Radion stod på i bakgrunden med nyheterna medan jag åt lunch. Jag hörde något om personalomsättning som fick mina öron att spetsas. Det var så intressant så jag var tvungen att senare gå in på sr-play och lyssna om.

Det rörde äldreboende i Värnamo där man inom förvaltningen lyckats minska personalomsättningen kraftigt och nästan ner mot noll. Allt genom att skapa scheman på “nytt sätt”.

Vad är detta ”nya sätt” att tänka?

Omsorgschefen säger att “den stora skillnaden är att vi inte börjar med ett schema, vi börjar med individernas behov och därefter ser vi till hur vi behöver bemanna för att klara det uppdraget”.

– Vänta, tänker jag, så de börjar med att se efter vilka behov det finns först, för att sedan se till vilken personal man behöver för att klara av att leva upp till behovet? Men det är väl självklart att det är så man ska göra.

Man börjar väl inte med att titta på vilken personal man har, för att därefter skapa scheman utgår från tillgången och så får det bli som det blir, med den personal som vi har?

Det för över tankarna till en studie i Region Skåne som jag för några år sedan deltog vid redovisningen av. Där visade det sig att det var precis så man gjorde bland läkarna. Man började med att lägga ut tid i sina scheman över när man skulle forska, när man skulle vara ledig, när man skulle studera, och därefter så fick det bli tid till patienterna. Det vill säga den tid som blev över.

Inte undra på att svenska läkare är de som sägs träffa minst antal patienter per arbetsdag. Enligt en artikel i Dagens Medicin så har Sverige högst antal läkare per invånare inom alla OECD länder. Dock träffar en läkare i genomsnitt bara 2,7 patienter per dag. Detta att jämföras med Japan, där en läkare träffar 20,7 patienter per dag.

Det är en enorm skillnad. Inom flera artiklar framkommer att vi har god sjukvård, det vill säga att när vi får själva vården är den bra, men vi har väldigt dålig tillgänglighet.

Från hög till låg personalomsättning

Om vi väljer att som verksamhet att skapa våra scheman utifrån våra egna behov, istället för att se till vilka behov som finns hos kunderna, vad vi än må kalla dem, så har vi ett inifrån-ut tänkande. Det vill säga att vi ser till oss själva först och därefter får de med behov av våra tjänster anpassa sig därefter.

Gör inte så. Ha istället utifrån-in fokus, där du utgår från vilka behov dem du finns till för har.

• Vad behöver de för hjälp?
• När behöver de hjälp?

Därefter så kan du skapa schemat. Om det då visar sig att du har för lite personal, ja då är det väldigt tydligt och behöver hanteras.

För att återvända till Värnamo. De hade en hög personalomsättning när de hade ett inifrån-ut tänkande. Vad betyder det för en verksamhet när man har hög personalomsättning? Jo, att man hela tiden får lägga resurser på att pussla, introducera och lägga tid på att rekrytera.

Tid och pengar som istället skulle läggas på att ge de äldre den omsorg som de behöver, förväntar sig och har betalt för. Därtill får de äldre, i deras fall, hela tiden träffa nya individer, vilket de vet inte kommer att vara kvar så länge.

En ny verklighet

Nu säger omsorgschefen att “Tidigare hann vi inte med att göra aktiviteter och finnas för pensionärerna, men idag har vi tid att vara aktiva med dem”. ”Att hitta på och göra aktiviteter varje dag.” Det vill säga ge de äldre precis det som de behöver, förväntar sig och har betalt för.

Så med samma mängd människor så åstadkommer man mer, bara för att man tänker utifrån-in istället för inifrån-ut.

Man lägger resurserna och energin på de äldre, istället för att jaga personal som behöver ersättas, och det är naturligt, för de behöver inte ersättas. De jobbar kvar, då de tycker att det är så mycket roligare att få ha tid att ge de äldre den goda omsorgen, istället för att jaga runt enligt ett schema som lagts med fel fokus.

• Hur ser det ut för dig i din verksamhet?
• Hur tänker ni?
• Har ni ett inifrån-ut fokus eller ett utifrån-in fokus?
• Och vad skulle ni kunna göra så att det blir mer av det senare?

Vill du ha en genomgång om hur ni skulle kunna tänka på ett bättre sätt?

Kontakta oss så hjälper jag eller någon i Team Clean Stream dig.