Annelie är på väg in till kontoret. Där jobbar hon med ett rätt vanligt administrativt arbete, där datorn är en stor del av hennes vardag. Det är en stor mängd olika system som hon använder dagligen. Som vi kommer upptäcka, så går en stor del av dagen till att byta mellan applikationer.

Hon vet inte om det, men när hon väl går hem i eftermiddag, då kommer hon att ha bytt mellan 22 olika applikationer, cirka 3.500 gånger. Både sådana som finns hos verksamheten själv och också i molnet.

3.500 byten mellan olika applikationer, det är rätt mycket. Detta visar studier som presenterades i Harvard Business Review. De mätte även där hur mycket tid det går åt till att anpassa sig till de applikationer som man behöver arbeta med. Anpassningar behövs då de inte likadana ut.

Det visar sig att bytet och anpassningen, eller ställtider som man pratar om i industrin, upptar 9% av en persons arbetstid. Om vi sätter en självkostnad för en person i en verksamhet till 550:- per timme (mycket rimligt räknat), då blir dessa 9% värda 91.575:- per år. Har sedan verksamheten 100 personer som alla, likt Annelie, arbetar på kontoret, så är kostar det drygt nio miljoner kronor att byta mellan applikationer.

Är inte byta mellan applikationer en naturlig del av jobbet?

Nej, det tycker inte jag. Att vi bara skulle sitta och jobba i ett system, det är inte realistiskt. Men att vi ska tillåta oss och våra medarbetare att vara en brygga mellan alla dessa olika applikationer? Det tycker jag inte är rimligt. Det finns sätt att slippa det.

Idag sitter Annelie och byter från en applikation till en annan. Ett för att hämta information, vilket överförs till den första applikationen. Och sen vidare till nästa och nästa. Det är inte rimligt.

Eller kanske bara behöver kolla en sak här, en sak där, och så vidare, innan hon kan utföra sin arbetsuppgift. Det är inte heller rimligt.

Du har säkert hört mig prata om BPM, vilket står för Business Process Management. Det är både en teori om hur man ska tänka för att kunna styra en verksamhet mer effektivt, men också en teknik som gör att Annelie inte behöver jobba som jag beskriver ovan.

Istället för att hämta, skriva och läsa information i en mängd olika applikationer, så samlar vi ihop den nödvändiga informationen till ett ställe där Annelie kan läsa den och utföra sin arbetsuppgift. Om arbetsuppgiften innebär att information från hennes aktivitet och beslut ska föras över igen till olika applikationer, så sker det också automatiskt.

Annelie kommer att titta på ett ställe där hon har all nödvändig information för att kunna utföra sin arbetsuppgift. När hon gjort det, så återförs eventuella uppdateringar till de olika inblandade applikationerna. Nu slipper hon byta mellan applikationer.

Vill ni ha ett smartare arbetsflöde?

Vi har en mycket uppskattad utbildning Digitaliserad verksamhet. Där går vi igenom hur ovan fungerar. Du kommer lära dig vad du behöver göra, för att få det att fungera.

Vi har hållit utbildningen under några år nu och då vi lever som vi lär, med ständiga förbättringar.

Kontakta mig om du har frågor, utmaningar eller önskemål kring digitalisering. Du kommer få svar och de kommer även finnas med i utbildningen.