Jag satt häromdagen och läste igenom lite olika affärsmagasin och -tidningar, rörande både offentlig och privat verksamhet, och utmaningarna som finns.
En gemensam nämnare som jag ser hos många verksamheter är att man är otydlig. Otydligheten leder till att man också får kämpa för att verksamheten ska flyta på bra.
För att öka tydligheten finns det en serie med frågor som du behöver ha kristallklara svar på:
- Varför och vem finns ni till för?
- Vad behöver och önskar denne “vem”?
- Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
- Hur ska ni göra detta arbete?
- Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
- Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?
Varför och vem finns ni till för?
Det kan verka som att alla borde självklart ha svaret på dessa frågor. Men så är det tyvärr inte alls. Från början när man satte upp verksamheten var det nog självklart. Men med tiden så är det allt för många som tappat bort varför man finns till.
Precis som serien med frågor ovan gör klart, så behöver du svaret på den första för att kunna gå vidare till den andra, och så vidare i serien.
Tappar du då med tiden bort svaret på fråga ett, då faller också en hel del av det som sker i de följande frågorna. Du kan inte tydligt svara på fråga fem, om vilka verktyg du behöver, om du är osäker på alla frågor som leder upp till den frågan.
Självgenerering
När en verksamhet växer så startar den tyvärr obönhörligt att själv-generera saker som man ser ska utföras. Man hittar på saker som i stunden verkar som nödvändigt, men som inte ger något värde för den man egentligen finns till för.
Det spelar ingen roll om det är privat eller offentlig sektor. Det har mer med storleken på verksamheten att göra. Stora företag har samma själv-generering av dumma saker, som en stor offentlig verksamhet.
När man är liten så lever man helt naturligt nära den man finns till för, kunden, vad man än kallar den, och har då också alltid dennes behov och önskan för ögonen. Du har kanske hört radioreklamen där Marcus på kundmottagning kopplar vidare till Marcus på leverans, som tar det vidare till Marcus på ekonomin. Det är ju bara Marcus som jobbar där, och agerar således i alla roller.
När verksamheten växer så kommer man längre ifrån kunden och börjar då skapa saker som inte har med kunden att göra. Och det är alltid lätt att tillföra mer saker att göra, än det är att ta bort dem. Med större organisation växer möjligheten att “hitta på” saker, då kunderna hela tiden “jagar en”. Organisationen växer och då också möjligheten att “hitta på” än mer saker.
Det är på något sätt inbyggt i oss och drivs av många orsaker. En är att vi vill känna oss viktiga och vill styra över saker och ting. Det är också finare att leda och jobba i en lite större avdelning än en mindre. Lönen brukar hänga samman med hur många människor man ansvar för.
Det finns beskrivet i boken Parkinson’s lag skriven av C. Northcote Parkinson.
Utifrån-in eller inifrån-ut?
Med tiden så tappar vi fokuset och övergår snart till att ha ett inifrån-ut perspektiv. Det innebär att vi i verksamheten fattar beslut och gör saker utifrån vad vi tycker och tänker, och vad som är bra för oss, före vad som är bra för kunderna.
Det är helt avgörande att istället bibehålla ett utifrån-in fokus, vilket innebär att vi ser på allt vi gör från kundens perspektiv.
Att ha ett utifrån-in fokus gör inte på något sätt att ni inte kan göra saker som behövs för er själva. Det är bara det att med det fokuset så kommer ni att först och främst se till vad som är bra för kunderna. Och då kommer också de saker som är “interna” också att ske med influens av att de ska direkt eller indirekt skapa värde för era kunder.
För att kunna bibehålla ett sant utifrån-in perspektiv krävs det att du kan svara på frågan; Varför och vem finns ni till för?
Med ett tydligt svar på den frågan, så kan vi ta nästa fråga. Men det väntar vi med till nästa vecka.
