Jag förmodar att du känner igen människor i organisationen som springer runt och gör lite av allt. De fokuserar inte på något, även om de är inom ett område, så har de en massa saker att ta tag i inom det området. Inget fokus finns för att göra färdigt något, för då blir ju något annat lidande.
Vad anser du om deras effektivitet? Förmodligen inte så bra, eller hur? Jag kan nog slå vad om att du anser att någon av dessa personer inte prioriterar rätt saker. De fokuserar inte på det som du gärna ser att de borde fokusera på. Att fokusera, det är att lägga energi på ett område och avsätta tid för att hantera den delen.
Att ha för mycket att göra under allt för kort tid, gör bara att man splittrar sin uppmärksamhet. I en traditionell linjeorganisation är det vanligt att det man fokuserar på är det som chefen vill att man skall fokusera på, för det är något som dennes chef prioriterar. Det är förståeligt då det är chefen som utdelar beröm och bestraffning, i form av pengar eller i annan form.
Tyvärr är det så att kunden har oturen att komma bort i dessa diskussioner. Desto längre bort från kunden man är desto mer kommer frågorna som skall prioriteras att vara introverta. Det innebär många gånger att det är det dagliga för många i stora organisationer. I mindre organisationen är det naturligt att alltid ha kunden i åtanke, då alla ständigt är medveten om dem.
Det första du behöver göra är att se och förstå att allt arbete som du har i din organisations kan delas upp i två övergripande typer: Projektarbete och Processarbete. Det finns inte någon ytterligare typ på den översta nivån som jag ser det.
Processarbete är det som sker om och om igen i ett aldrig sinande flöde. Det sinar inte så länge ni gör det ni är satta att göra. Arbetar man inom universitetsvärlden så utbildar man studenter och forskar. Arbetar man i en livsmedelsaffär, levererar man mat till kunderna, så länge de finns behov av det. Så länge man fortsätter att göra det man satt upp som sin affärs- eller verksamhetsidé, så fortsätter man med processen att leverera det till kunderna.
Projektarbete är arbete som sker än gång med syftet att utföra något, under en viss begränsad tid och med en begränsad mängd pengar. Det görs också av en tillfälligt sammansatt grupp av resurser. Projektet tar slut när uppgiften är löst.
Arbete som utförs i processer utförs i den ordning som processerna är designade. Arbete i ett projekt utförs i enlighet med den projektplan som skapats. Vissa projekt är formella och det finns en projektledare och flera ingående resurser. Andra projekt är mindre och omfattar kanske bara dig och möjligtvis en kollega.
Jag stöter på väldigt många människor som befinner sig i en arbetssituation där de har väldigt mycket att göra på lite tid. De tar dock aldrig tiden att förstå om det som de skall göra ingår i en process eller i ett projekt.
Om man inte har en klar bild av det man skall göra och hur det hänger samman i det stora hela, då är det inte lätt att heller förstå hur man skall prioritera. Allt blir mer bara en mängd frustrerande saker som måste göras, vilket gör det väldigt svårt att själv prioritera och att få andra att objektivt vara med i prioriteringen. Andra upplever samma sak, vilket inte gör det bättre.
Om det är en process som man har mycket att göra inom, så måste man förstå hur flödet hänger ihop och se till att det finns tillräckligt med resurser för att lösa eventuellt trånga sektorer i flödet. Det är lättare att prata om att ett visst flöde har begränsningar, än att en viss person har en massa att göra. Vi kan då lösa utmaningarna tillsammans konstruktivt i stället för att fastna i olika personers eventuella begränsningar.
Processen leds av processledaren och denne har till uppgift att se till att processen levererar så bra resultat som möjligt på ett så effektivt sätt som möjligt. Detta görs tillsammans med de som arbetar i processen.
I ett projekt är det projektledaren som leder arbetet. Om det är frågan om ett projekt med flera inblandade så måste problem lyftas och projektledaren måste eventuellt göra en omplanering av projektet.
Är det så att det är ett litet projekt, där du själv både styr och utför, måste du vara den som genomför planeringen av det arbetet som du skall utföra. Det kommer jag att ta upp i en kommande artikel och det är steg nummer två, av de två steg jag inledningsvis pratade om.
För att börja med första steget, så tipsar jag dig att göra en lista på allt som du har att göra. Du kan gruppera dem och du skall sedan markera dem med om de ingår i en process eller i ett projekt. Ta då reda på vilken process och vilket projekt det rör sig om.
Vad gäller processen så kanske ni inte har dessa klart för er ännu, men notera ändå ner ett namnförslag på processen. Det gör dig lugnare och det finns ett underlag för vidare diskussion inom organisationen.
När du har gjort detta, skall det inte finnas några arbetsuppgifter kvar i listan. Alla skall antingen tillhöra en process, eller ett projekt.
Det var första tipsen. Håll ögon öppna efter andra tipset i kommande nyhetsbrev.
Lycka till!
För din och din verksamhets excellens!
Matts
