Det fanns ett stort behov få ordning på detaljerna i en process som hade gnisslat enormt mycket under många år. Den rörde ständigt upp känslorna och trots ad-hoc möten på rad så löstes aldrig problemet.
De trodde de var överens
Göran hade tagit initiativ till en genomgång av processen vilket samlade en mängd berörda. Det blev ett ganska kort möte, för de problem som kom upp diskuterades endast övergripande och vissa mindre justeringar gjordes med lite flummiga formuleringar.
Vid den avslutande genomgången nickade alla i takt. Alla var överens om att det var så man nu framgent skulle jobba. De lämnade rummet i enighet.
Efter flera månader så visade det sig att de var inte alls överens. Resultatet blev två saker.
Vissa struntade i om det blev rätt. De gjorde ju som de tyckte att man kommit överens, vilket stämde väl med det arbetssätt som man haft tidigare. Det vill säga, man gjorde som man alltid gjort, vilket ju vid mötet känts så bra, för orsaken till allt gnissel vad ju inte att de jobbade fel.
Andra var mer brydda och fortsatte kalla de andra till ad-hoc möten för att lösa problemen.
”I mörkret är alla katter grå”
Min mamma lärde mig uttrycket att “i mörkret är alla katter grå”. Betydelsen kan variera, men som min mamma lärde mig var det att vid vissa tillfällen inte kan se detaljer för att vi inte har rätt förutsättningar.
Rent fysiskt så är uttrycket helt rätt, då vi i mörker inte kan skönja färger och mönster, på grund av våglängden på ljuset och våra ögons förmåga att se färger och i mörker.
De grå katterna finns även när vi arbetar i våra verksamheter. På vissa nivåer är vi alla överens om hur det ska vara. När vi inte går ner i detaljerna så kan vi alla nicka och hålla med.
Nu blir det dålig stämning
Vad som orsakar friktion är en ovilja att gå ner i detaljerna. För gör vi det, så kommer skillnaderna att dyka upp och vi tror att det blir lätt lite dålig stämning. Trist nu när vi tänker att vi har det så mysigt tillsammans.
Det är detaljerna som avgör hur det övergripande ska bli, men när vi inte pratar om dem, så har vi inte heller rätt förutsättningar för att forma det övergripande flödet. Det är lätt att ni blir lite flummiga i vad som sägs och dokumenteras.
Många är de möten som jag varit med på där frågor slätats över, för man vill komma vidare eller vill inte förstöra den goda stämningen genom att ta upp ett känsligt ämne.
Gå från flum till tydlighet
Ska du få bort flummet så måste du också gå ner i detaljerna. För det är där ni kan bli tydliga.
Det må bli lite oro och dålig stämning, men det kommer att bespara väldigt mycket framtida dålig stämning om ni blir överens, på riktigt, nu, istället för att släta över saker.
Frihet ligger precis bortom att ni fått ordning på detaljerna och strukturen. Det är först då som ni kan fokusera på att skapa värde istället för att hela tiden vara irriterade på att saker inte stämmer.
Digitaliserade processer
Vi på Clean Stream ser detta hela tiden när vi hjälper verksamheter att digitalisera sina processer. Jag har själv sett sedan 25 år att när vi jobbar med “data”, som det hette för, det vill säga det vi nu kallar digitalisering, så behöver vi vara tydliga.
Ett datorprogram kan inte vara flummigt. Antingen så blir det si, eller så blir det så. “Kanske” finns inte. Allt är antingen ett eller noll, det vill säga digitalt.
Det kan ni ta till er också när ni digitaliserar era processer, för då kommer ni fram till frågeställningar om hur de olika arbetsformulären ska se ut, eller vilka verksamhetsregler som ska gälla var och hur dessa regler ska formuleras.
Det som tidigare kunde vara flytande, flummigt, vagt och tolkningsbart, till stort besvär för verksamheten, behöver nu bli verkligt tydligt. Det är i den tydligheten som styrkan ligger.
Tydligheten är frihet och styrka
När du är tydlig så skapar du också den nämnda friheten att kunna fokusera på värdeskapande och inte på irritationsmoment runt omkring.
Och är det en detalj som inte fungerar som du eller någon annan vill, då kan ni alltid ta upp detta till diskussion. Då är du dessutom väldigt tydlig i diskussionen.
Säg att det är en viss verksamhetsregel som inte fungerar bra, då bli det mötet också om hur utformningen av den reglen ska se ut. Inte övergripande och vagt kring att “det här fungerar inte” eller “vi behöver göra något”, utan rakt på sak; väldigt fokuserat.
Så inför kommande vecka, fundera igenom några delar där du känner att det inte fungerar som de ska i verksamheten. Kalla till dig de som är berörda och sätt er ner för att gå igenom detaljerna. Ge er inte förrän ni kommit ner på lägsta nivå och ni är överens om detaljerna.
För du kommer att upptäcka att när du börjar diskutera detaljerna så föds något nytt i rummet. Alla blir fokuserade på att få reda ut dem, då de leder till framgång för er alla. Det ni är oense om, sitter inte i själva detaljerna. Det som känns obekvämt är att ni inte vågar diskutera dem för rädsla för att något är känsligt. Det är det ofta inte när man fokuserar på respektive detalj istället.
Önskar dig en fortsatt fin vecka.
Matts
