Dags att avsluta denna miniserie med fem fallgropar som jag skrivit om i fyra tidigare veckobrev. De fem fallgroparna kommer från den föreläsning som Henrik Eriksson, forskare på Chalmers höll i augusti på Kommek. Han listade där fem fallgropar som man behöver undvika om man ska lyckas med sin verksamhet och jag tar fasta på dem och lägger till mina erfarenheter:

1. Att inte drivas av behov och syfte
2. Att inte ha värdeskapande processer och nätverk
3. Att inte leda
4. Att inte vara motiverad
5. Att inte förbättra

Så då var det dags för nummer fem.

Att inte förbättra

Tänk om det som varit alltid är. I en första anblick kan det låta tryggt och bra. Det är bara det att omvärlden förändras hela tiden. Omvärlden är i ständig rörelse. Om man då inte ligger an med att hänga med, så kommer man att bli sämre.

Om man var bäst, så kommer man att efter ett tag att bara bli bra, men fortsätter man att inte göra något så kommer man att inte ens vara bra, utan man blir dålig. Och är man dålig, då kommer man inte längre ha något berättigande i den verksamheten man verkar, oavsett privat eller offentlig.

Vill du inte, blir det inte

Hur gör man då för att utvecklas? Det finns flera steg att gå igenom för att genomföra din förbättring. Jag har nämnt några av dem i tidigare veckobrev, och kommer också att hålla webbinaret Fem tips för att lyckas med förändringsledningen den 11 oktober där jag går mer på djupet i varje punkt.

En av det grundläggande nödvändiga delarna är att det behöver finnas en vilja att utvecklas. Utan viljan så blir det ingenting. Vilja kan komma från många olika håll, men en tung drivkraft är att du ser nödvändigheten av att utvecklas. Det som på engelska brukar kallas sense of urgency, det vill säga att du medveten om att du måste utvecklas för annars händer något som du inte alls vill ska hända, och det är bråttom.

Detta är det först steget som professor John Kotter lyfter fram i sina åtta steg för förändringsledning. Utan den känslan av att det är både viktigt och bråttom, så skjuter vi på det och vi väntar till sen.

Om du inte förstår problemet och då ser behovet, utan skjuter upp det hela om och om igen, då är det snart för sent. För omvärldens förändring och de ändrade och ökade kraven på din verksamhet väntar inte på att du och ni ska fatta beslut om att förbättra er.

Därför är det bättre att ligga steget före hela tiden och med “örat mot rälsen” ta reda på vad som kommer att hända.

Stor eller smått?

En annan fundering många pratar om är om det är bättre med den stora projektet som tar tag i genomgripande förbättring, eller om man istället ska arbeta med de små medlen.

Mitt svar är; både och.

Har du inte genomfört ett genomgripande arbete på länge för att lyfta din verksamhet, så ligger du troligen efter. Det innebär att det är stora behov rakt igenom verksamheten. Då behöver du forma ett förbättringsinitiativ och utifrån det målinriktat driva ditt förbättringsarbete.

Oavsett ovan, så behöver du alltid jobba med de små förbättringarna. Du kan alltid att fråga dig om det du nyss gjorde, kan göras lite, lite, bättre nästa gång. Det behöver inte vara något omfattande, utan mer att få in funktionen av att du reflekterar över det du gjort. Kanske ta fem minuter i slutet på varje möte, för att snabbt gå laget runt och fråga vad som var bra och vad som kunde bli bättre.

Kulturen är avgörande

För att det ska fungera att hela tiden reflektera över sitt arbete, såsom sina möten, så kräver det en kultur av förändringsbenägenhet. Det måste vara möjligt för oss att ha inriktningen att vi gemensamt strävar efter att bli bättre.

Då är vi tillbaka till viljan. Eftersöker ni inte att bli bättre, utan det bara upplevs som jobbigt, då kommer det inte heller att fungera.

Gegga

Jag avlutar med att nämna den varning som Henrik Eriksson nämnde kring sitt förbättringsarbete och att överarbeta själva strukturerandet. Det är att se till att inte fastna i en “byråkratisk gegga”.

Det är klart att det ska vara ordning och struktur i arbetet, men det får inte bli viktigare än att du verkligen lyckas genomföra förbättringarna.

Du jobbar inte med förbättringsarbetet för att det ska bli tyngre och mer besvärligt för dig på jobbet. Du arbetar med förbättringar för att ni ska kunna leverera bättre värde till den ni finns till för, på ett roligare och mer effektivt sätt.

För att citera Kay Pollak: “När det går lätt, så är det rätt.”