Nu har snön lagt sig här i norr. Vet inte om den är här för att stanna, men det är vackrare och ljusare i höstmörkret nu när det är vitt på marken.

I förra veckan brev så pratade jag om varför det ser ut som om vissa verksamheter står rätt still i utvecklingen. Man har verksamhetssystem som ser likadana ut som för 30 år sedan. Det finns nog annat som då inte heller hänger med den teknikutveckling som vi upplever utanför arbetet. Det vi ser är till exempel att:

• Kunderna har inte möjlighet att själva ändra sin information.
• E-tjänsterna är inte mer än ett formulär.
• Verksamhetssystemet kommunicerar inte med något annat system då de inte är öppna och transparenta.
• Vi har mängder med manuellt arbetet som behöver utföras.
• Och leverantörerna är långt ifrån intresserade av att hjälpa till med den saken.

En del i det hela är att verksamheten som sådan inte ställt och ställer rätt krav.

Ingen grogrund för innovation

En annan orsak till att det ser ut som för 30 år sedan är att man inte är innovativ. Det har aldrig funnits rätt drivkraft för att arbeta med innovationer. En byråkrati, vilket kan finnas i alla verksamheter av olika sort, har en inbyggd tröghet mot allt som heter nytänkande.

Uttalande av byråkraten är till exempel:

• Så här har vi alltid gjort och det har fungerat bra.
• Vi ska nog vara lite försiktiga i att ändra… (vad det nu är ni tänkt ändra. Och många gånger utan motivering mer än att vara försiktig.)
• Vi behöver också fokusera på… (fyll i något som egentligen inte har med huvuduppgiften att göra, men som alltid tillåts segla upp och ta vårt fokus.)
• Vi kan inte göra så för vi behöver ta hänsyn till… (Fyll själv i någon anledning, för det finns alltid något att välja. Är det inte lagrum så är det något dokument någonstans som stipulerar något.)

Tyvärr ligger offentlig sektor efter

Det skiljer stort mellan områden, där jag tyvärr måste säga att offentlig sektor ligger efter den privata sektorn. Företag, oavsett offentligt ägda eller privat, ligger före icke-företag.

Oavsett var du befinner dig så påkallas innovativa tankar. För att vara innovativ behöver du redan från början lägga bort tanken om att det inte går. För har du bestämt för att det inte går, ja, då går det inte heller tyvärr. Inte för er i alla fall.

Som jag ser det så är det inte frågan om resurser för att vara innovativ, utan mer vilken drivkraft man har för att vara det. Mycket betyder hur man tänker och vad som mäts och ger framgång i verksamheten. För det privata är det rätt enkelt att se, men i många offentliga verksamheter är det tyvärr mer grumligt. Det borde inte behöva vara så.

Innovation med stöd av tekniken

För detta veckobrev avgränsar vi innovationen till användandet av modern teknik i vår verksamhet och dess processer. Utifrån det så kan du fundera på hur någon av de innovativa saker som jag beskriver i detta och kommande veckobrev skulle kunna hjälpa er.

System-till-system integration

Vilka system skulle du vilja koppla samman? Vilka system har du i din verksamhet där du behöver sitta och föra information från ett ställe till ett annat?

Är det så att någon pratat om en e-tjänst, som sedan inte är mer än ett elektroniskt formulär? Det finns inget bakom formuläret överhuvudtaget, utan ni behöver ta informationen som ni får i e-postkorgen och sedan mata in det i något verksamhetssystem för vidare handläggning.

Innovativt?

“Är detta verkligen innovation”, kanske du tänker. “Det här har vi gjort länge”, påstår du kanske. Jo, helt riktigt. Det är inget nytt, men det verkar fortfarande vara himskans svårt att få till det. Systemen är fortfarande som enskilda öar i skärgården, med helt utebliven trafik dem emellan.

Har du och din verksamhet redan koll på läget i denna fråga så gratulerar jag dig till ett bra jobb. Jag hoppas också att du fått fördelarna som jag beskriver nedan? (Här gärna av dig med vad ni varit med om. Svara bara åter på detta veckobrev.)

Omöjligt?

“Det går inte”, hör jag än idag personer säga när jag pratar om system-till-system integration. Jo, det gör det visst det. Tekniken och kunskapen finns. Det är mer endast en fråga om man vill eller inte. Naturligtvis ska de löna sig att bygga dessa kopplingar, men det utgår jag att man redan räknat (till exempel med en nyttovärdesanalys) på innan man går vidare.

