Nu närmar vi oss slutet på denna miniserie, med sex viktiga frågor att ha svar på för att säkerställa att man lyckas med vilken verksamhet som helst. De är nämligen generella, så oavsett om du arbetar inom offentlig sektor eller privat sektor, så är frågorna relevanta.
De sex frågorna är
- Varför och vem finns ni till för?
- Vad behöver och önskar denne “vem”?
- Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
- Hur ska ni göra detta arbete?
- Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
- Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?
För att jobba oss igenom serien som leder upp till dagens fråga så har du nu svar på varför ni finns till och för vem. Du vet vidare VAD det är ni behöver göra för att tillfredsställa den ni finns till för och dennes behov och önskningar. Samt vidare också HUR ni gör det genom att ge stöd till de som ska leverera värdet, och slutligen vet du vilka verktyg ni behöver för att skapa värdet enligt det HUR som ni identifierat.
Då kommer frågan om vilken kompetens som behövs.
Kompetens
Tyvärr är det allt för många som hanterar det här med kompetens allt för övergripande och generellt. Visst, det är få som säger att medarbetarnas kompetens inte är väldigt viktig för dem. Men, det är sällan så att man förstår hur viktigt det är att koppla behovet av kompetens i VAD och HUR man ska göra, till vad den som ska utföra arbetet också verkligen kan.
Det är inte ovanligt att jag möter personer som har grundläggande utbildning inom ett område, men saknar den speciella kompetens som faktiskt krävs för vissa uppgifter.
Kan du Excel?
Bara för att ta ett exempel av många, så tänker jag på hur många gånger jag stött på att verksamheten använder sig av verktyget MS Excel som en del i sitt skapande av värde.
De har Excel som formulär för att göra uträkningar eller så har det Excel som behållare av en stor matris innehållande kunder, projekt, fastigheter, eller annat. Oavsett så är det ett viktigt verktyg i verktygslådan.
Men när vi pratar om det och kommer in på hur de använder verktyget, så är det förvånansvärt många som inte kan använda verktyget i någon större utsträckning. De sitter och klipper och klistrar, markerar manuellt med färgkoder och så vidare.
När jag säger att “det där behöver du inte göra manuellt för det finns funktioner för detta” så tittar de bara på mig och säger “ja, jag är inte så bra på Excel. Vi har aldrig fått någon utbildning i verktyget”.
Själv är jag rätt haj på verktyget så jag går in och optimerar deras mallar så de slipper manuellt arbete och undanröjer risken för att det ska bli fel.
– Oj, kan man göra så där, säger de då. Och då har jag inte gjort något särskilt avancerat, men har man inte fått någon utbildning i Excel då är det tillräckligt för att man själv inte ska kunna fixar det.
Värre kan det vara
Det här är bara ett exempel, bland många. Jag märker att det finns medarbetare “där ute” som inte har klart för sig de lagrum som de är satt att följa.
De vet inte hur andra, såsom myndigheter, behandlar frågor som kommer från dem. De vet inte hur deras egna rutiner och regler ser ut. Men de har ändå blivit tilldelad uppgiften att hantera arbetsuppgifter. De vet inte hur de ska utföra arbetsuppgifterna på ett bra sätt helt enkelt.
Det är inte heller ovanligt att det bara är en person i hela verksamheten som har självpåtaget blivit expert inom ett område.
– Nej, det vet inte jag, du får fråga Christer om, han vet.
Byt ut namnet så fungerar det kanske även på olika stället för din verksamhet. Det är oklart vad man behöver kunna samtidigt som det är stort beroende till den som är “expert” inom området, det vill säga den som jobbat med det mest och/eller längst.
Grunden
Du behöver återgå till fundamenta: Det är processens aktiviteter som ställer krav på vilken kompetens som behövs för att utföra det som processen finns till för. Det är därför du behöver ha svaren på de fem tidigare ställda frågorna. Utan dessa svar så vet du inte heller exakt vilken kompetens som behövs.
Och då blir det som i mitt exempel ovan, att personalen inte känner sig ha rätt kompetens för att utföra sina arbetsuppgifter. Det i sin tur resulterar i att ni:
- Utför icke-värdeskapande arbete.
- Lägger för mycket tid på att genomföra arbetet.
- Inför fel i hanteringen, vilket naturligtvis kommer att kräva mer arbete och korrektion senare i flödet.
Processen aktiviteter kräver kompetens för att genomföras. Dessa kompetenser packas i en eller flera roller. En roll är inte samma sak som en befattning. En roll kan spelas av flera personer och en person kan agera i flera roller.
För att vara framgångsrik i sitt arbete krävs det således att man som person har den kompetens som rollen man ska agera is behöver för att utföra aktiviteterna. Har man inte tillräcklig kompetens så uppstår det ett glapp mellan kraven från processen och vad medarbetarna kan utföra.
Resultatet blir dåligt utförda aktiviteter. Med dålig så kan det till exempel vara att det tar för lång tid, har låg kvalitet eller är ineffektiv.
Så klart
– Självklart är det så, kanske du tänker, det är ju sunt förnuft. Men varför fungerar det då så dåligt på många ställen?
Jag anser att det har att göra med att man inte ser sitt värdeskapande flöde. Det kanske finns uppritat, men de följs inte och/eller är alldeles för grovt uppritat. Det ger inget stöd för att i detalj kunna ställa krav på kompetens.
Som jag utbildar; Du kan inte styra det du inte mäter, och du kan inte mäta det du inte ser. Således om du inte ser ditt värdeskapande flöde så kan du inte heller styra det. Det gäller naturligtvis då också kompetensen som processerna kräver.
Ser du inte processernas aktiviteter och inte kan identifiera kraven på kompetens, då kan du inte heller styra din kompetensutveckling i verksamheten. Den blir mer av gissningar och ad-hoc.
Summering
Så, för att avsluta denna miniserie med en lite summering; kan vi konstatera att det är väldigt viktigt att du förstår VARFÖR ni finns till och för vem, samt vad denne har för behov och önskningar. För utan att veta det så är det svårt att veta VAD ni ska göra, och då naturligtvis vidare HUR ni ska göra det. Var därför tydlig i att beskriva dessa VARFÖR, VAD och HUR.
När du har det klart för dig, då är det läge att kunna identifiera vilka verktyg som behövs och vilken kompetens som behövs för att utföra arbetet med att skapa värdet som kunden, vad ni än kallar denne, behöver och önskar sig.
Respons
Nu önskar jag höra hur det ser hos er? Har du och ni klart för er tydligt vilka svaren är på alla de sex frågorna?
- Varför och vem finns ni till för?
- Vad behöver och önskar denne “vem”?
- Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
- Hur ska ni göra detta arbete?
- Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
- Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?
Har ni brister och i så fall vilka frågor är ni inte helt på det klara med?
Maila mig åter så får jag höra hur det ser ut hos er. Du får gärna också återkoppla på denna miniserie och om det gett dig något. Jag skriver inte för min egen del, utan för att ge dig värde i ditt förbättringsarbete.
Ser fram emot att höra från dig.
Behöver du sedan någon hjälp med att reda ut svaren på frågorna? Jag och resten av Team Clean Stream hjälper så gärna dig med det. Vi hjälper dagligen verksamheter att utveckla sig för att de ska leverera ökat värde, med större glädje hos medarbetarna, samtidigt som de får stärkta finanser.
Vill du vet hur du också kan ta detta steg? Kontakta mig
Matts
