Vi kan nästan alltid ändra oss och göra om, det var budskapet i förra veckans brev. Det var regeln om perfektion och korrektion.

Efter att ha kunna skapa en kultur av att;

“vi kan göra om eller vidare om vi så önskar” och
“det gör inte något att det inte är perfekt direkt”, samt
“att testa är att vinna och det gör inget om vi misslyckas, för vi lär av det”,
då kommer nästa regel.

Regel #2: Snabbhet är attraktivt

Den andra regeln för att lyckas med förbättringsarbetet är närbesläktad och nära kopplad till den om perfektion och korrektion. För finns inte den första, så fungerar inte heller den andra så bra.

Den andra regeln är snabbhet är attraktivt. Om ni kan ha en kultur av att allt inte behöver vara perfekt hela tiden då kan du också hålla ett högt tempo i förbättringsarbetet. Det är helt avgörande för att vinna “hjärtan och hjärnor” som man säger på engelska och är ett måste för att lyckas.

Se upp för inspel från sidan

Det är så att vår värld förändras så fort, så om vi inte håller ett högt tempo i vårt förbättringsarbetet så kommer vi att hela tiden behöva anpassa oss gentemot de uppkomna förändringarna.

Dessa förändringar kan vara:

• Vår drivande chef slutar och vi behöver (väljer att) vänta in nyrekryteringen.
• Annan nyckelmedarbetare i förbättringsarbetet slutar och vi måste “börja om från början”.
• Lagar tillkommer eller ändras.
• Politiska beslut eller styrelsebeslut fattas som ändrar inriktning och kanske skapar osäkerhet.
• Något annat initiativ eller projekt som är snabbare än oss spelar in nya förutsättningar.
• …

Vad behöver jag då göra kanske du undrar?

Jo, du behöver under kort tid fokusera på önskade förbättringar och sen snabbt genomföra dem när ni designat dem klart. Håller ni inte fokus i verksamheten på förbättringsarbetet inom ett viss område så är det så lätt att det bara drar ut, och ut, och ut…i tiden. Och därtill så behöver ni hantera någon eller flera av de förändringar som jag nämner ovan.

Jag ser hela tiden nackdelarna i olika verksamheter av att det drar ut i tiden. Samtidigt så ser jag också fördelarna när det går undan.

Det finns tyvärr förbättringsarbeten inom processer som bara pågår och pågår. Veckor blir till månader som blir till kvartal och vidare till år, och inte blir det något införande i verksamheten av de mycket efterfrågade förbättringarna.

Arbetet övergår från att vara ett fokuserat projekt till att bli “business as usual”. Något som är en del av vardagen och det finns aldrig någon upplevelse av att det är bråttom. “Har vi hållit på så här länge så kan vi vänta en månad till” tycks vara inställningen.

Från kass till vass på drygt två månader

Men som sagt, det finns de som lyckas också tack vare snabbhet. Häromsistens så hjälpte jag en verksamhet med en process för att serva deras kunder. Vi kartlade på en vecka hur den nuvarande processen (inte) fungerade.

Därefter gick vi raskt vidare till att under två veckor designa processen såsom man ville att den egentligen skulle fungerar. Vi tog fram;

• hur man ville att flödet skulle se ut,
• hur interaktionen med kunderna skulle ske,
• hur mätning och uppföljning för att säkerställa kvalitet, samt
• vilka nyttor det var att införa den nya processen.

Tack vare det höga tempot och bra fokuset så var ett beslutunderlag “på bordet” om att införa den nya processen mindre än en månad efter start. När beslutet tagits så utvecklades den digitaliserade processen och styrande och stödjande dokument skapades och kopplades till processen, personalen utbildades och processen driftsattes. Allt inom sex veckors tid.

Det gjorde att den nya processen var i drift efter nio veckor från start. Det är lite mer än två månader i förbättringsinsats.

Tidigare fick kunderna inte den service som de förväntade sig och verksamheten la ner alldeles för mycket tid i onödan för att hantera uppkomna situationer som inte borde existera. Det vill säga rent slöseri.

Förbättringen är påtaglig

Nu efter dryga två månader så hade man en helt ny förbättrad digitaliserad och delvis automatiserad process som ger kunderna bättre service och medarbetarna möjlighet att fokusera på rätt saker vid rätt tid, samt full kontroll på processens flöde.

Upplevelsen hos medarbetarna som inte direkt varit inblandade i förbättringsarbetet var ett stort “Wow!”. Hos de som arbetat fokuserat med förbättringsarbetet syntes en tydlig stolthet och glädje av att ha åstadkommit så mycket bra på så kort tid.

Hade man inte varit fokuserad och verkligen avsatt resurser under en kort tid för att genomdriva förbättringarna, så hade man inte heller kunna skörda frukterna av ett lyckat förbättringsarbete. Det hade lätt kunna bli en “surdeg” av arbetet istället.

Surdeg ska användas för att göra gott bröd och inte försämra vår verksamhet. Därför tipsar jag dig om att hålla tempot uppe och leva efter lagen om att snabbhet är attraktivt.

Jag önskar dig lycka till att vara fokuserad och snabb i veckan förbättringsarbete.

Hälsningar,

Matts