Jag satt i ett möte härom veckan och diskuterade rollbesättning i en process. Det visade sig inte vara så enkelt som det borde.

Det är inte min befattning

– Vem ska spela rollen x, frågade jag

– Det är inte jag, för jag har precis bytt befattning, sa Börje, en av deltagarna.

– Jo, jag förstår, sa jag, men nu pratar vi roller och inte befattningar.

– Aha, men vi har ändå ingen som har den befattning som jag hade tidigare, sa Börje.

– Jag förstår, ni har ingen i den befattningen, men du är den som innehar den unika kompetensen. Är det rätt uppfattat?, frågade jag.

– Jo, det är jag och Annelie som kan detta, sa Börje lite stolt. Men hon har också bytt befattning, fortsatte han.

– Men om du och Annelie är de som har den unika kompetensen så behöver ni väl göra jobbet, oavsett ny befattning eller inte, för annars står det ju still i den här processen?

– Nej, det är inte vi, för vi har ju nya befattningar. Det där jobbet tillhör en helt annan befattning och vi behöver rekrytera någon till den befattningen. Det har vi pratat med Gunilla (deras chef) om.

Efter ett par ytterligare meningsutbyten så kände jag att jag inte kom så mycket längre i diskussionen.

Stuprören styr

Men det som slog mig är hur fast vi sitter i vilken befattning vi har och därtill vilken enhet eller avdelning vi tillhör. När vi byter befattning så sitter många och hårt håller sig till befattningsbeskrivningen. Den är sällan genomtänkt utifrån hur hela det värdeskapande flödet ser ut, utan mer kopplat till enheten eller avdelningen och hur man där tänker på arbetet.

Ett arbete som för det allra mesta bara är en del av en större helhet.

Jag förstår att människor vill utvecklas och gå från att göra vissa saker till att göra mer av andra saker. Det innebär i brist på annat, att man då behöver byta befattning. Det är naturlig utveckling att vilja lära sig mer och göra annat, och mer avancerat arbete.

Processens aktiviteter styr behovet av kompetens

Men en sådan utveckling behöver ses i ljuset från det värdeskapande flödena som finns i verksamheten. Det vill säga era processer. Processerna innehåller en serie med aktiviteter, vilket var och en ställer krav på kompetens för att kunna utföras på ett bra sätt. Varje aktivitet utförs av en roll.

Den som spelar rollen behöver inneha den kompetens som krävs för att utföra de aktiviteter som rollen ska utföra.

• Ska jag granska en utredning, då behöver kompetens både i hur granskningen genomförs, men också sakkunskap i ämnet för att kunna kontrollera innehållet i utredningsrapporten.
• Ska jag lägga in en relationshandling i vårt kartsystem så behöver jag kunskap i hur kartsystemet fungerar.
• Ska jag bedöma en bidragsansökan så behöver jag veta vilka regler och riktlinjer, och kanske till och med lagrummet, för att kunna utföra arbetet.
• Ska jag fatta ett beslut i ett beslutspunktmöte i ett projekt, behöver jag förstå hur beslutsprocessen ser ut och hur jag ska tolka beslutsunderlaget.
• Och så vidare.

Du kan spela flera roller under en dag

Saken är den; att du som person kan agera i flera av ovan roller. Du kanske har befattningen avdelningschef, men du är väldigt kompetens och erfaren, vilket gör att du kan agerar i många roller. Allt efter vilket behov som verksamheten har.

Du kanske på förmiddagen arbetar med att granska utredningsrapporten och precis före lunch hinner du lägga in en relationshandling i kartsystemet. Efter en god lunch övergår du till att bedöma en bidragsansökan, innan du avslutar dagen med att som projektägare genomföra ett beslutspunktsmöte.

Allt beror på vilket behov som verksamheten har, där du och dina kollegor tillsammans hjälps åt att skapa det värde som ni finns till för. Att inte se helheten utan istället mer tänka på “min” avdelning eller “min” befattning, blir kraftigt begränsande.

Du kan inte se rollerna om du inte ser processen

Har man inte kartlagt och designat sina processer så kan man inte heller se sina roller. Ser man inte rollerna så sitter man naturligt fast i att istället se avdelningen, enheten, befattningen med mera.

Befattningsbeskrivningar tenderar till att vara väldigt kopplade till stuprören i verksamheten, det vill säga endast verka inom en viss enhet, avdelning, eller liknande. Men det är ju inte så vi skapar värdet. Vi gör det tillsamman, där vi tillsammans utför det som behöver utföras när det behöver utföras.

Så jag uppmanar er att släppa befattningarna och istället fokusera på era roller. Och för att göra det behöver ni se era processer och dess ingående aktiviteter.

Vill du veta mer om hur man gör för att få ihop en kraftigt förbättrad verksamhet?

En verksamhet där man skapar glada medarbetare och nöjda kunder, samt sunda finanser. I så fall tycker jag att du på enklaste sätt återkommer till mig via att svara åter på detta e-brev. Du får lite tips och trix utifrån din och er situation. Du når mig på via kontaktformuläret eller på 070-528 52 61.

Jag önskar dig en trevlig och effektiv vecka.

Matts