För ett par månader sedan var jag med på ett möte där ett av världens mest kända företag var med och berättade om sitt förbättringsarbete. Företaget är nästa 140 år gammalt vilket gör att det finns en klar risk att man är väldigt konservativ i sin utveckling.
Jag vet ett annat gammalt företag som jag träffat, där de tydligt uttalade att de var väldigt försiktiga i sitt förbättringsarbete. Detta då de inte ville ställa till det för sig, baserat på den historiska framgången företaget haft. Det vill säga att deras tidigare framgång, var nu en hämsko för framtida utveckling.
Här är det viktigt för dig att komma ihåg att vad det än är som tog dig och din verksamhet till där ni är idag, så kommer det inte att säkerställa kommande framgång.
Därför behöver du säkerställa att du och ni tänker nytt, tänker djärvt, tänker annorlunda och vågar driva utvecklingen.
Så vilket bolag var det då Matts som du träffade och som berättade om sitt förbättringsarbete, kanske du säger?
Jo, det var Coca Cola. Hon som är globalt ansvarig för deras verksamhetsutveckling heter Tapaswee Chandele, och hon berättade för oss andra om hur de arbetar med sitt förbättringsarbete.
Hon berättade också att det såg nödvändigheten i förbättringsarbetet för att bibehålla den marknadsposition som de har idag. De såg även att det var en avgörande förutsättning för att kunna stärka den ytterligare.
Det är klokt tänkt, då det är närmare till avgrunden än vad många tror. Tänk på giganter som Blockbuster, Nokia eller Kodak som inte gjorde sin hemläxa. Dessa är bara de mest kända, medan det finns en mängd verksamheter som försvinner tyst in i natten för att de inte ständigt förbättrar sig.
Nåja, åter till Coca Cola. Det var några saker som jag noterade och tog lärdom av. Speciellt deras grund för förbättringsarbetet om fyra punkter som nu genomsyrar hela deras förbättringsarbete.
1. Push for progress, not perfection
De arbetar väldigt tydligt med att hela tiden trycka på för förbättring. Det är viktigare att man hela tiden är rörlig och utvecklar sig, än att det blir perfekt.
Jag håller helt med och jag har nämnt det många gånger; det går inte att vänta på det perfekta tillfället. Det är viktigare att röra sig framåt och lära av det man gör, än att stå still och tro att man kan tänka sig alla scenarion i framtiden och hur man ska möta dem.
Är man inte nöjd med den process man satt i drift, ja, då ändrar man den så den blir bättre. Det är bättre att köra framåt hela tiden och korrigera allt eftersom, än att stå still och inte komma någon vart, annat än möjlighet i tanken.
Tänk, gör, följ upp, lär – tänk, gör, följ upp, lär – tänk, gör följ upp, lär.
Det är ett förhållningssätt, en del i er kultur.
2. Make it happen
Det andra är att se till att saker blir gjorda. Det hänger ihop med ovan, om att inte stå still och tänka, tänka och tänka, för att sen….tänka lite till.
Nej, det är tydligt att saker ska ske. Det har dock inte bara med att motverka försiktigheten och ängslan av att göra fel. Nej, det har också att göra med att faktiskt arbete med förbättringar. Gör det! Tro inte att du kommer undan. Och glöm inte att om du inte gör det, då är du rökt.
Och, som punkt 1 visar på, så går det att förbättra vidare. Det viktiga är framdriften och en kultur av att göra, istället för att vara rädd för att göra fel.
Tyvärr så ser jag många, speciellt offentliga organisationer, där man är så rädd för att göra fel, så det låser sig helt och man gör i ingenting. Kulturen är att det är bättre att göra ingenting än för att göra fel. Initiativ belönas inte.
Om du har det så i verksamheten, då måste det förändras snarast. Ni måste ha, som de säger på engelska, en “can do attitude”.
3. Always seek, never settle
Det tredje hänger också ihop med de tidigare; att alltid söka efter det som kan bli bättre och att aldrig vara nöjd med som det är.
Tror du att ni är bra nog som ni är, då kommer du att bli överraskad när verkligheten kommer ikapp dig. Det gäller även dig som jobbar i monopolställning. Den ställningen har ni bara så länge ni gör ett så bra jobba som ni bara kan, för annars kommer en förändring att tvingas fram.
