Du när pandemin förhoppningsvis släpper sitt grepp om landet och världen, så ​kan vi tänka oss in i följande situation.

Smidighet och effektivitet

Du tar du upp din mobiltelefon och knappar på symbolen för att beställa en resa. Du väljer smidigt vilken väg du vill resa och var. När du funnit den resa som du vill ha så trycker du på betala. Du får bekräfta betalningen och swosh så har den gått igenom och ditt sedan tidigare inlagda kreditkort är belastat.

När sedan kortfakturan kommer till dig så gör den det via någon av de elektroniska e-postkorgarna som du har. Där kan du snabbt stämma av fakturan och sedan bekräfta att betalning ska ske i din bank. Allt detta är möjligt genom att du redan ha satt upp kopplingen mellan e-postlådan och banken.

Om du nu inte har autogiro förstås, för då gick det än smidigare att betala.

Så såg det inte ut förr

För 30 år sedan var det helt annorlunda. Själv kommer jag ihåg hur jag fick skicka en beställning på papper eller ringa till resebyrån som låg i huset bredvid i den science park jag jobbade i. Fick de papper så ringde de upp mig för att kolla hur de skulle boka. Jag satt i telefonen 10-15 minuter för att välja avgångar och sittplats, samt biljetter för flera reseslag, såsom flygtaxi, flyg och tåg.

Betalade jag sedan själv så skedde betalningen via att fylla i en betalningsorder på ett papper, där jag fick skriva av all nödvändig information från inbetalningskortet på fakturan till betalordern. Därefter placera alla inbetalningskorten i samma kuvert och jag var tvungen att lämna in, eller skicka in, det till banken.

Var det en tjänsteresa så fick jag attestera resefakturan via att den låg i mitt postfack och sedan skulle lämnas i ett annat postfack för betalning.

Pusst och stön.

Varför är en del kvar i 90-talet?

Men vad händer då i mången verksamhet idag? Jo, det är lika trögt som det var för 30 år sedan. Väldigt lite har skett egentligen. Man lever med system vars leverantörer är protektionistiska om “sin affär” för att söka dominans på marknaden. Detta på din bekostnad.

Dominansen som man eftersöker innebär att man vill ha allt för sig själv. Man ser sig någonstans där i framtiden vilja bygga ut sitt system så det kan klara av än mer än vad det gör idag. Målet är att kunna erbjuda allt som en verksamhet behöver. Allt i ett system från en leverantör, det vill säga dem själva.

Kommer osökt att tänka på uttrycket i en av Matrix filmerna där agent Smith kallar in fler av sig själv för att bekämpa filmens hjälte, Neo; “More me, even more me!” 🙂

Leverantörerna låser in användarna

Åter till systemen i verksamheten, där man som leverantör förväntar sig att användarna ska vänta på att de ska komma med fler funktioner…så smårningom. Eller rättare sagt man tvingar användarna att vänta.

Det gör man genom att vara protektionistisk. Man gör allt för att skydda den “brillianta” idén om att få herraväldet inom sin marknad. Inlåsningseffekten är tydlig, både som strategi och som verklighet sett från användarnas sida.

Detta skadar dig och din verksamhet. Men hur kan ni låta detta ske?

Dålig kravställning och monopol

Jo, det är en kombination av att ni inte har ställt rätt krav vid er upphandling och att det är på sina håll närmast en monopolställning. En leverantör jag kollade in häromdagen stoltserar stort att man har 90% av alla svenska kommuner som kunder. 90%!

Det är klart att man inte då behöver anstränga sig för att vara nytänkande. För vart ska alla stackars kunder vända sig som inte är nöjda och eventuellt funderar på att byta?

Här behöver ni både kunna hantera den situation som ni idag sitter i och den situation som ni kommer att befinna er i imorgon.

Tjata utan uppehåll

Den aktuella situationen påkallar att ni ligger på systemleverantörerna om att ni vill ha åtkomst till deras system för, till exempel, integration med andra system. Ni får absolut inte kapitulera inför de dimridåer som ofta används i form av:

• Det får vi ta upp på användarmötet till våren. (Det vill säga vi skjuter på problemen.)
• Vi får se vilka andra av våra kunder som kan vilja ha den funktionen. (Svagt engagemang och gör att man blir svaret skyldig…om någon kommer ihåg frågan.)
• Det är inte riktigt möjligt på grund av … (någon teknisk förklaring som gör den icke-tekniskt bevandrade överväldigad av mumbo-jumbo).
• Det kommer att kosta er så mycket så det kommer ni inte att ha råd med. (Jo, jag har hört den förklaringen, där leverantören tar beslutet för kundens räkning om vad som är dyrt och inte.)
• Och så vidare.

Har du något ”roligt” argument du hört från er(a) systemleverantörer? Maila mig gärna åter på detta inlägg.

Systemägare är ett omfattande uppdrag

Ni behöver ha en eller flera personer som är intresserad av att driva frågan utifrån verksamhetens krav. Dessa individer behöver vara mer på verksamhetens sida än allierade med leverantören. De måste vara “besvärliga” med leverantören och kunniga i systemet och teknik.

Totalt sett är det billigare för verksamheten att ha en person som fokuserar på att vara systemägare och kravställare gentemot leverantörerna. Denne måste då också ha den ovan nämnda tekniska kunskapen. Detta i kontrast till att ha en systemägare som egentligen huvudsakligen har andra arbetsuppgifter och sen är systemägare “lite på sidan om”.

Har de för lite tid då orkar de inte driva verksamhetens frågor gentemot leverantörerna. Har de för lite kompetens så kommer de att inte kunna argumentera nog för verksamhetens sak, utan bli avspisade med ovan nämnda dimridåer.

Hur fungerar det hos er med systemägaren; har de den tid och kunskap de behöver för att företräda verksamhetens krav på ett bra sätt?

Kravställningen måste bli bättre

Framåtsyftande så behöver ni ställa rätt krav på kommande upphandlingar. Förutom den rent funktionella delen i upphandling av system så behöver ni kräva öppenhet och flexibilitet i systemet. System måste kunna prata med andra system. Det måste vara ett ska-krav. (Mer om det i nästa veckas brev.)

En annan orsak till att det idag fortfarande ser ut som för 30 år sedan är att man inte är tillräckligt innovativ. Det har i många verksamheter aldrig funnits rätt drivkraft för att arbeta med innovationer. Det behöver finnas för att kunna ta sig ur dagens tillstånd och “in i framtiden”.

Det kommer jag att ta upp vidare i nästa veckobrev. Tänkte beröra några områden inom innovation och system som borde beaktas i alla verksamheter.

Hur upplever du att er kravställning har varit och hur säkerställer ni att den blir bättre i framtiden?

Önskas stöd i dina tankar?

Vill du diskutera hur din systemmiljö ser ut och vad ni skulle behöva för att ta nästa kliv i utvecklingen? Du kanske är en frustrerad systemägare eller en lika frustrerad verksamhetsutvecklare. Hör av dig då så kan vi pratas vid. Du når mig som vanligt genom att svara åter på detta mail (matts@mattsrehnstrom.com) eller att ringa mig på 070-528 52 61.

Om inte annat så hörs vi nästa söndag och jag önskar dig en fin höstvecka tills dess.

Hälsningar,

Matts