En trevlig lunch väntade

Ring – Riiiiing! Telefonens ringande ljud hördes genom trapphuset med en stentrappa. Det var en uppmanande ton som ekade.

Christian och jag var precis på väg ner för trappen för en extra god lunch. Vi hade jobbat ihop ett längre tag. Mitt uppdrag var att hjälpa dem att utveckla och installera ett verktyg för kvalitetsuppföljning. Nu hade vi precis satt skapelsen i drift och vi var båda två nöjda. Lunchen hägrade och vi skulle fira med att ta något extra gott på menyn.

– Vänta, sa Christian, jag tror det är min telefon som ringer. Ska jag ta det måntro? Han tvekade mitt i steget.

– Det kan nog vänta till efter lunch, sa jag, både hungrig och med tanke på att det snabbt fyller upp i restaurangen så här precis efter klockan 12.

– Nej, jag tror jag går tillbaka och svarar, sa han och vände om för att gå tillbaka till sitt rum.

Jag blev stående i trappen och väntade medan Christian tog samtalet. Efter ett tag kom han ut och såg bekymrad ut.

– Jag vet inte om jag hinner äta lunch idag, sa han.

– Det var kvalitetschefen på koncernen som ringde. Han ska ha ett ledningsgruppsmöte i koncernledningen nu klockan 13 och han vill ha material från mig inför det.

Christian och jag blev stående i trappen diskuterades hur han skulle bemöta detta. Koncernens kvalitetschef och koncernens ledningsgrupp, båda smäller rätt högt om man är lagd åt det hierarkiska hållet. Så det vore kanske bäst att han ändå skippade lunchen och ställde upp och fixade de efterfrågade materialet?

Vissa har satt det i system

Det här var rätt många år sedan och jag har burit med mig den händelsen sedan dess. Vad är det som gör att vissa personer bristande planering ska sprida kaos och stress hos andra runt i organisationen? Visst, det händer oss alla från gång till annan att vi missar saker och ting och behöver akut assistans.

Men vissa har satt det i system.

De vet att de alltid kan få hjälp. Dessa “vissa” är företrädesvis någon nivå upp i hierarkin, för då vet de med sig att de kan direkt eller indirekt beorda akut assistans. Och så länge medarbetare runt om kring spelar med och ställer upp för att täcka personens bristande förmåga på att planera, så länge fungerar det också.

Det blir lite som att det inte riktigt finns behov för att vara strukturerad och planera, för man vet ju att det alltid finns akut hjälp att få. Det är ju lättare att andra kan snabbt rycka in vid behov än att jag själv ska behöva ta ansvar och planera.

Detta sätt kunde fungera i organisationer där underställda medarbetare självklart förväntades täcka upp och stötta chefen vid dess behov. Hierarkin var tydlig och konsekvenserna likaså ifall man inte var “en lagspelare”.

Men nu är vi allt mer på väg in i plattare organisationer och verksamhet som mer och mer drivs processorienterat. Det har gjort att medarbetarnas kunskaper, med medföljande ansvar och befogenheter, hela tiden ökar. Det är viktigare att leverera värde till kunderna, vad man än kallar dem, än att tillfredsställa chefen.

Att fokuser på sina värdeskapande flöden ger oss en nyttig energiinjektion för att kunna få styrning på vårt arbete och se till att vi gör rätt saker, på rätt sätt, för rätt orsak.

Det blev lunch ändå…typ

Christian och jag fortsatte till restaurangen trots att det tog emot för honom. Han var tydligt frånvarande vid vår lunch då han funderade på hur han skulle kunna plocka ihop material som ändå kunde rädda koncernens kvalitetschef i hans presentation på ledningsgruppsmötet.

Lite trist på vårt firande, men samtidigt så gav lunchen Christian möjlighet att tänka igenom vad och hur han skulle sammanställa informationen på bästa sätt. Så det blev bra till slut ändå. Kanske mest för koncernens kvalitetschef, som än en gång blev räddad ur en egen vald situation av dålig planering.

En liten bild som du kan använda för att påpeka budskapet.

Så kom ihåg; se till att inte vara en sådan som skapar kaos och stress hos andra på grund av din bristande planering. Se också till att inte bli ett offer för andras bristande planering. Säg stopp och påtala behovet av både planering och framförhållning, så ska du naturligtvis kunna hjälpa till på bästa sätt.

Har du någon kollega som passar in på beskrivningen med dålig planering vilket i sin tur spiller över på dig? Hur bemöter du det?

Återkom gärna med din upplevelse, det är alltid lika roligt att få höra din erfarenhet.

Jag önskar dig en stressfri och kontrollerad vecka,

Matts