Ingen är skyddad mot färdring. Därför är det bättre att förekomma än att förekommas.
Coca Cola jobbar hela tiden, i hela organisationen, med att förbättra sig. Detta trots att man har en lång framgångsrik historia. Kan man inte bara chilla och vila på lagrarna? Nej, det är precis det man inte kan.
Min far hade en tavla, på tryckeriet som han ägde och drev, som jag kommer så väl ihåg. Det stod att dina konkurrenter är dina bästa vänner, för det kommer aldrig att missa en chans att påtala saker som du inte gör bra nog.
För Coca Cola så innebär det att blir man inte bättre, så kommer Pepsi Co att tacka för inbjudan och sedan använda sig av den missade förbättringen inom Coca Cola för att kliva fram ett steg.
4. Amazing together
Det fjärde, som jag också verkligen gillar, är deras uttryck att man eftersträvar att bli bättre tillsammans. Det är inte så att en individ eller en del i bolaget ska bli bättre. Nej, det är helheten som behöver bli bättre.
Jag brukar beskriva det som att hela eran verksamhet är som ett nät. Ett nät som består av varje ingående del som skapar värde. Det är era processer, vilket i nätet kan liknas med knutarna. Alla knutar är inte kopplade till alla andra, men genom andra knutar, så hänger ändå allt ihop.
Du kan inte bara satsa på en process i verksamheten och tror att det blir en enorm effekt. Du behöver satsa över hela verksamheten, där ni jobbar tillsammans för att bli bättre.
Det innebär naturligtvis inte att ni ska arbeta med alla processer parallellt, så det blir för tungt för verksamheten. Det innebär dock att ni behöver se helheten för att kunna prioritera och vara strukturerad i ert förbättringsarbete.
En verksamhet som jag jobbar med har efter några år nu kommit till den genomgripande nivån att man ser hur allt hänger samman. Från början var det mer så att verksamhetsstrukturen, den som visar hela verksamhetens värdeskapande flöde på hög nivå, var en guide.
Nu med målmedvetetet arbete och ökad mognad, så ser man tydligt hur nätet hänger ihop på riktigt. Det blir så tydligt när man driftsätter den ena processen efter den andra, att de sin tur ställer krav på att andra också förbättras.
När man nått tid så blir det bara tydligare och tydligare. Lite likt en sån där bild som man behöver fokusera på för att se vad det är. Från början består den endast av en massa punkter eller figurer. Men så helt plötsligt så snäpper det till i huvudet och man ser vad bilden föreställer.
Så är det i din verksamhet också. Men för att du ska se helheten behöver du dock ha skapat verksamhetsstrukturen först och på rätt sätt. För annars kommer aldrigt någon bild att visa sig, än hur länge du stirrar på den.
Vad gör ni med den hierarkiska struktur i linjeorganisationen?
Efter Tapaswees genomgång och beskrivning av hur de jobbar med förbättringsarbete på Coca Cola, så ställde jag ovan frågan till henne.
Jag ställde frågan då jag ser detta som den enskilt största hindret för utveckling i verksamheter. Detta oavsett vad det är för typ av verksamhet. Stuprörsfokuset tar effektivt död på allt genomgripande förbättringsarbete.
Hennes svar var helt överraskande och samtidigt mycket glädjande. Hon berättade att man inte alls fokuserar på hierarkin i linjeorganisationen, utan att man helt fokuserar på de flöden som skapar värde för kunderna. Linjeorganisation finns kvar, men får en allt mindre framtoning i verksamheten.
Man överför mer makt och mer ansvar till de som arbetar i de värdeskapande flödena; deras processer.
Detta tycker jag är väldigt positivt och, som sagt, lite överraskande. För kan ett företag med nästan 90.000 medarbetare (och ytterligare 600.000 i nära-partner företag), efter 130 år, ställa om sitt fokus, jag då kan du också göra det.
De går från ett allrådande fokus på linjeorganisationen till att fokusera på de värdeskapande flödena.
Fundera på vad Coca Colas genomgripande punkter skulle innebära för dig. Hur skulle det se ut hos er om ni införde samma punkter på er övergripande agenda för ert förbättringsarbete?
Hoppas du får en fin vecka,
Matts
