Jobbar du i projekt, helt eller delvis? Har ni många projekt i er organisation? Du kanske dessutom arbetar i någon av rollerna, projektägare eller projektledare?

Enligt Harvard Business Review (HBR) så kommer 88 miljoner människor att under 2027 arbeta med projektstyrning och -ledning. Samtidigt så beräknas projekt som helhet att nå ett ekonomiskt värde av 20 triljoner USD, det är alltså drygt 20 miljoner miljoner (20.000.000.000.000) amerikanska dollar. För att sätta det i perspektiv så är det grovt räknat 1.100 gånger Sveriges statsbudget för 2025.

Vi kan konstatera att det är en himla massa pengar. HBR visar också i undersökningar att endast 35% av projekten lyckas med att nå sina mål.

Det kan vara allt från:

• att man får mindre än man tänkt sig till den planerade kostnaden,
• eller så får man vad man tänkt sig men till en högre kostnad,
• eller så får man mindre än man tänkt sig till en högre kostnad,
• eller så misslyckas projektet helt, och så läggs allt ner och pengarna som är förbrukade fram är kastade i sjön.

Det finns alltså en enorm mängd pengar som går till projekt som fallerar. Uppsidan av att ha bättre kontroll i sina projekt är alltså enorm.

Nyttan med att driva projekt rätt är enorm

Med en liten beräkning baserad på de nyttovärdesanalyser som jag själv medverkat i under åren, så kan vi räkna med att de projekt som misslyckas blir i genomsnitt 20% dyrare. Det är rätt försiktigt beräknat, men jag tänkte att försiktighetsprincipen bör gälla här. Om vi då tänker oss att din verksamhet bedriver projekt som omsluter 500 miljoner per år.

Vad innebär det då för er verksamhet om vi anammar ovan siffror?

1. Av era projekt når 35% sina mål, vilket i pengar innebär att 175 miljoner kronor når sitt mål, det vill säga pengarna gör den nytta som projektägaren har avsett.
2. Resterande 325 miljoner kronor når inte målet, utan med 20% fördyring behöver de ökas med 65 miljoner kronor för att ni ska få det ni tänkt er. Så er budget är på en halv miljard och ni behöver lägga 65 miljoner kronor till för att nå era mål.
3. Eller så kan du vända på beräkningen och säga att ni får 65 miljoner kronor mindre värde om ni väljer att hålla budgeten och istället stryker ni helt eller delvis viss funktionalitet längs vägen. Ni får alltså inte det ni har tänkt och varit beredd att betala för.

Och ovan beräkning är per år. Så här kan man inte fortsätta, man behöver göra något åt det. Ett sätt att göra något är att tillse att man har en väl fungerande projektmodell och att man tillser att utbilda personalen i hur man använder projektmodellen.

Projektmodell!? Äsch…

En del verksamheter har en projektmodell, men man bryr sig inte riktigt om den. Det är mer frivilligt om man ska behöva följa den eller inte. De som då mest bryr sig i modellen, det är projektledaren och det räcker inte.

Andra verksamheter har en projektmodell och säger att den ska följas, men på grund av för dålig förståelse för vad modellen egentligen innebär, så är det oftast främst de professionella projektledarna som följer modellen. Sen får de jaga på de övriga rollinnehavarna för att de ska agera som förväntat.

Det är inte alls ovanligt att dessa projektledare i slutänden är de som driver alla rollerna själv. “Du som är så duktig, kan inte du skriva projektdirektivet till mig,” säger den som borde agera i rollen som projektägare, “du vet ju vad vi ska göra?”.

För vissa, är allt ett projekt

Ytterligare andra verksamheter missbrukar ordet projekt och använder till lite vad som helst, där något ska göras som är lite utanför det vanliga arbetet. Men man uppfyller inte definitionen av ett projekt och man ger inte den som man kallar projektledare rätt förutsättningar för att lyckas.

Ytterligare andra har tillåtit att ekonomiavdelningen lagt beslag på ordet “projekt”, där det finns i ekonomisystemet mer för att ha som ett kostnadsställe. Man för kostnader där, även för sådant som inte alls har med verkliga projekt att göra.

För att stoppa detta stora läckage så behöver du göra något! Projektmodell är en sak. Utbildning i modellen är en annan sak. Uppföljning av att den används och löpande stöd till dem som jobbar i projekt, är en tredje. Du behöver göra se till att alla tre fungerar.

När det kommer till utbildning, så glöm inte personalomsättningen. Det räcker inte att hålla utbildningen en gång och sen hoppas att det ska fungera. Du måste se till att återkommande hålla utbildning. Både som repetition för dem som redan gått utbildning och jobbar enligt er projektmodell. Och glöm inte bort de nyanställda i er verksamhet.

• Har du ingen projektmodell? Clean Stream kan hjälpa dig att utveckla en väl fungerande modell för er verksamhet. Vi utgår från en väl fungerande grundmodell och anpassar den efter era behov.
• Har du en projektmodell, men den fungerar inte så bra? Clean Stream kan hjälpa dig att förbättra er projektmodell, där vi ser vad som fungerar och kan förbättras.
• Saknar du utbildning kring hur man jobbar enligt er projektmodell, hur man styr projekt, hur man leder projekt eller hur man planerar projekt? Clean Stream har kunskapen och utbildningarna ni behöver, både online och fysiskt.

Kontakta mig så kan jag berätta mer.

Men framförallt, gör något åt era projekt så ni slipper ha läckage i verksamheten. Om ovan exempel stämmer in på dig, tänk vad ni skulle kunna göra med 65 miljoner per år. Jag är övertygad om att de skulle vara omvälvande för er att ha dessa pengar till annat.