Solen skiner och jag sitter här och tänker på en av de fantastiska verksamheter som jag har haft förmånen att följa under ett flertal år nu. De påbörjade sin förbättringsresa för så där sex-sju år sedan.

Trevande början

De började lite trevande och visste inte riktigt vilken process de ville förbättra först. Det fanns flera kandidater som behövde förbättras. Efter att vi tagit ett helhetsgrepp och gjort en övergripande plan så fick de klarhet i var de borde börja.

Sen kom en del internt motstånd. Det finns som alltid människor som inte är förändringsbenägna. De tycker å ena sidan inte om hur det ser ut idag och klagar gärna ofta och högt om det. Men å andra sidan så vill man inte heller själv göra något åt det. Någon annan ska göra ändringar, men inte man själv.

Det är en utmaning som aldrig riktigt tar slut. Det verkar sitta djupt i oss människor att inte vilja ändra oss. Det är som i fysiken, att all lägesförändring kostar energi. Energi som man inte vill betala.

Sen tog det iväg för verksamheten och deras förbättringsarbete. Det var en kö med processer som man önskade förbättra. En sak hängde dock inte riktigt med och det var att få tekniken att lira med vad man önskade sig göra.

Digitalisering

När vi började prata om digitalisering av hela flöden, så var man från flera håll inte riktigt mogen att prata om det. Digitalisering såg man som ett “hett” ämne, men man var inte riktigt på det klara vad det innebar.

Man drog åt olika håll och digitalisering vart på sina håll mer ett självändamål. Man förstod först inte att digitalisering måste följa de värdeskapande flödena.

En av de viktigaste delarna för att lyckas med digitaliseringen är att se till att information flödar fritt mellan system. En verksamhet kan aldrig arbeta fortare än vad informationen flödar. En verksamhet kan heller aldrig nå högre kvalitet än vad informationen håller.

Detta har mognat hos den verksamheten som jag tänker på. Därför har de satsat hårt på att få sina processer digitaliserade rakt igenom. Det har gjort att de får digitalt stöd från start till mål i processen.

Och nu pratar jag inte om bara ännu ett system att mata in information i, utan ett helt flöde som kontrolleras och leds digitalt.

Från ? till !

Resultatet är att inga saker hamnar mellan stolarna och inga saker görs dubbelt i deras processer. Kontrollen blir fullständig på antal “ärenden” som hanteras i processen och var de befinner sig.

Processledning sker inte länge ad-hoc. Man har övergått från att vara reaktiv till att vara proaktiv. Det åstadkommer man sin fullständiga kontroll på flödet.

Har man nått ända i mål? Nej, det har man inte. Men man har kommit en väldigt lång väg på resan att förbättra verksamheten med resultat som bättre arbetsmiljö, ökat värde till deras kunder (mest fastighetsägare), samt att ekonomin är bättre än tidigare.

Nu har man alla sina processer i hela sin verksamhet utlagd i en struktur där man förstår hur allt hänger ihop. Många av dem är inte bara logiska processer, det vill säga det som vi människor följer för att förstå flödet, utan man har även digitaliserat dem i så kallade körbara processer.

Det är det som gett dem kontroll över hela verksamheten på ett fantastiskt sätt. Det är som sagt inte klara, men med målmedvetenhet så jobbar man sig hela tiden framåt.

Summeringen

Vad är deras summering av allt det arbete som de gjort då? Jo, att det är möjligt att förbättra sig genom ett idogt arbete. Att det är nu de skördar frukterna av allt arbete det lagt ner.

Jag tänker därtill på två andra saker. Det första är att vi har alltid en kostnad i att driva vår verksamhet. Men vi kan välja hur vi vill betala den och hur hög den ska vara.

Antingen så betalar vi dyrt genom dålig arbetsmiljö, sjukskrivningar, missnöjda kunder, dålig ekonomi, med mera. Eller så betalar vi med att jobba med att bli bättre och också slippa de tidigare nämnda negativa konsekvenserna.

Kostnaden är alltid lägre med att arbeta med sina förbättringar och hämta hem vinsterna på uteblivna negativa konsekvenser.

Det andra är att vinnarna är de som håller i och håller ut. Det är endast genom en seriös satsning som man faktisk också kommer så långt att man kan skörda frukterna av det bra arbetet man gjort.

Om man ger upp en bit in i arbetet, då uppstod bara en kostnad. Om man däremot satsar och ser till att man får ut ett positivt utfall uppstår det istället en investering som kommer att betala tillbaka sig när man väl kommit en bit in i arbetet.

Det är helt uppenbart; för att vinna i spelet så måste ni stanna i spelet.

Om ni aldrig är med från början, eller att ni lämnar i förtid, så har ni förlorat.

Gör inte det, driv ert förbättringsarbete målinriktat och fokuserat. Sannolikheten är stor att du kan behöva någon att bolla med kring hur ni sätter upp ert förbättringsinitiativ och tar fram er plan, samt digitaliserar verksamheten. Kontakta mig så pratas vi vid: matts.rehnstrom@cleanstream.se eller 070-528 52 61.

Lycka till i veckan,

Matts