I veckan som gick var jag deltagare på Dagens Samhälles event kallat Digitalisering av offentlig sektor. Det var ett intressant event med många bra frågeställningar. Dessa diskuterades av ledande personer från olika delar av landet och med olika roller i och omkring digitaliseringen av svensk offentlig sektor.

Det är fem saker som jag tog med mig från diskussionerna och som jag tänkte dela med mig av i de närmaste veckobreven. De fem sakerna är:

1. Data ska kunna flöda fritt inom Europas offentliga organisationer år 2030.
2. Stängda system åker ut ur verksamheten.
3. Molntjänster är det sätt som verksamhetssystem kommer att levereras på framgent.
4. De verksamheter som inte blir digitala kommer att bli oväsentliga.
5. Digitalisering är lika med verksamhetsutveckling.

1. Fritt flöde av data

Du har säkert hört mig prata om det tidigare; att vi måste få till ett fritt flöde mellan olika verksamhetssystem i en verksamhet, och också mellan olika verksamheter. En naturlag som påverkar all verksamhet är att det inte går att arbeta fortare än vad informationen flödar inom den process man är i.

Därför blir det stopp i processens flöden när vi hela tiden behöver manuellt föra över information från ett ställe till ett annat. Därtill uppstår kvalitetsbristkostnader när informationen på grund av mänskliga misstag förvanskas något vid varje överföringssteg.

Fel som sedan behöver korrigeras och dessutom kan ha fått negativ påverkan på verksamheten.

• Beslut fattas på felaktig grund.
• Fakturor skickas fel eller innehåller feldebiteringar.
• Pateineter får fel behandling eller medicin.
• Underhållsåtgärder görs på fel ställe och/eller vid fel tidpunkt.
• …

EU:s strategi

Det som står i betänkandet om en EU-strategi för data (2020/2217(INI)) är att “Europaparlamentet framhåller behovet av att inrätta gemensamma europeiska dataområden i syfte att säkerställa ett fritt flöde av icke-personuppgifter över gränser och mellan sektorer och därigenom öka dataflödena mellan företagen, den akademiska världen, berörda parter och den offentliga sektorn. Parlamentet uppmanar i detta sammanhang medlemsstaterna att fullständigt följa förordning (EU) 2018/1807 för att data ska kunna lagras och behandlas i hela EU utan omotiverade hinder och begränsningar.”

Man skriver vidare att man vill “främja befintliga standarder för att komma till rätta med tekniska utmaningar, inlåsningseffekter och onödiga transaktionskostnader, och samtidigt göra det möjligt för användare att fritt välja sina lokala molntjänster och obesvärat migrera sina data till andra tjänsteleverantörer via standardiserade gränssnitt”.

Måldatum för detta fria flöde av information är satt till 2030. Det kan låta långt bort, men den tiden kommer att gå fort. Klart är att om leverantörerna inte vill öppna upp och inte heller tvingas till det, då kommer det inte heller att ske.

eServices Norrbotten visade vägen

Själv var jag med 2004-2006 i projektet eServices Norrbotten som både EU och dåvarande SKL var medverkande i. Där bevisade vi behovet av att få data att flöda fritt inom processer och mellan olika organisationers verksamhetssystem.

Vi bevisade också vilken enorm fördel det är för verksamheter att kunna kraftigt förbättra sin verksamhet och värdet till sina kunder, vad man än kallar dem.

Till exempel Bodens Kommun som minskade behovet av manuell hantering av dispensärenden med 90%. Detta samtidigt som tiden att serva fastighetsägaren minskade från i medel 35 dagar till två sekunder i de helt automatiska flödena.

Hade inte vi lyckats få flödet av information att vara automatiskt mellan de olika systemen så hade det aldrig gått att genomföra.

Oviljan från leverantörerna

Vi mötte dock leverantörer av olika verksamhetssystem som var helt oförstående till att behöva släppa in någon annan att kunna ta del av “deras” information. Vi ville kunna skapa information in i deras system eller läsa information från deras system.

Det var inte enkelt. Inte för att det är teknisk svårt utan för att det fanns, och finns, en ovilja. Data skapas, enligt dem, igenom manuell inmatning i ett gränssnitt som de har i sitt system. Inte per automatik från något annat håll där informationen redan finns.

När jag ute i olika verksamheter idag, drygt 15 år senare, så möter jag dessa leverantörer och många är tyvärr fortfarande lika ovilliga idag som då att integrera och öppna upp.

Många har inte tagit ett enda steg i den riktningen. De är livrädda för att förlora kontrollen över “sitt” data och att inte kunna tjäna pengar på inlåsning av dig som kund. Absolut tycker de att att det är bra med till exempel en mobilapp som kan fånga information ute på plats i verksamheten och in i deras verksamhetssystem.

Men bara så länge det är dom själva som byggt den och fått sälja den till dig. Inte då någon annan tar initiativet. För det hotar deras oligo-/monopol.

Ni måste ställa krav

Enda sätter att komma förbi detta är att ni ställer hårdare krav i era upphandlingar.

Ni måste äga er egen information och ni måste kräva att det finns öppna gränssnitt in i systemen, så kallade API:r (Application Program Interface).

Om ni sätter detta som ska-krav i era upphandlingar så kommer leverantörerna tvingas att ändra sig.

Jag stannar där för nu och återkommer nästa vecka med att berätta om initiativ att möta dessa ovilliga leverantörer som har oligopol- eller monopolställning. Det finns kommuner som leder det arbetet.

Till dessa så önskar jag dig en trevlig vecka.

Hälsningar,

Matts