I den här videon kommer jag att prata om den effektiva, produktiva och tillfredsställande organisationen och varför du måste gå över till den typen av organisation. Hej. Matts Rehnström här. Shaper of Business Excellence. Välkommen tillbaka till serien där jag går igenom många av dessa komponenter, eller faktiskt alla dessa komponenter som jag har i relationsdiagrammet för komponenterna i Business Excellence. Det långa namnet på den här affischen, som visar alla de komponenter som du måste förstå och som måste fungera i din organisation för att bli framgångsrik. Och det visar också relationen mellan dem så att de inte bara ligger där själva. De är alltså faktiskt kopplade till varandra. Hur som helst har jag varit med i en liten miniserie. I den här serien har jag talat om klarhetsmatrisen och det här är den fjärde och sista videon i den här lilla miniserien. Och här talar jag om varför vi måste bry oss om alla dessa olika komponenter som jag visade dig på affischen och som du också kan se på affischen. Om du vill ladda ner den kan du klicka på länken nedan.

Översikt över Clarity Matrix

Vi har alltså en matris för tydlighet och två axlar. Vi har tydliga, oklara. Vi har artikulerat och oartikulerat. Vi har alltså fyra fält här och jag ska gå igenom vart och ett av dessa fyra fält.

Den manipulativa organisationen

Det första området vi talade om var oklart och oartikulerat, och det var den manipulativa situationens relationsorganisation där människor spelar ut varandra på grund av sina egna agendor. De vill uppnå något för det mesta, men om vi använder Paretoregeln, 80/20-regeln, skulle jag säga att 80 procent av människorna här nere inte vill spela mot någon. De vill bara göra ett bra jobb. De vill leverera ett bra värde till sina kunder. Så de känner sig hotade här nere och de känner att det inte är en rolig arbetsplats att arbeta på. De kanske klarar sig för dagen, men de gillar det inte. Det är ingen rolig plats att vara på.

Den hanterbara situationen

Sedan har vi saker som är tydliga, men oartikulerade, och sedan har vi den hanterbara situationen där du kan förstå reglerna eftersom du gick över gränsen. Någon sa till dig att du har gjort ett fel och att du inte kommer att göra det felet två gånger eftersom du har fått en reprimand för det. Det är alltså uppenbart att du har brutit mot regeln eller gått över gränsen. Så här kan vi klara oss, men det är inte roligt. Vi vill egentligen inte heller arbeta här. Vi klarade oss bara. Okej.

Organisationen för osäkra relationer

Och i den sista videon talade jag om saker som är formulerade, men som är oklara och vi hamnar i en osäker situation, en osäker miljö och en osäker relationsorganisation. Och det är när folk hör dig tala, men de vet inte riktigt vad du säger och vågar inte be om förtydligande. De känner sig därför osäkra. Vad ska jag göra? Jag vet inte riktigt. Så det bästa är att inte göra någonting. Jag vill inte riskera att göra något för att det kan vara fel. Jag är inte riktigt säker, men i den här videon kommer vi att fokusera på nästa och det är det sista fältet i denna fyrfältsmaskin.

Den effektiva, produktiva och utvecklande organisationen

Och här har vi alltså en situation där saker och ting är tydliga och formulerade. Här vet vi alltså vad vi ska göra. Vi vet att det är skrivet. Vi har mötesprotokoll som visar vad vi kom överens om vid det senaste mötet. Vi har en dagordning för mötet så att vi vet vad vi ska prata om.

Alla kommer till mötet och är förberedda. Rätt personer deltar i mötet. Det finns inga personer som bara sitter på ett möte. Alla som deltar i ett möte har ett syfte med mötet och de förbereder sig enligt dagordningen, och när vi är klara har vi ett mötesprotokoll där det framgår vad vi har gjort. Det är bara ett exempel på en tydlig och välformulerad miljösituation som vi har.

I en effektiv, produktiv och utvecklande organisation:

• Alla fokuserar på att leverera värde till våra kunder.
• Alla litar på varandra
• Det finns öppenhet:
  • I affärsprocesser
  • I organisationens framgångar och missöden
  • När man diskuterar ledningens och de anställdas tankar och känslor
• Alla hjälps åt och arbetar tillsammans för att ge våra kunder ett fantastiskt värde.
• Alla är glada över att vara en del av organisationen.

Vi kan också ha tydliga och väl utformade processer som talar om vad vi ska göra, vilket kommer att ingå i alla dessa komponenter som jag talar om.

Förhållandet mellan komponenterna i Business Excellence och Business Clarity

 

Vi har rutinbeskrivningar som talar om vad vi ska göra i en viss aktivitet. Vi har checklistor. Vi har regler och bestämmelser som stöder vårt arbete.

Vi har en miljö här uppe där vi kan räcka upp handen och säga: ”Hej, förlåt. Jag uppfattade inte riktigt vad du sa. Kan du ta det igen?” ”Javisst. Ja.”, och sedan tar jag det igen.

Inga brott, nej, ingenting av det slaget, för här befinner vi oss i en effektiv, produktiv och tillfredsställande situation, miljö, relationsorganisation, för här fokuserar vi tillsammans på att lösa vad det än är vi gör.

Att göra kunden nöjd med det vi säljer till honom eller det värde vi ger honom. Här arbetar vi alltså tillsammans. Folk spelar inte mot varandra här eftersom man inte spelar mot en bra familj. Man spelar inte sin familjemedlem i en bra familj, och här är det en bra familj inom organisationen. Ni spelar alltså inte mot varandra. Ni är öppna, ni är transparenta, ni pratar med varandra. Alla vet vad som har gjorts och vad de gör.

