Fokus ökar din effektivitet

För att öka effektiviteten behöver du öka ditt fokus. Det går inte att vara effektiv om du är en här, och en där, i både tanke och handling. Det blir varken hackat eller malet. Man blir helt splittrad och det kan kännas som man inte åstadkommit något nyttigt under en dag. Jag tror du känner igen dig, eller hur?

Men vad ska man fokusera på då? Det är ju så mycket som behöver göras och som du behöver vara inblandad i. Detta gäller vanligen oavsett om man är chef eller ej i verksamheten. Och ibland känns det som oavsett hur man prioriterar så så blir det fel.

Pareto ger oss vägledning

Vilfredo Pareto, en italiensk vetenskapsman och filosof, kom under början av 1900-talet fram till att det finns ett samband mellan hur rikedomar är fördelade. Det visade sig att 80% av rikedomarna ägdes av 20% av befolkningen.

Efter det så övergick Vilfredo Pareto att visa att detta förhållande gäller så mycket mer än bara innehavande av rikedomar. Det blev en generell regel av hur saker fördelar sig i världen, vilket många ser som en form av naturlag. Denna regel kallas för Pareto-regeln eller 80/20 principen.

Den generella 80/20 principen kan variera något. Fördelningen kan vara både 70/30 eller 90/10, eller något däremellan. Men det viktiga vi kan lära av Pareto-regeln är att huvuddelen av arbete, pengar, frustration, och så vidare, går till att hantera en mindre andel av den totala mängden som vi jobbar med i en verksamhet. Och det gäller alla verksamheter och också oss själva som personer.

• 20% av alla ärenden som kundtjänst hanterar upptar 80% av tiden de lägger ner.
• 20% av allt artister spelas 80% av gångerna, vilket också ger att dessa 20% också tjänar 80% av alla pengarna.
• 20% av brukarna står för 80% av insatsbehovet.
• 20% av eleverna står för 80% av behov av extra stöd.
• 20% av IT-stöden vi har står för 80% av allt arbete som krävs.
• 20% av leverantörerna står för 80% av alla fakturor och också 80% av kostnaden.
• 20% av alla “problem” vi har i verksamheten upptar 80% av våra diskussioner på ledningsgruppsmötet eller APT.
• Och så vidare…

Vilket 80/20 förhållande gäller för din personliga vardag? Vad är det som står för huvuddelen av ditt huvudbry?

Och vilket 80/20 förhållande ser du i din verksamhet? Var skulle ni kunna fokusera för att öka både servicegrad och effektivitet.

80/20 principen inom 80/20 fördelningen

Det kluriga med principen är att den går att applicera vidare på en delmängd, det vill säga på den 20% som vi redan identifierat. Om 20% av alla ärendena upptar 80% av den tid vi lägger ner, så står vidare 20% av de första 20%:s ärenden för 80% av tiden inom de första 80%. Hänger du med? Låt mig förtydliga.

Vi säger att vi har 100 ärenden under en vecka som vi arbetar med i 100 timmar, vilket blir en timme per ärenden i medel. Av dessa 100 ärenden så kräver 20 ärenden att vi arbetar 80 timmar med dem. De allra flesta ärendena, 80 stycken, tar endast 20 timmar i anspråk.

Av de 20 mest krävande ärenden så står vidare 20%, det vill säga fyra ärenden, för 80% av de 80 timmar som det tar att arbeta med de mer krävande ärendena. Det blir 64 timmar.

Så vi arbetar alltså i 64 timmar med att handlägga fyra av de 100 ärendena. Tänk om du på förhand har kunna identifierat de första 20% och sen nästa 20%. Det är som att zooma in en nivå. Då kan du direkt veta när ett sådant ärenden kommer in.

Det istället för att efter en massa timmars arbete upptäcka att just detta ärende är av den mer krävande typen.

Vad skulle det göra för er effektivitet och möjlighet att planera?

Fokusera på det som är viktigast

Om du kan identifiera vilka problem eller uppgifter som står för huvuddelen av arbetsbehovet och tankekraften så kan du välja att fokusera på just dessa på ett strukturerat sätt. Då kan du öka både effektiviteten och kvaliteten “bara” genom att fokusera på att lösa dessa problem eller arbetsuppgifter.

Kan du adressera dessa frågor så kommer du att ha bidragit väldigt mycket till verksamheten. Detta i kontrast till att ta upp en massa tid till att fokusera på saker som ger liten effekt.

Det gäller dig, likt väl som dina processer

Att ha fokus för dig som person är viktigt för att kunna vara effektiv och att känna att du gjort ett bra arbete i slutet på dagen. Det är dock lika viktigt i dina processer. När ni arbetar med att förbättra dem så ska ni fokusera på att förbättra de saker som ger störst effekt.

Och enligt Pareto-regeln så är det då 20% av alla ärenden som står för 80% av processens tidsbehov. Kan ni identifiera dem och sedan fokusera på dessa och hitta förbättringar så kan ni minska arbetsbehovet och öka servicegraden.

Och eftersom dessa står för huvuddelen av er tid, så är det där du finner den stora potentialen.

Kvalitetsökning följer med på köpet

Nu låter det kanske som att det bara är tid som vi kan förbättra och på så sätt bli effektivare. Men det är faktiskt så att om du kan identifiera till exempel de 20% av kunderna som står för 80% av behovet eller affärerna, så kommer du att kunna ge just dessa ökat värde.

Det är ju de viktigaste kunderna du har. Om de blir nöjda så kommer det att ge väldigt mycket för verksamheten.

De viktigaste kunderna (vad du än må kalla dem) får en ökad service, vilket ger er bättre resultat, vilket ger personalen en positiv återkoppling, vilket är bra för hela verksamheten.

Så summeringen för veckan är att du behöver välja vad du fokuserar på för att få ut mest av din arbetsinsats. Det gör du genom att använda dig av Pareto-regeln och analysera din egen och verksamhetens situation. Det göra att du kommer att välja att fokusera din tid på det som ger störst effekt!

Hoppas jag du får en fortsatt fin sommar, så hörs vi om en vecka.

Hälsningar,

Matts