Jag har arbetat med system-till-system integration sedan början av 90-talet. Efter att medverkat vid 100-tals med integrationer så kan jag lugnt säga att det fungerar alldeles utmärkt.

Kuriosa är förresten att jag arbetade för många år sedan på Frontec, det svenska IT-bolaget som uppfann det som kallas message broker, som kopplade samman system. Programmet hette AMTrix. (Har du stött på det? Maila åter i så fall. Vore kul att veta.)

En integrationsplattform

Det är med stor sannolikhet du i din verksamhet har en integrationsplattform. Den heter nog inte AMTrix längre utan har uppgraderats till någon nyare och modernare variant.

Däremot är det osäkert hur det ser ut med kompetens kring denna plattform. Vissa satsar på egen kompetens för att kunna utföra så kallade integrationsmappningar, medan andra förlitar sig på att köpa in tjänsterna.

Om ni satsar på egen kompetens så se till att ni inte blir personberoende. Se till att flera personer kan arbeta med dessa integrationer så ni har leveranskapacitet och inte blir av med kunskapen om en person slutar eller blir sjuk.

Om ni satsar på att köpa in kompetensen att utveckla dessa integrationer, se då till att ni har serviceavtal med snabb leverans. Det går inte att vänta i månader på att få relativt enkla integrationer gjorda. Det är värt att betala för hög servicegrad, då vinsterna med att få integrationerna gjorda är mycket stora.

IT-avdelningen ansvar?

“Men vänta Matts, det är ju IT:s ansvar, det har jag inte med att göra”, kanske du säger. Jo, det är IT som handhar denna kompetens, men det betyder ju inte att du som kanske jobbar utanför IT-avdelningen inte har med det att göra.

IT generellt är endast en möjliggörare för att dina processer ska fungera så bra som ni vill. Det betyder att du behöver vara kravställare på dem.

Om inte ni i verksamheten ställer kraven på snabbt utvecklade system-till-system integrationer så kommer inte heller IT-avdelningen att förstå att behovet finns. Och upplever det inte att behovet finns så nedprioriterar det frågan om system-till-system integrationer till förmån för någon annan viktig del, såsom att skydda er IT-miljö från intrång.

Stora nyttor genom att koppla ihop systemen

Jag har valt att lyfta fram detta område först i serien då jag tycker att det är det viktigaste för dig att ta tag i. Både för att tekniken är etablerad och att kompetens finns att få tag på rätt enkelt, och för att området är rätt moget med många goda exempel att hämta inspiration från.

Här är det stora nyttor att fånga, bland annat:

• Ni kommer att slippa föra information dubbelt från ett system till ett annat.
• Ni ökar kvaliteten på informationen då ni bara behöver kvalitetssäkra den på ett ställe och sen är det samma information rakt igenom.
• Ni slipper rätta fel som uppstår i och med att när man flyttar information från ett system till ett annat.
• Ni slipper ändra information manuellt i flera system när en förändring behövs.
• Ni kan låta kunden i e-tjänsten se till att informationen som de anger är korrekt, i kombination med att e-formuläret kräver rätt information och kontrollerar inmatningen. Rätt från början är viktigt.

Så sätt dig ner och fundera på vilka system ni matar in information i och vilka andra system som ni vill att den informationen ska finnas i. Gör sedan en enkel analys av hur mycket onödigt arbete ni skulle bespara er genom att låta systemen “prata med varandra” istället. Du lär snabbt se att det är stora nyttor med att satsa på system-till-system integration.

Vill du ha assistans i att diskutera möjligheter till systemintegration? Kontakta mig på matts@mattsrehnstrom.com.

Automation nästa

Jag kommer i nästa veckan veckobrev att prata om automation och hur det kan hjälpa er i verksamheten. Här kommer vi att kunna med rätt enkla medel kunna få vår teknik att utföra saker som många ändå inte tycker är värdeskapande att sitta med. Vi tar bort mänskligt icke kvalitativt arbete så att vi kan fokusera på det som vi som människor verkligen är bra på och nödvändiga till att göra.

Men det tar vi nästa vecka.

Önskar dig en fantastiskt innovativ vecka som kommer.

Matts