Ny säsong och nya tag. Det är otroligt mycket som måste göras. Du känner att du måste få mer gjort. Och många tänker att “nu ska jag inte göra samma misstag som jag gjort fram till nu”.

Ett misstag, som främst chefer gör, är att de ska göra allt själv. Det kan sitta i att du kanske vet hur sakerna ska göras, så det går fortast att göra det själv. Eller så är det så att du har ett kontrollbehov där det måste bli som om du gjort det själv. Så därför är det bäst att också göra det själv. Det vill säga; själv är bäste dräng.

Det kan också vara så att du i linjeorganisationen har tryckt upp allt ansvar så att det är övertungt i toppen. Delegationsordningen eller andra styrande dokument talar om att “chefen” ska ha ett sista “säg” i det mesta. Det gör det inte lätt att då få tid över till att göra allt det där andra som också ska göras och som verkligen kräver din kompetens.

Få mer gjort genom att organisera aktiviteterna

Lösningen på att bli av med saker heter delegering. Det ordet vet du om sedan tidigare, men det är så svårt att åstadkomma för många. Just av ovan nämnda skäl så faller ändå allt just på dig.

Ett tips är att för varje aktivitet som du får till dig, placera dem i en klassiskt fyrfältare.

• Viktigt – Kräver mig och min kompetens
• Viktigt – Kan göras av någon annan
• Viktigt, men inte just nu
• Inte viktigt

Inte viktigt

Börja nerifrån i listan. Sånt som inte är viktigt för att nå ditt och ert mål, samt inte lever upp till ert syfte, ska inte alls utföras. Släng det, ta bort, glöm det. Se till att sådana aktiviteter inte kommer in till dig och dina kollegor igen. Du måste stoppa inflödet! Annars så sitter du där om och om igen med att ta hand om dessa frågor.

Även om du blir bra på att identifiera dessa oviktiga aktiviteter, för att sedan inte göra dem, så stör det i ditt flöde. Bättre då att du filtrerar bort dem tidigt.

Viktigt, men inte just nu

Nummer tre ovan, det som är viktigt, men inte just nu. Lägg dem åt sidan. Lägg dem för bevakning.

Antingen så tar du tag i dem när du har schemalagt att du ska gå igenom bevakningslistan. De kommer kanske då att bli någon av kategori ett eller två, men där är de inte nu.

Här är det bra med schemaläggning för bevakning, där du kan vara proaktiv. Annars finns en överhängande risk att det slutar med att du bara håller på med akuta aktiviteter. Du vill gärna ligga steget före, för att känna att det är du som har kontroll på läget.

Viktigt – Kan göras av någon annan

Den andra punkten ovan, där det inte krävs att det är du som gör aktiviteten, se då till att delegera den till någon annan. Om denne någon inte just nu är lika kompetent som du för att göra uppgiften, så behöver du investera tid i att kunna bli av med dessa aktiviteter. Om du inte tar dig tid nu, så kommer du stå på precis samma punkt nästa gång en liknande aktivitet dyker upp.

Du behöver investera tid i din egen möjlighet att hålla fokus och se till att verksamheten flödar. Det gör det inte om du är en bromskloss eller att du ständigt behöver jobba över eller/och slarva med utförandet, så du har så mycket att åstadkomma på kort tid.

Viktigt – Kräver mig och min kompetens

Då är det bara nummer ett aktiviteterna kvar. Det är de aktiviteter som bara just du, i din roll och kanske också din position, kan göra. Det är du som har erfarenheten och kompetensen som uppgiften kräver. Ja, då är det din uppgift.

Du har nu kraftigt minskat din arbetsmängd och du får göra de aktiviteter som just du är ämnad för. Det minskar din stress avsevärt. Det ökar kvaliteten på det resultat som du får, för du behöver inte hafsa igenom dem bara för att du har så mycket att göra.

På engelska pratar man om 4D: Delete, Delay, Delegate, or Do, det vill säga; Ta bort, Fördröj, Delegera, eller Gör.

Så ta med dig dessa 4D i ditt kommande arbete. Gör en plan för att åstadkomma punkten delegera, då den är viktigt för att bygga ett långsiktigt hållbart arbetsklimat för dig. Få mer gjort.

Med det så önskar jag dig lycka till med arbetet framöver.

Matts