Enligt Harvard Business Review (HBR) så kommer 88 miljoner människor att under 2027 arbeta med projektstyrning och -ledning. Samtidigt så beräknas projekt som helhet att nå ett ekonomiskt värde av 20 triljoner USD, det är alltså drygt 20 miljoner miljoner (20.000.000.000.000) amerikanska dollar. För att sätta det i perspektiv så är det grovt räknat 1.100 gånger Sveriges statsbudget för 2025.

Vi kan konstatera att det är en himla massa pengar. HBR visar också i undersökningar att endast 35% av projekten lyckas med att nå sina mål.

Det kan vara allt från:

• att man får mindre än man tänkt sig till den planerade kostnaden,
• eller så får man vad man tänkt sig men till en högre kostnad,
• eller så får man mindre än man tänkt sig till en högre kostnad,
• eller så misslyckas projektet helt, och så läggs allt ner och pengarna som är förbrukade fram är kastade i sjön.

Det finns alltså en enorm mängd pengar som går till projekt som fallerar. Uppsidan av att ha bättre kontroll i sina projekt är alltså enorm.

Nyttan med att driva projekt rätt är enorm

Med en liten beräkning baserad på de nyttovärdesanalyser som jag själv medverkat i under åren, så kan vi räkna med att de projekt som misslyckas blir i genomsnitt 20% dyrare. Det är rätt försiktigt beräknat, men jag tänkte att försiktighetsprincipen bör gälla här. Om vi då tänker oss att din verksamhet bedriver projekt som omsluter 500 miljoner per år.

Vad innebär det då för er verksamhet om vi anammar ovan siffror?

1. Av era projekt når 35% sina mål, vilket i pengar innebär att 175 miljoner kronor når sitt mål, det vill säga pengarna gör den nytta som projektägaren har avsett.
2. Resterande 325 miljoner kronor når inte målet, utan med 20% fördyring behöver de ökas med 65 miljoner kronor för att ni ska få det ni tänkt er. Så er budget är på en halv miljard och ni behöver lägga 65 miljoner kronor till för att nå era mål.
3. Eller så kan du vända på beräkningen och säga att ni får 65 miljoner kronor mindre värde om ni väljer att hålla budgeten och istället stryker ni helt eller delvis viss funktionalitet längs vägen. Ni får alltså inte det ni har tänkt och varit beredd att betala för.

Och ovan beräkning är per år. Så här kan man inte fortsätta, man behöver göra något åt det. Ett sätt att göra något är att tillse att man har en väl fungerande projektmodell och att man tillser att utbilda personalen i hur man använder projektmodellen.

Projektmodell!? Äsch…

En del verksamheter har en projektmodell, men man bryr sig inte riktigt om den. Det är mer frivilligt om man ska behöva följa den eller inte. De som då mest bryr sig i modellen, det är projektledaren och det räcker inte.

Andra verksamheter har en projektmodell och säger att den ska följas, men på grund av för dålig förståelse för vad modellen egentligen innebär, så är det oftast främst de professionella projektledarna som följer modellen. Sen får de jaga på de övriga rollinnehavarna för att de ska agera som förväntat.

Det är inte alls ovanligt att dessa projektledare i slutänden är de som driver alla rollerna själv. “Du som är så duktig, kan inte du skriva projektdirektivet till mig,” säger den som borde agera i rollen som projektägare, “du vet ju vad vi ska göra?”.

För vissa, är allt ett projekt

Ytterligare andra verksamheter missbrukar ordet projekt och använder till lite vad som helst, där något ska göras som är lite utanför det vanliga arbetet. Men man uppfyller inte definitionen av ett projekt och man ger inte den som man kallar projektledare rätt förutsättningar för att lyckas.

Ytterligare andra har tillåtit att ekonomiavdelningen lagt beslag på ordet “projekt”, där det finns i ekonomisystemet mer för att ha som ett kostnadsställe. Man för kostnader där, även för sådant som inte alls har med verkliga projekt att göra.

För att stoppa detta stora läckage så behöver du göra något! Projektmodell är en sak. Utbildning i modellen är en annan sak. Uppföljning av att den används och löpande stöd till dem som jobbar i projekt, är en tredje. Du behöver göra se till att alla tre fungerar.

