostruktur.

I kommandostrukturen utgår vi från toppen, där “den store ledaren” samlar in information och fattar beslut, för att sedan ge order i nedstigande led. Informationsinsamlingen behöver ta en lång väg från nedersta nivån upp till toppen. Många ska sammanställa den i olika nivåer, putsa på den så att den ser bra ut, och sedan skicka den vidare.

Därefter förväntar man sig att få ett beslut fattade vilket ska skickas åter ner igenom alla nivåer. Även där ska den passera många lager som ska tolka, filtrera och sprida beslut och order vidare.

Lång väg upp, och lång väg ner.

När man konsumerar information inom NBF så får man i stort sett all information som berör mitt område i realtid. Med rätt kultur och med rätt utbildning så kan enskild nod både filtrera ut vad som är viktigt för att därefter själva fatta beslut om hur man ska agera.

Beslut och genomförande

I NBF är beslutsfattande distribuerat ner till nedersta nivå. Enskild infanterisoldat är en nod. En stridsvagn med besättning är en nod. En så kallad eldenhet, till exempel artilleri eller luftvärn, är en nod.

Med rätt förutsättning om VARFÖR vi finns till och VAD som ska lösas så kan ovan exemplifierade noder själva fatta beslut om vad som behöver göras för att nå uppsatta mål. Om fel beslut fattas så kommer direkt återkoppling via den information som produceras. Korrigering kan ske direkt och resultat kan följas i realtid.

Här går man från att ha en lång tid upp med rapporter och en lång tid ner med nya order, över till att hela tiden ha full kontroll på läget och att noderna själva fattar beslut.

Ser du vilket stor skillnad det bli i styrnings- och ledningsstrukturen? Hur skulle det kunna se ut hos er?

Mer än uppdragsledning

NBF är som du ser nästa steg bortom uppdragsledning. Det bygger på samma kultur där vi tror på människans förmåga och vi som ledare är villiga att släppa taget.

Men där vi i uppdragsledning ofta fortfarande har en tydlig hierarkiska struktur, så har vi inom NBF ett mycket mer distribuerat sätt att lösa uppgiften. Det är inte en människa i toppen som styr och ställer i detaljerna. Utan det sköter de distribuerade enheterna (noderna) utifrån en given förståelse av syfte och mål, samt tillgång till momentan information om det aktuella läget.

Att lära i det civila

Vad kan du ta med dig för lärdomar av NBF? Vad behöver du få iordning för att få det att fungera?

Några saker som behövs för att ni ska lyckas är:

• En tydlighet inom verksamheten om VARFÖR ni finns till och VAD ni ska åstadkomma.
• Inga dolda agendor, utan raka rör och transparens.
• Tekniska hjälpmedel där information finns lätt åtkomlig, på rätt tid för den som behöver den.
• Att information flödar fritt igenom hela verksamheten, och inte manuellt behöver flyttas mellan system, eller sammanställas och rapporteras.
• En kultur av tillit till att enskild medarbetare kan fatta beslut för helhetens bästa.
• En möjlighet att hela tiden momentant se hur det går för verksamheten, både övergripande och i önskade detaljer.
• Att hela tiden utvärder och förbättra hela flödet, så att ni konstant blir bättre på allt ovan.

Jag har i andra veckobrev pratat om det viktiga att förstå och utveckla den digitala miljön. Däri ingår att använda alla “coola saker” som finns där ute och som kan stötta i din verksamhet. Men glöm inte bort fundamenta i att få allt att hänga ihop.

För att lyckas med det måste du:

Förstå ditt värdeskapande flöde, det vill säga era processer. För det är ur det allt annat utgår.
Tillse att alla systemstöd är öppna så att information kan hämtas och ges mellan dem, samt att du kan använda dem där du behöver.
Se till att driva och följa era processer, då det är förutsättningen för att kunna “tanka ur” data för att kunna mäta och följa upp de verkliga tillståndet i verksamheten.
Sätta upp tydlig instrumentbräda för varje process och sedan sammanställa vyer över helheten och anpassat för olika roller i verksamheten.

Med ovan två punktlistor så kommer du att kunna ta nästa steg för att utveckla din verksamhet och rent civilt använda dig att samma tankegångar som beskrivs i Försvarsmaktens nätverksbaserade försvar.

Lätt? Nej. Det är mycket som ska hänga ihop och det tuffaste är att bygga kulturen.

Snabbt? Nja. Det går fortare än många tror att få till många digitala förutsättningar. Dock, igen, det tar många gånger längre tid att bygga kulturen än att fixa tekniken.

Men tänkt på att vi tenderar till att överskatta hur snabbt förbättringar ska gå att införa.

Men vi underskattar samtidigt tiden det tar att för saker att få genomslag i verksamheten när vi väl skapat förutsättningarna. Det vill säga det går lite trögt i början men när det väl händer, då går det undan.

Behöver jag säga att jag och vi på Clean Stream finns här för dig att få bättre ordning och kontroll i verksamheten, samt att skapa en bättre arbetsmiljö?

Önskar dig en fin vecka,

Matts