Vi fortsätter med listan med de sex frågorna du behöver kristallklara svar på för att få en bra verksamhet:

1. Varför och vem finns ni till för?
2. Vad behöver och önskar denne “vem”?
3. Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
4. Hur ska ni göra detta arbete?
5. Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
6. Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?

Fram till dagens fråga, den femte i ordningen, så har du fått en massa klarhet kring din verksamhet om du besvarat frågorna så här långt. Du vet varför ni finns till och för vem. Du vet vidare VAD det är ni behöver göra för att tillfredsställa den ni finns till för och dennes behov och önskningar. Samt vidare också HUR ni gör det genom att ge stöd till de som ska leverera värdet.

Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?

Då är det dags att titta på vilka verktyg som de som ska utföra arbetet behöver.

I vår allt mer digitaliserade värld så är verktyg många gånger olika typer av verksamhetssystem, vilket jag tänkte fokusera på i detta veckobrev. Det kan naturligtvis vara andra typer av verktyg också, såsom fordon av olika slag. Dessa är också viktiga att identifiera och beskriva.

Men här tittar vi närmare på verksamhetssystem, det vill säga datorprogram i någon form.

Fel fokus ger fel verktyg

Allt för många har skaffar verksamhetssystem utifrån den domän de arbetar i. Det blir så att ekonomerna har ett ekonomisystemet, HR-människorna har ett HR-system, produktionen ett produktionssystem, och så vidare.

Många gånger gör det att systemen är köpta utifrån det introverta fokuset som dessa avdelningar har, och där man glömt att det data och de funktioner som dessa system innefattar faktiskt också berör andra.

Vilka andra? Jo, de andra som finns i de värdeskapande flöden där ovan nämnda avdelningar råkar befinna sig.

Det är till exempel inte ovanligt att ekonomisystemet endast är tänkt för ekonomer och det är bara ekonomiavdelningen som har tillgång till systemet. Man släpper inte in andra från resten av verksamheten, fast det är många som är intresserad av den ekonomiska situationen. Det löser man istället ofta med controllers som ska vara gränssnittet mellan ekonomiavdelningen och resten av verksamheten.

Liknande finns det från andra avdelningar där man inte har öppenhet till andra i verksamheten än en själv inom “vår avdelning”.

Kraven blir fel

Detta gör tyvärr att det inte stämmer mellan vad system innehåller för struktur för information/datat och därtill inte heller har rätt funktioner för att verkligen stötta verksamheten.

Det saknas information och det saknas funktioner, och det saknas framför allt öppna gränssnitt för att “prata” med andra system. Systemen är mer av isolerade öar där bara vissa får vistas om man tillhör rätt avdelning.

Kraven blir helt fel när man inte har rätt fokus i sin verksamhet.

Rätt fokus ger rätt system

Det som behövs är att ha en förståelse för att allt utgår från de värdeskapande flödena. Det är de värdeskapande flödena som ställer krav på vilka verktyg som behövs i verksamheten.

Det åskådliggör vi på Clean Stream med bilden över kullagret nedan. I min bok Lite som Dalai Lama fast för organisationer, som du kanske läst, så är det symbolen av en blomma som ska visa samma sak. Vi har dock uppgraderat till ett kullager istället, då vi ser att det med visar på hur allt i en verksamhet snurrar runt de värdeskapande flödena. Inte så att det tvärtom är dokument som är i centrum, eller IT-stöd, eller ekonomin, eller någon av alla de andra viktiga områdena.

Alla utgår de från behov och krav från de värdeskapande flödena.

Att göra

Så det du behöver göra är att utifrån de svar du fått i fråga 1 till 3 i listan ovan, kunna se era värdeskapande flöden, och därifrån då ställa krav på hur ni vill att era processer ska se ut och då i “dagens fråga” kunna kravställa exakt vad ni vill att era system ska kunna stödja med.

Leverantörerna kommer att få en helt annan och mycket mer detaljerad bild över vad ni vill att deras system ska klara av. De kommer att behöva förhålla sig till dig och era krav, inte tvärtom; där de säljer in sina smarta funktioner till er och ni ska anpassa er.

Börja med en process, och se över dess detaljerade flöde och bestäm sedan vilka behov den ställer på verksamhetsstöd.

Vissa av dessa krav kanske inte finns idag, för er systemet har inte dessa funktioner. Då måste det lösas på annat sätt. Andra krav kommer att kunna uppfyllas med det systemstöd ni har. Medan ytterligare andra borde kunna lösas i de befintliga verksamhetssystem, vilket ni då får ställa krav på till er systemleverantör.

Har ni systemleverantörer som byggt sina system modulariserat och de har själva en flexibel organisation. Då borde de kunna tillfredsställa era behov inom en snar framtid.

Avslutar här. Nästa söndag skriver jag om kompetensbehov.

Är du intresserad tills dess att kolla in våra utbildningar, gå då in på www.cleanstream.se/utbildningar så kan du läsa mer där.

Vi kommer inom kort ut med en ny onlineutbildning om hur man använder sig av BPMN – Business Process Modeling and Notation – vilket är en världsstandard i hur man beskriver sina processer. Den heter BPMN – Grunder. Kolla på länken.

Hälsningar,

Matts