Varför du behöver gå över till en effektiv, produktiv och tillfredsställande organisation

Så om jag här nere talade om att säljarna är ute på fältet och gör försäljningsarbete och inte rapporterar tillbaka för att de inte riktigt vill engagera sig. De vill inte lämna några spår eftersom de är rädda. Om de är här nere känner de att om jag rapporterar saker om den här klienten kanske Johnny kommer att ta över. Vänta lite. Han kommer att stjäla min kund och sedan kommer han att stjäla försäljningen och om han gör det får han löneförhöjningen och inte jag. Det är han som får befordran, inte jag. Han får pengarna. Jag får inga pengar. Det är inte den miljö vi vill leva i, men det gör vi på många ställen.

Men här uppe för att flytta den bryr vi oss inte om det eftersom vi lämnar in en rapport när vi har gjort saker eftersom vi förstår vad som händer. Om jag är sjuk kan Jonah faktiskt gå in och hjälpa mig med kunden. Inte stjäla den. Han hjälper mig att göra det. Vi arbetar tillsammans, och han skulle till och med få bonusen bara för att han hjälpte mig. Och han är mycket rikare än jag eftersom han stjäl kunder från andra representanter.

Nej, vi arbetar tillsammans. Det vi gör tillsammans är något som vi delar och som kommer alla till del. Jag menar till exempel att bonusarna delas upp på ett helt nytt sätt inom en organisation som är här uppe än här nere. Här nere är det alla för sig själva. Här uppe har vi ett team. Vi har en uppgift att lösa alla situationer som vi behöver lösa och som vi behöver göra. Vi är fokuserade. Och det är här uppe som vi har alla dessa komponenter som jag har talat om och som vi kommer att fortsätta att tala om på plats.

Jag valde alltså samma tjej för alla bilderna här. Här nere har vi det defensiva. De vill inte delta i den här pjäsen som går runt. Men medan andra tänker: ”Hmm, vänta lite. Jag kan göra det här och det här, och sedan blir jag befordrad eller får min extra bonus eller så kommer jag att se bättre ut i chefens ögon. Hmm, jag gör det här.”

Här nere har vi ingen sund organisation. Vi har inte ett sunt förhållande. Här borta, när det är klart men oartikulerat, är det mer som ”Ja, vad som helst. Det spelar ingen roll. Jag klarar mig. Jag förstår. Ja, vad som helst. Om du säger det.” Här uppe har vi en osäkerhet. Jag vet inte vad som händer, så jag gör så lite som möjligt för att klara mig. Nej, inget annat, för jag vet inte riktigt i vilken riktning jag ska gå eftersom allt är oklart, men här uppe, som ni ser, finns det glada miner överallt på vår personal eftersom vi här uppe tycker om att vara en del av den här rörelsen. Vi rör oss i en riktning. Det är tydligt vad vi rör oss mot. Så här uppe har du kontroll över alla de här komponenterna som jag talar om i serien om dessa Business Excellence-komponenter, och du förstår förhållandet mellan dem. Och du har arbetat med dem och framgångsrikt implementerat det i organisationen.

Sedan har du din vision. Du har din affärsidé. Du har din vision. Du har dina strategiska mål. Du har din mätning. Du har din strategi. Du har din affärsplan. Du har dina processer på plats. När du pratar med IT-avdelningen bör du prata med dem med hjälp av användningsfall så att alla är klara och tydliga med vad du menar och vad du vill ha ut av det här systemet som du vill implementera. Du har kontroll eller vad det nu är för kompetens du har i organisationen, så att folk får utbildning i det de behöver få utbildning i. Alla dessa komponenter, en del har jag redan tagit upp och en del kommer jag att ta upp, men du har kontroll över dem.

Det är därför det är så viktigt för dig att flytta hit, för här finns effektivitet, produktivitet, uppfyllelse, nöje och tillfredsställelse från kunderna. Alla positiva ord finns här. Alla de negativa, skrämmande miljöorden finns här nere och vi vill, jag vill att ni, genom att förstå dessa ord, flyttar er upp till den mycket bättre miljön. Mycket bättre situation. Mycket bättre organisation och relation genom att förstå allt detta. Det är mitt syfte med den här serien, att få dig att förstå att du måste flytta hit och att det finns en bättre värld där ute än om du brukade vara här nere i den röda zonen. Flytta till den gröna zonen.

Vad är dina tankar om Clarity Matrix?

Okej. Jag skulle vilja höra från dig. Vad tycker du om den här matrisen som jag visade dig och de olika zonerna? Har du erfarenheter från dessa olika zoner och hur vill du gå vidare för att nå ett mer produktivt tillstånd? Jag kommer sedan att fortsätta att tala om dessa olika komponenter. Då kommer du att förstå varför det är viktigt att lära dig och förstå dem eftersom du kommer att flytta din organisation och dig själv från det röda området till det gröna området.

Och om du vill ha den här affischen, om du inte redan har laddat ner den, kan du klicka här så kommer du till en sida där du gratis kan ladda ner affischerna. Du kan följa med och förstå ännu mer eftersom du kan se i detalj vad som står. Och du kan se alla relationer eftersom det är svårt att förstå hur allting hänger ihop bara genom att titta på det här sättet och titta på en video i taget. På affischen kan du se, du kan följa linjerna och du kan förstå förhållandet. Med detta sagt ser jag fram emot att träffa dig i nästa video. Och sedan kan vi gå in och forma vår verksamhet för att uppnå toppkvalitet.