När det kommer till utbildning, så glöm inte personalomsättningen. Det räcker inte att hålla utbildningen en gång och sen hoppas att det ska fungera. Du måste se till att återkommande hålla utbildning. Både som repetition för dem som redan gått utbildning och jobbar enligt er projektmodell. Och glöm inte bort de nyanställda i er verksamhet.

• Har du ingen projektmodell? Clean Stream kan hjälpa dig att utveckla en väl fungerande modell för er verksamhet. Vi utgår från en väl fungerande grundmodell och anpassar den efter era behov.
• Har du en projektmodell, men den fungerar inte så bra? Clean Stream kan hjälpa dig att förbättra er projektmodell, där vi ser vad som fungerar och kan förbättras.
• Saknar du utbildning kring hur man jobbar enligt er projektmodell, hur man styr projekt, hur man leder projekt eller hur man planerar projekt? Clean Stream har kunskapen och utbildningarna ni behöver, både online och fysiskt.

Kontakta mig så kan jag berätta mer.

Men framförallt, gör något åt era projekt så ni slipper ha läckage i verksamheten. Om ovan exempel stämmer in på dig, tänk vad ni skulle kunna göra med 65 miljoner per år. Jag är övertygad om att de skulle vara omvälvande för er att ha dessa pengar till annat.

The post En projektmodell som följs sparar er pengar appeared first on Clean Stream.

Den fjärde uppskjutningen av Starship och Super Heavy Booster gick av stapeln på nationaldagen. Som en sci-fi- och tech-kille så har jag länge följt utvecklingen som SpaceX gjort. Det finns så mycket att säga om deras arbete, men i det här veckobrevet tänkte jag stanna vid deras attityd kring att misslyckas. SpaceX är inte rädda för att misslyckas i verksamhetsutveckling.

Den uppskjutning som var i torsdags var den fjärde av hela raketen, bestående av själva booster-delen. Det vill säga den del som gör att raketen lämnar jordens huvudsakliga gravitation. Och sen Starship, den del som ska kunna innehålla last och människor till Månen och Mars. Den sitter ovanpå boostern.

Den här uppskjutningen var den fjärde och, precis som de tre föregående, ett test. Dessförinnan har man gjort en mängd uppskjutningar med bara booster-delen för att testa den. Testet är att prova något specifikt och att samla in data kring hela uppskjutningen.

SpaceX har ett tempo som aldrig tidigare skådats

Man har alltså byggt flera hela raketer som man skjuter upp med vetskapen om att de kommer med stor sannolikhet att bara gå sönder. Att testa kan verka helt logiskt och det gjorde man också på NASA också en gång i tiden när de var aktiva med att utveckla raketer. Den stora skillnaden är att SpaceX har ett tempo som aldrig tidigare skådats i dessa sammanhang.

Hela satsningen är att de kör på och bygger och testar, bygger och testar, om och om igen. Det kostar massor med pengar för att bygga dessa hela raketer. Tanken är att det totalt sett är billigare att bygga dem och skicka upp dem nu, i snabb följd, än den totala kostnaden blir av att vara för försiktig och kanske möta ett stort misslyckande i slutet.

Det här kan vi lära oss av när det kommer till vårt förbättringsarbete. Det är i stort sett alltid bättre att utveckla och sen prova, för att lära sig och sen göra om och bättre. Hela tiden i en serie.

Misslyckas i verksamhetsutveckling

Du kommer att “misslyckas” i din verksamhetsutveckling, där det kommer vara saker som inte fungerar som tänkt, men notera citationstecknen runt “misslyckas”. För egentligen så har du haft framgång. Framgång av att du vågade och att du nu lärt dig en massa längs vägen.

Med den nya kunskapen och den positiva känslan av att vara på väg framåt, tar du sen nästa steg och gör likadant; testar igen. Du lär dig hela tiden saker som du aldrig skulle lärt dig om du inte vågade prova.

“Den som inte vågar ta nästa steg, blir lätt stående på ett ben”
– kinesiskt proverb.

