Vad är det som gör att projekt så många gånger inte når sina mål?

Allt från att de totalt kraschar och blir bara en röra av ouppklarade saker, till att de missar målet genom att inte leverera det de var tänkta att leverera och/eller till en klart högre kostnad än vad man räknat med.

Jag pratar många gånger om tydlighet. Tydlighet i språket, tydlighet i våra beslut, tydlighet i VAD vi ska göra i våra processer och våra projekt. Tydlighet är tydligen (!) något som inte är så lätt, och ärligt talat inte heller alltid så eftertraktat. Detta då man kan gömma sig i otydlighet. Man slipper ta ansvar och man kan alltid komma undan.

I projektvärlden så är det inte ovanligt att man har det mycket svårt att få projektägarrollen att fungera.

Å ena sidan kräver delegationsordning att beslut fattas högre upp, om inte högst upp, i organisationen. Å andra sidan önskar vi att projekten ska kunna leverera på tid och till kostnad, genom snabba och korrekta beslut av dem som har kunskap kring projektet.

Ta t ex infrastrukturprojekt, som regel att de kostar rätt mycket pengar.

Säg att delegationsordningen visar att kostnader på dessa nivåer måste fattas av kommun- eller bolagsstyrelsen. Tänk då att beslut under ett projekts genomförande löpande behöver fattas i dess beslutspunkter, och kanske även utöver det. Det blir lätt 10-15 sådana beslut i ett projekt.

Tänk vidare att det finns 50 sådana projekt rullande hela tiden i verksamheten, vilket inte alls är att ta i för mycket.

Det betyder att styrelsen hela tiden måste fatta beslut om eventuella förseningar med tillkommande kostnader. Och allt detta utöver de “vanliga” frågorna som är av mer långsiktig karaktär. Det innebär att man helt tynger ner VD, kommunchef, styrelse, e d, med frågor som man för det första inte har detaljkunskap om och därför inte kan fatta ett välgrundat beslut, och för det andra inte kan fatta så snabbt som det finns behov av.

Det här gör att projekten drar ut på tiden och på grund av byråkratisk beslutshantering så uppstår merkostnader i projekten då man inte får snabba och korrekta beslut.

Riktigt stora projekt blir så överväldigande över tid att det inte är någon som håller ihop det hela. Tydligheten har helt försvunnit och det går inte att härleda vem som fattat vilket beslut och varför. Projektledare byts flera gånger under projektet gång. Projektägaren är otydlig tillsatt, och om man hela tiden hänskjuter beslut till t ex kommunstyrelsen, så har även dem hunnit bytas ut under projektets löptid.

Ingen bär ansvaret och ingen kan hållas ansvarig.

Utifrån min erfarenhet så är det bättre att fatta rambeslut på ekonomiska medel för en mängd projekt under en given tid. Sen se till att ha förtroende för dem som spelar både rollen projektägare och projektledare, att de faktiskt gör sitt jobb.

Kontroll ska naturligtvis ske. Men utan förtroende för att medarbetarna som spelar dessa roller faktiskt kan utföra sitt jobb, skapar man en kultur av misstro å ena sidan och “det är inte mitt beslut” å andra sidan.

Att tilldela medel utifrån att man blivit presenterad en projektportfölj, där man sedan ger ram över tid, så skapar man ett ansvarstagande med tillhörande befogenheter att också kunna med detaljkunskap fatta rätt beslut, vid rätt tid och vid behov.

Hur ser det ut i din verksamhet, har ni toppstyrning av era projekt eller har ni rambeslut? Hur fungerar era projekt, och kan du känna igen dig i min beskrivning?

Hälsningar,

Matts