Välkommen till detta nummer av Business Excellence Newsletter. Våren är kommen och nu när solen skiner och värmen återkommer, föds också extra många goda idéer.
Många gånger när jag är ute i olika organisationer kryper det fram att ledningen ”inte förstår” vad som krävs för att driva verksamheten och vad som krävs för att förbättra den. De som arbetar operativt i organisationen kan ha en massa idéer om förbättringar som borde göras men det är svårt att få gehör för dessa.
Ett av argumenten som dyker upp från ledningen är att ”vi har massor att göra” vilket innebär att det dagliga arbetet tar upp så mycket tid så det finns inte tid till reflektion och att förbättra sig. Det är bara att sänka huvudet och titta på skidspetsarna samt ”framåt” i snöstormen. Tyvärr ser man då inte den varma sköna bandvagnen med GPS som står på sidan om, och som kan ta en till målet på ett mycket bättre sätt.
Jag tror att man från ledningens sida är rädd att det dagliga arbetet skall bli kraftigt lidande då personalen sätter igång med en massa projekt på sidan om.
Det andra är att det inte finns budgeterat för förbättring, vilket är en enorm miss av ledningen. Det måste alltid finnas medel, både tid och pengar, avsatt för förbättring.
Jag ser att orsakerna bakom detta tankesätt är flera. Det ena är att ledningen inte har förtroende för personalen, att de kan ta egna initiativ för att driva verksamheten bättre. Det andra är att det väldigt vanligt med endast envägskommunikation inom organisationen.
För att ta det första först, så är det vanligt att ledare ser att personalen måste styras hela tiden för att åstadkomma något. Det är ledaren som har ansvaret och befogenheterna, vilket också fråntar personalen detsamma för helheten. Om ansvar och befogenheter sipprar ner i en organisation som är byggd på felaktigt sätt, blir det många gånger kontraproduktivt med vad man strävar efter längs ner i pyramiden.
Man ser inte att organisationen är ett team som driver verksamheten. Ett team förresten, är inte detsamma som en grupp människor. Ett team är en grupp som är sammansvetsad och gemensamt arbetar mot ett tydligt mål.
För att få den självgående organisationen krävs att det finns en klar vision med tydliga mål och tydliga strategier. Vi måste se att organisationen består av människor som arbetar i olika roller, som tillsammans arbetar för att åstadkomma värde till kunderna.
Det andra är att det är en stor brist på tvåvägs-kommunikation. Ledare står många gånger vid större möten och förklarar hur läget är och vad som skall ske. Detta ger inte en möjlighet för personalen att tycka till eller ställa frågor. Många gånger är det inte komfortabelt att göra det i detta forum, eller kanske inte heller möjligt.
Många organisationer saknar en struktur för att ta hand om personalens löpande tankar och idéer. Personalen sitter med en massa idéer om hur verksamheten kan förbättras men ingen att dryfta dem med. Detta skapar frustration och föder tankar om att ”ingen bryr sig” och att det ”inte är min verksamhet”.
Det är synd, då organisationen går miste om en massa energi och tankar vilket annars skulle leda till en förbättrad verksamhet.
Allt detta negativa spiller över till kunderna, vilket i sin tur är negativt för verksamheten.
Se till att ni har en tydlig vision, med tydliga mål och strategier, samt att medarbetarna har medverkat i arbetet. Och som ledare är det din skyldighet att ge förutsättningar och möjligheter för medarbetarna att verka som ett team och driva verksamheten, därefter skall du hålla dig undan och inte störa dem i arbetet.