I en organisation där det inte är tillåtet att göra fel, så blir man lätt tankemässigt låst och vågar inte prova. Blir man bestraffad i någon form när man gör ett misstag så drar man sig för att just prova. Initiativ tas ifrån en och man avvaktar.

Just detta är en enorm kostnad och en enorm potential som man går miste om. Jag ser det om och om igen i så många verksamheter.

Hur är det i din organisation; är priset högre för misslyckanden än vinsten för att har tagit ett initiativ?

I våra utbildningar Certifierad förbättringsledare och Certifierad verksamhetsdesigner lär vi ut vikten av att hålla högt tempo och att prova. De erfarenheter och kunskap du får genom att prova överstiger i stort sett alltid priset du får betala för att avvakta och vänta på den perfekta lösningen.

Det finns naturligtvis tillfällen då vi inte ska chansa, som när liv och hälsa står på spel. Men för det mesta när det kommer till vårt förbättringsarbete så är vi inte ens i närheten av liknande kritiska saker som kan inträffa om det går fel, och då skadar försiktigheten vår utveckling.

Vad är det värsta som kan hända?

Många gånger är det värsta som kan hända att att en kund ringer och klagar, eller att en kollega får göra något en gång till, eller liknande. Här är det bra att förebyggande arbeta med att information till olika intressenterna, om att ni håller på med utveckling inom området. När så skett nöjer sig de flesta som eventuellt upplever något negativt bara att gå vidare i tillvaron.

Åter till SpaceX. Uppskjutning nummer tre slutade med att rymdskeppet kraschade vid återinträde i atmosfären. Detta slog media upp stort som att det var ett misslyckande. Samtidigt så hurrade alla som var mer insatt i frågan.

Du kommer att drabbas av liknande när du nu använder testa-lära-principen. Oinsatta eller de som inte vill att du ska lyckas kommer att påpeka att:

1. du misslyckats,
2. att du gjort fel, och
3. att förbättringsarbetet du jobbar med snarast borde läggas ner.

Men då vet du bättre och tar det med ro, för du har lärt dig en massa och du kommer att göra sakerna än bättre nästa gång.

Nedan ser du hur SpaceX medarbetare ser ut när andra skriver om att de misslyckats. Inte mycket till spår av misslyckanden i dessa miner.

​​​​​​​

Som min vän Anita, som jag jobbat med länge, brukar säga; “vi måste våga hoppa!”.

Vågar du hoppa

Så frågan till dig för veckan blir; vågar du hoppa? Vågar du ta risken av att allt inte är perfekt och att någon kan bli lite irriterad på att något inte fungerar som det borde? Vågar du misslyckas i verksamhetsutveckling?

Jag hoppas det. För desto snabbare du “misslyckas”, desto snabbare kommer du framåt. Ingen kan förutse alla variabler över lång tid, utan du behöver testa dig fram, i verklig miljö, med verkliga människor inblandade.

The post Du kommer att misslyckas i verksamhetsutveckling appeared first on Clean Stream.

De trodde de var överens

Göran hade tagit initiativ till en genomgång av processen vilket samlade en mängd berörda. Det blev ett ganska kort möte, för de problem som kom upp diskuterades endast övergripande och vissa mindre justeringar gjordes med lite flummiga formuleringar.

Vid den avslutande genomgången nickade alla i takt. Alla var överens om att det var så man nu framgent skulle jobba. De lämnade rummet i enighet.

Efter flera månader så visade det sig att de var inte alls överens. Resultatet blev två saker.

Vissa struntade i om det blev rätt. De gjorde ju som de tyckte att man kommit överens, vilket stämde väl med det arbetssätt som man haft tidigare. Det vill säga, man gjorde som man alltid gjort, vilket ju vid mötet känts så bra, för orsaken till allt gnissel vad ju inte att de jobbade fel.

Andra var mer brydda och fortsatte kalla de andra till ad-hoc möten för att lösa problemen.

”I mörkret är alla katter grå”

Min mamma lärde mig uttrycket att “i mörkret är alla katter grå”. Betydelsen kan variera, men som min mamma lärde mig var det att vid vissa tillfällen inte kan se detaljer för att vi inte har rätt förutsättningar.

