Läser du detta blogginlägg så gör du det på en dator, telefon eller platta.

Det är ju självklart för dig och mig att det är så vi kommunicerar, gör många av våra inköp, kollar menyer, telefonnummer, bankärenden med mera. Och många gånger så fungerar det alldeles utmärkt och sömlöst.

Men så kliver vi in på jobbet…och då var det inte lika självklart att det fungerade lika smärtfritt längre.

I utredningen Vilja välja vård och omsorg vilket släpptes i mitten på juni, så tar man man upp vikten av att utveckla, införa och utbilda i ny teknik för att säkerställa vården och omsorgen av de behövande. Och det gäller faktiskt inte bara inom den verksamheten, utan det gäller i alla verksamheter.

Helt plötsligt så sitter du och manuellt skriver in information i ett system. Det trots att samma information nyss fyllts i av “kunden” via ett webbformulär. Eller så gör du en tidrapport i ett Excel-ark. Bara så att någon annan sedan ska göra ytterligare handpåläggning för att det ska kunna bli en faktura, rapport eller vad det nu är.

Vi sitter och sparar ner information från ett system för att sedan skicka det med epost till någon annan som skriver in det i ytterligare ett system. Vi sparar information i våra egna e-postkorgar eller på våra egna datorer.

För att inte nämna all information som ligger i varierande organiserad grad på G:, V:, eller vad den nu kan heta.

Ärenden följs många gånger inte upp med automatik och inte heller fattas så särskilt många beslut automatiskt. Potentialen är enorm, men utnyttjandegraden tyvärr allt för dåligt.

Jag upptäcker två utmaningar i detta arbete:

Användandet av för stängda system – vilket jag beskriver mer om nedan.
Ovilja hos IT-avdelningen att tänka i nytta för kunden och verksamheten istället för den egna avdelningen – vilket jag tar upp i nästa veckobrev.

Användande av stängda system innebär att vi tillåter oss att använda system där leverantören inte är villig att öppna upp sitt system så att det går att komma åt från andra system.

Jag möter dagligen verksamheter som har systemleverantörer som tyvärr är så rädda och beskyddande av sitt system så de inte vill samarbete. De vill egoistisk hellre se till att deras kunder blir än mer beroende av dem och än mer inlåsta. Du kanske känner igen dig?

Då jag jobbar en hel del med olika molnlösningar som uppstått de senaste 10 åren, så ser jag att dessa leverantörer har en helt annan angreppssätt. De vet vad de är bra på, och de vet också att det finns andra som är bra på något annat.

Då öppnar man upp systemen med tydliga så kallade API’r (Application Programming Interface). Det är ett öppet gränssnitt som andra kan använda sig av. Det gör så att man kan anropa och anropas från andra system. Data kan flöde mellan systemen för att tillsammans ge användaren och dess verksamhet bästa möjliga värde.

Men hos många av våra systemleverantörer som har tankarna kvar i 90-talet, så är det imperiebyggande som gäller. Man vill ha kontroll på allt. Man vill att just det egna systemet ska byggas ut med än mer funktionalitet. Man öppnar inte upp för någon annan, för då tror man att man kan förlora kontrollen över kunderna, det vill säga dig och din verksamhet.

Man sätter sig själv i första rummet och nedprioriterar vad som faktiskt vore bra för dig och din verksamhet.

Istället för att låta någon annan som är expert på något, bygga en smart lösning nu, så tänker man på ett annat sätt.

Man säger att “visst vi kan utveckla den lösningen, vi lägger in det i vår utvecklingskö”. Och där blir den liggande… i några år. Man har utvecklingscykler som hämmas av för lite resurser och hela tiden kollisioner vid prioriteringar med allt annat man skulle kunna tänka sig att göra.

Känner du igen dig? Har ni några saker ni skulle vilja få gjort, men det dröjer evigheter att få svar? Det är lite som ett svart hål.

Deras system och tankesätt är som att likna med en amöba, som vill flyta ut över din verksamhet för att ta helheten själv. Och allt i samma hastighet som om man häller ut en gryta slime på bordet. Det går långsamt! Man säljer tanken med att det är bättre med ett stort allomfattande system. Det i kontrast till att det finns en uppsjö mindre system som skulle kunna arbeta tillsammans.

Men vi i offentlig sektor har själv satt oss i denna situation. För det första har vi varit för dåliga beställare så att vi missat att ställa kraven på öppenhet. Det har sen gjort så att dessa leverantörer kunnat växa och få närmast monopol inom sitt område. Det är inte ovanligt med leverantörer som skryter med att ha 80-90% av alla svenska kommuner som kunder.

För mig är det inte en fjäder i hatten, utan en klar varningsflagga. Håll er borta – spring så fort ni kan!

Ta istället reda på vilka de andra 10-20% är och prata med dem om hur de tänker. Ställ sedan krav på öppenhet och samverkan i nästa upphandling du gör, oavsett vilket systemstöd det gäller.

Så, alla pratar om digitalisering, men när det kommer till att implementera det i verksamheten så slår det många gånger stopp, tar oändligt med tid och blir svindyrt.

Jag vet organisationer som väntat på integrationer till verksamhetssystem i åratal. Då jag själv arbetet med systemintegrationer så vet jag att om viljan fanns så hade dessa systemintegrationer varit gjorda på en vecka eller två.

Nu har som sagt år passerat, där man inte ens börjat arbeta med frågan då man inte är intresserad och skyller på än det ena och än det andra. Allt medan verksamheten går miste om de nyttor dessa systemintegrationer skulle bidra till.

Mycket tack vare de befintliga leverantörernas ovilja att låta systemen vara öppna och att låta andra komma med smarta lösningar som kompletterar det egna systemet. Lösningar som dessa andra är experter på, i kontrast till ordinarie systemleverantören.

Jag återkommer till detta ämne i nästa veckas veckobrev och kommer då att prata mer om IT-avdelningen som en bromskloss.

Tills dess så önskar jag dig en fantastisk vecka.

Soliga hälsningar,

Matts