I den här artikeln kommer jag att fokusera mer på de operativa system som du har i ditt företag. Om du har följt mina tidigare artiklar kan du se att den process som tillfredsställer kunden är längre än bara din organisatoriska enhet. När det sedan gäller operativa system kommer vi att se att många organisationers syn på att processen börjar och slutar inom den egna enheten stärks av det faktum att varje organisatorisk enhet har sitt eget operativa system.
Det innebär att en avdelning har sitt eget operativa system och hanterar ”sina” data för att kunna fokusera på ”sina” kunder. De operativa system som de använder är ofta specialbyggda för deras krav för att hantera deras del av processen. Som till exempel att ekonomiavdelningen som skickar fakturor har sitt system för att skapa fakturor och kontrollera debiteringsboken, att produktionsplaneringen har ett verksamhetssystem för planering av produktionen eller att försäljningsavdelningen har ett försäljningssystem.
Ofta har ingen utanför den specifika avdelningen tillgång till det operativa systemet inom avdelningen. Åtkomsten är begränsad till personer som tillhör den organisatoriska enheten. Ingen annan än säljare har tillgång till försäljningssystemet, och så vidare. Det innebär att vi tvingar andra avdelningar att bygga egna system, inte bara för att deras affärsexpertis kräver vissa funktioner, utan också för att det inte finns något sätt att få tillgång till informationen i andra avdelningars verksamhetssystem.
Visst har vissa organisationer investerat i driftssystem som ska hantera allt för alla i organisationen. Men problemet kvarstår – kontrollen upphör när det operativa systemet upphör. Behovet finns fortfarande kvar – att kontrollera processen från början till slut, och processen är så mycket större än organisationen. Som jag har beskrivit i tidigare artiklar är processer ofta större än vad en organisation kan täcka in.
Leverantörer av operativa system är smarta människor och vill skapa så mycket affärsvärde som möjligt. Därför bygger de in funktioner i sina produkter så att det företag som använder systemet kan styra processen. Problemet är att den process som kan kontrolleras endast finns inom processens och den organisatoriska enhetens gränser. Försäljningssystemet styr sedan försäljningen inom försäljningsavdelningen. Leveransplaneringssystemet styr leveransprocessen inom leveransavdelningen, och så vidare.
Därför är det viktigt att först titta på hela processen, från början till slut, så som kunden ser den. Identifiera sedan alla dina partner som bidrar till att leverera värde till dina kunder och slutligen kontrollera flödet. Och för att kunna kontrollera den måste du inse och förstå att du behöver en lösning som är större än din organisation och dina verksamhetssystem.
”Aha”, kanske vissa säger, ”vi behöver alla samma operativa system för att få kontroll”. Det är en väg att gå, men den är varken praktisk eller önskvärd. Det finns ett alternativ som fortfarande ger avdelningarna alla specialistfunktioner som de behöver. Alternativet är att få några av alla parter att inrätta en processkontroll som följer och kontrollerar hela processen från början till slut. I en tidigare artikel beskrev jag processmotorn, som är lösningen. Läs mer om det här.
Processmotorn kommer att kunna interagera med alla verksamhetssystem som du har i hela företaget och även med de system som din partner har. Detta garanterar att ni båda har kontroll och att de olika specialbehoven i ert företag tas om hand.
Frågor som du måste besvara är då: Vad är processen från början till slut? Vilka är dina partners när det gäller att leverera värde för dina kunder? Vilket verksamhetssystem är inblandat i processen? Sedan kan du börja titta på hur processmotorn kan interagera med alla dessa verksamhetssystem. Hur det går till kommer jag att ta upp i en annan artikel och i mina träningsprogram.
För att du och ditt företag ska bli enastående,
Matts
