– Hej, jag heter Matts Rehnström och jobbar för Clean Stream, säger jag till mannen jag ringt.

– Aha, säger han.

– Vi stöttar verksamheter att få glada medarbetare, nöjda kunder och sunda finanser, säger jag vidare.

– Hmmm och hur gör ni det, säger han?

– Jo, vi gör det genom att hjälpa verksamheterna att se, utveckla och fokusera på sina värdeskapande flöden, för vi vet att om man har koll och fokus på dem, så kommer så mycket annat gott med i kölvattnet.

– Okej, det låter intressant. Men har ni ramavtal med oss?

– Nej, det har vi inte. Vi har inte gjort något arbete för er tidigare.

– Nja, då går det inte. Du får helt enkelt se på vår webbplats när vi kommer ut med nya förfrågningar, säger mannen.

– Men hur vet ni i den möjligt kommande förfrågan vad ni ska fråga efter? Ni vet ju inte vilka möjligheter som finns om vi inte har haft det möte som jag undrar om du är öppen för, fortsätter jag.

Tystnad. Jag hör hur mannen tänker. Sen tar han den enkla vägen ut och säger att det inte är någon vits att träffas, för vi har ju ingen ramavtal…

Jag ger upp denna kontakt, för det ger inget att informera någon som inte vill bli informerad. Men hela diskussionen sätter igång mina tankar och en övergripande fråga…

Vad ska du upphandla!?

Hur vet du vad du ska fråga efter i nästa upphandling, om du inte är informerad om nya möjligheter för din verksamhet?

Om man fortsätter och gör samma sak, så kommer man att fortsätta att få samma resultat.

Det gäller personligen, så väl som i verksamheter. En annan sanning är att det går inte att lösa ett problem, med samma tankar som skapade problemet från första början med.

Jag vet att mannen som jag pratade med har stora behov av förbättring av sin verksamhet. Det vet jag utifrån den bransch som hans verksamhet är inom och också utifrån att läsa på lite om hans verksamhet innan samtalet. Och jag vet att vi på Clean Stream skulle kunna hjälpa honom och hans verksamhet.

Det är inte alls ovanligt att människor i olika verksamheter har helt klart för sig vad det behöver och sedan upphandlar detta. De tror att de sitter inne med den bästa lösningen direkt. Många gånger utan att ha tagit sig tid att prata med andra.

Detta sker inom verksamhetsutveckling, frågor om utbildning, systemstöd eller annat. Det är bara att när jag, och andra leverantörer, läser anbudsförfrågan så tar vi oss för pannan. För där ser vi många förbättringsförslag.

Är då upphandlingen inom LOU eller LUFF, ja då är det inte mycket att göra. Vill man vara med och offerera, då behöver alla frågorna besvaras, oavsett om de är de smartaste frågorna eller ej.

Så, konklusionen är att det är omöjligt för dig att veta det man inte vet. Du vet inte ens vad du ska upphandla.

För att skapa dig ytterligare kunskap, så behöver man prata med olika leverantörer. Det ger er en ökad förståelse för alternativa sätt att tänka.

Nu gäller förmodligen inte ovan direkt dig som person, för du läser ju mina veckobrev och deltar säkert på ett och annat webbinar som vi på Clean Stream håller. Men det gäller kanske dina kollegor som just nu driver på för att få en upphandling till stånd. De vill ha ett nytt system, en maskin, en modell, eller vad det nu kan vara. Hjälp dem att upphandla rätt.

Ta på dig att informera dem om att ni kanske först ska “kolla runt” lite granna och lära er mer, innan ni ska upphandla. Och säger de att det har så bråttom, påminn dem gärna om att det är långt mycket dyrare och tar som helhet längre tid, att ni väljer helt fel lösning, bara för att ni inte såg alternativen.

Det är bara självklarheter tycker jag. Vad tycker du?