Tredje sommarmånaden har startat och i den miniserie som jag skrivit om för ett lyckat förbättringsarbete, så är vi nu inne i den femte och avslutande fasen. Det är dags att sätta det du designat och sedan bygg i drift. Ut i verkligheten och nu är det dags skörda framgångarna.

Kommer aldrig hit

Jag nämnde i tidigare veckobrev att många kommer aldrig bortom att önska förbättringar. De kommer aldrig vidare till att det blir verkstad av det hela. Kanske för att de inte förstått vikten av att faktiskt göra om saker i verksamheten för att de också ska kunna nå dit de vill.

Det räcker inte med att säga “nu kör vi så här, eller hur?” och sen hoppas på att det ska fungera som man önskar. Man måste gå från ord till handling för att lyckas.

Femte fasen

Du har nu arbetat igenom de fyra faserna:

1. Planera och organisera
2. Kartlägga och förstå
3. Vision och design
4. Utveckla och implementera

Det betyder att du nu har utifrån din väl underbyggda plan nu har en serie med prioriterade processer som du börjat arbeta med. En i taget eller parallellt, det beror mest på resurstillgångar. Den process som du sedan kartlagt så du förstår hur den fungerar, har du också designat där ni har bestämt hur ni vill att den skulle fungerar om den fungerade på bästa sätt.

Nyttorna med detta har du sedan visat genom din nyttovärdesanalys och du har detaljplanerat hur ni ska utveckla processen för att ta de första stegen mot den önskade processen. Det har du också gjort, du har byggt den första versionen av er nya process och du har utbildat alla berörda intressenter så de förstår hur processen nu kommer att fungera.

Någon har ansvaret

Så då är det bara att vrida på startnyckeln. Men vem är det som leder den nya processen? Jo, det är processledaren vilket är en ny roll i de flesta organisationer. Varje process har två parallella flöden; det ena är det flöde som skapar värdet, det andra är själva ledningen av processen.

Att skapa flödet, det är det ni arbetat med att kartlägga, designa och utveckla i de tidigare faserna. Att leda processen, det är i sig ett standardiserat flöde som alla processer använder sig av. Den som agerar i rollen processledare är den som arbetar aktivt i detta flöde.

Processledaren är naturligtvis redan utsedd i detta skede. Det har skett senast när processen började designas. Så den personen har medverkar i att designa och utveckla processen, och är på sätt väl insatt i processen.

Deming cirkeln

Att leda en process följer mångt och mycket den så kallade Deming cirkeln. Den består av fyra steg och är också kallad “alla processers urmoder”: Plan–Do–Check–Act.

I metoden Shaper of Business Excellence så har vi lagt till ett femte steg och något specificerat om de andra. Det betyder att vi i ledningen av vår process följer de fem stegen:

1. Planera
2. Säkerställ förutsättningar
3. Leda, kommunicera och följa upp
4. Utvärdera
5. Förbättra

De fem stegen går som i en cirkel och från steg fem så hoppar man över till steg ett igen. Det tar aldrig slut, så länge som processen körs.

Olika frekvens

Det är viktigt att som processledare och som processgrupp få in ovan flöde i sitt arbete i processen. Stegen ovan representeras hela tiden, om och om igen.

Vissa processer snurrar runt detta hjul, eller cirkel, en gång per dag, medan andra en gång per vecka och ytterligare andra en gång i månaden eller kvartalet. Frekvensen varierar utifrån vad det är för process och hur lång genomloppstid processen har, samt hur många ärenden processen hanterar.

Kaizen

Ett viktigt verktyg som du behöver arbeta med i detta är att få till strukturerade möten i steg 4 och 5. Vi kallar dem för Kaizen-möten, där “kaizen” är det japanska order för “bra väg”.

Det är genom dessa möten som du kommer att få kontroll på hur processen mår och vad ni som grupp vill göra för att förbättra detta. Detta saknas många gånger i våra befintliga verksamheter.

“Stå upp möten” har spridit sig som en teknik, vilket är bra. Problemet uppstår bara när man försöker följa upp avdelningen och inte processerna. Det blir inte rätt fokus och det går inte att identifiera vad man verkligen skulle behöva ändra på.

Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete – 5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare

Jag vill slå ännu ett slag för utbildningen Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete – 5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare.

Det är en tvådagars utbildning som sker i mixad form; både med inspelat material och också live.

Här går vi igenom vad som är möjligt när man lyckas med sitt förbättringsarbete. Du kommer att få lära dig en del viktiga grundläggande kunskap för att lyckas, men du kommer också att få lära dig om hur det ser ut hos andra verksamheter, både i Sverige och utomlands.

Vi kommer att gå igenom en mängd goda exempel. Därtill kommer vi också att titta närmare på vad digitaliseringen är och kan bidra med för att lyckas.

Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.

Certifierad förbättringsledare

Till hösten startar också nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.

Faserna är:

• Att planera och organisera sitt förbättringsarbete.
• Att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process.
• Att skapa en vision och designa det framtida förbättrade läget.
• Att göra verkstad av alla drömmar och utveckla och implementera den kraftigt förbättrade processen.
• Samt, det som jag nämnt i detta veckobrev, att leda med ständig förbättring, vilket är ett nytt mer fokuserat ledarskap än vad många är vana vid.

Under utbildning går vi igenom alla faserna och alla ingående stegen, så att du på ett enkelt sätt sedan kan följa receptet. Du får under utbildningen parallellt och hela tiden applicera det du lär dig på din egen verksamhet.

Intresserad?

Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du också kan lyckas med ditt förbättringsarbete och hur du skulle kunna leda och driva arbetet? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan till någon av utbildningarna. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till “alla andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.

För Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete så klickar du HÄR.

För Certifierad förbättringsledare så klickar du HÄR.

Jag önskar dig en fortsatt fin augusti och så hörs vi nästa vecka.

Matts