Rent fysiskt så är uttrycket helt rätt, då vi i mörker inte kan skönja färger och mönster, på grund av våglängden på ljuset och våra ögons förmåga att se färger och i mörker.

De grå katterna finns även när vi arbetar i våra verksamheter. På vissa nivåer är vi alla överens om hur det ska vara. När vi inte går ner i detaljerna så kan vi alla nicka och hålla med.

Nu blir det dålig stämning

Vad som orsakar friktion är en ovilja att gå ner i detaljerna. För gör vi det, så kommer skillnaderna att dyka upp och vi tror att det blir lätt lite dålig stämning. Trist nu när vi tänker att vi har det så mysigt tillsammans.

Det är detaljerna som avgör hur det övergripande ska bli, men när vi inte pratar om dem, så har vi inte heller rätt förutsättningar för att forma det övergripande flödet. Det är lätt att ni blir lite flummiga i vad som sägs och dokumenteras.

Många är de möten som jag varit med på där frågor slätats över, för man vill komma vidare eller vill inte förstöra den goda stämningen genom att ta upp ett känsligt ämne.

Gå från flum till tydlighet

Ska du få bort flummet så måste du också gå ner i detaljerna. För det är där ni kan bli tydliga.

Det må bli lite oro och dålig stämning, men det kommer att bespara väldigt mycket framtida dålig stämning om ni blir överens, på riktigt, nu, istället för att släta över saker.

Frihet ligger precis bortom att ni fått ordning på detaljerna och strukturen. Det är först då som ni kan fokusera på att skapa värde istället för att hela tiden vara irriterade på att saker inte stämmer.

Digitaliserade processer

Vi på Clean Stream ser detta hela tiden när vi hjälper verksamheter att digitalisera sina processer. Jag har själv sett sedan 25 år att när vi jobbar med “data”, som det hette för, det vill säga det vi nu kallar digitalisering, så behöver vi vara tydliga.

Ett datorprogram kan inte vara flummigt. Antingen så blir det si, eller så blir det så. “Kanske” finns inte. Allt är antingen ett eller noll, det vill säga digitalt.

Det kan ni ta till er också när ni digitaliserar era processer, för då kommer ni fram till frågeställningar om hur de olika arbetsformulären ska se ut, eller vilka verksamhetsregler som ska gälla var och hur dessa regler ska formuleras.

Det som tidigare kunde vara flytande, flummigt, vagt och tolkningsbart, till stort besvär för verksamheten, behöver nu bli verkligt tydligt. Det är i den tydligheten som styrkan ligger.

Tydligheten är frihet och styrka

När du är tydlig så skapar du också den nämnda friheten att kunna fokusera på värdeskapande och inte på irritationsmoment runt omkring.

Och är det en detalj som inte fungerar som du eller någon annan vill, då kan ni alltid ta upp detta till diskussion. Då är du dessutom väldigt tydlig i diskussionen.

Säg att det är en viss verksamhetsregel som inte fungerar bra, då bli det mötet också om hur utformningen av den reglen ska se ut. Inte övergripande och vagt kring att “det här fungerar inte” eller “vi behöver göra något”, utan rakt på sak; väldigt fokuserat.

Så inför kommande vecka, fundera igenom några delar där du känner att det inte fungerar som de ska i verksamheten. Kalla till dig de som är berörda och sätt er ner för att gå igenom detaljerna. Ge er inte förrän ni kommit ner på lägsta nivå och ni är överens om detaljerna.

För du kommer att upptäcka att när du börjar diskutera detaljerna så föds något nytt i rummet. Alla blir fokuserade på att få reda ut dem, då de leder till framgång för er alla. Det ni är oense om, sitter inte i själva detaljerna. Det som känns obekvämt är att ni inte vågar diskutera dem för rädsla för att något är känsligt. Det är det ofta inte när man fokuserar på respektive detalj istället.

Önskar dig en fortsatt fin vecka.

Matts

The post Få ordning på detaljerna i era processer appeared first on Clean Stream.