Välkommen till denna Business Excellence Article.

Jag ser många organisationer som startar sina förbättringsprojekt utan någon rejäl plan. De vet inte riktigt vad de vill åstadkomma och hur, samt hur de skall mäta det hela. De är inte beredda på att de kommer att krävas en hel del av organisationen under projektets gång. Man får ingenting om man inte också stoppar in någonting.

Ofta så får inte den som blir utsedd att driva projektet rätt förutsättningar för att lyckas. För att lyckas krävs ett beslut av ledningen om att köra projektet och att det beslutet kommuniceras ut i organisationen. Det är viktigt att du och andra ledare inom organisationen står bakom beslutet och stöttar det aktivt. Projektledaren måste känna att det finns stöd i ledningen.

Projektledaren måste också ta fram en ordentlig plan, som visar vad som skall göras och när det skall göras, samt även vem som skall göra det. Jag brukar trycka på att det är viktigt att både göra ett så kallat PERT-diagram och ett Gantt-schema.

PERT-diagrammet visar vilka aktiviteter som skall utföras i förhållande till varandra. Det ger det flöde av aktiviteter som måste göras först och vilka som kommer därefter, ända tills projektet är klart. Gantt-schemat visar sedan alla aktiviteter utlagda i förhållande till varandra, kopplat mot tiden. Det är här du ser när saker skall utföras och vara klara.

Det är först när du vet VAD du skall göra och HUR du tänkt göra det som du kan börja fundera på VEM som skall göra det. Många organisationer startar både sina processer (det dagliga arbetet) och sina projekt med att fundera på vem som skall göra det.

För att veta vem som skall göra ett arbete, måste du först ta reda vilken kompetens som krävs för att utföra aktiviteterna. Gå igenom aktiviteterna och lista den kompetens som krävs, samt sätt en roll till varje aktivitet.

När du sedan tittar på resurserna som finns så kan deras kompetens matchas mot behovet i rollerna. Byt då ut rollerna mot personer. Säkra upp att resurserna finns tillgängliga när det är planerat och också att det finns en flexibilitet i tiden, då saker hela tiden händer som påverkar planen.

Planen måste förankras med ledningen så att den som beställt projektet får ge sitt godkännande till att köra enligt lagd plan. Det beslutet som då tas måste också kommuniceras ut till organisationen.

Ledningen måste sedan se till att organisationen har de förutsättningar som behövs för att klara av det extra arbetet som ett projekt innebär. Utan dessa förutsättningar kommer inte projektet att ha så goda chanser att lyckas. Det kommer att uppstå konflikter mellan projektet och den dagliga verksamheten, vilket inte gagnar någon part.

Så utan en bra plan kommer inte ett projekt att lyckas, så se till att du noggrant planerar förbättringsarbetet, samt också följer en beprövad modell. Vill du ha mer stöd i båda dessa delar föreslår jag att du tar kontakt med mig, då jag har arbetet i mer än 25 år med båda två.

”Om du misslyckas att planera, planerar du för att misslyckas!” är ett citat som många har fått äran för att säga.

Ta nu och sätt dig ner och gör en plan för ert förbättringsarbete. Kom igång omedelbart, för annars finns risken att det glider i tiden, vilket du inte kan tillåta. Då är du också förberedd på att delta i workshopen Verksamhetsstrategi för Ledare som ger dig ett bra steg på vägen.