I förra veckans brev så berättade jag om viktiga faktorer för att skapa en plan för ert förbättringsarbete. Tyvärr “fuskar” allt för många. Man missar eller struntar i att ha en bra plan i grunden. Det finns en klar risk att man då inte når den effekt man skulle kunna nå, med en bra gjord och underbyggd plan.

Fel område prioriteras, man satsar inte på det som skulle ge störst effekt, man missar viktiga områden för att “andra skriker högre”, med mera.

Med en plan, så har man alltid något att förhålla sig till och kan löpande både följa upp och göra nödvändiga ändringar.

Viktiga delar att förstå

Jag listade i förra veckans brev nedan fyra viktiga delar att ha koll på inför att kunna skapa en bra planen:

• Förståelse för VARFÖR.
• VEM ni finns till för och vad denne vill och behöver.
• Vilka värdeskapande flöden ni har som tillfredsställer era kunder, vad ni än må kalla dem.
• Hur ni prioriterar att genomföra ert förbättringsarbete.

Nummer ett och nummer två har jag redan pratat om. Missade du det, så hittar du det här.

Värdeskapande flöden

Det ter sig nästa onödigt att säga; de flöden som skapar värde borde utgå från vad kunderna, vad ni än kallar dem, behöver ha.

Det är dock så att det är allt för många verksamheter som har börjat i andra änden, med ett inifrån-ut perspektiv, där man skapat processer utifrån hur man själv vill organisera sig. Det blir fel och det ger i detta sammanhang en fel grund för kommande prioriteringar.

Det vill till att ha ett utifrån-in perspektiv och se vilka processer man har i verksamheten som skapar de tidigare identifierade behoven som verksamhetens kunder har.

Har du skapat en förståelse för vad era kunder har för olika behov, så behöver du identifiera vilka processer ni redan har som skapar detta efterfrågade värde. Samt vilka processer ni behöver, eller justera, för att skapa värden som ni kanske inte tidigare förstått att de finns.

Det senare är ofta en uppenbarelse som jag ser deltagare får när jag leder workshops för att planera förbättringsarbetet. Då det inte tidigare tagit sig tid att verkligen förstå kundernas behov, så har de också missat en mängd behov som kunderna har.

Det gör i sin tur, naturligtvis, att de inte heller tillfredsställer kunderna med att uppfylla dessa behov. Och det gör ju, också naturligtvis, att de aldrig har brytt sig om att skapa processer för det.

Prioritering

När du bland annat har de tre nämnda delarna; förståelse för VARFÖR, VEM kunden verkligen är och vad de behöver, samt en förståelse för vilka processer som skapar efterfrågat värde, då kan du göra en väl underbyggd prioritering.

Jag skriver “bland annat” ovan, då det är fler saker som ingår i underlaget. Det är enligt metoden Shaper of Business Excellence hela åtta områden som behövs för att få en bra förståelse för verksamheten, vilket ger nödvändigt underlag.

Prioriteringen av vilka områden ni ska satsa på kan du göra i grunden på två sätt. Den ena är med magkänslan, och den andra är metodiskt. Väljer du magkänslan så är det bara att köra på och prioritera.

Vill du däremot ha en mer underbyggd metodisk prioritering, så krävs att du sammanställer det du vet och sedan utifrån fastslagna kriterier väger in dessa i den slutliga prioriteringen.

I metoden Shaper of Business Excellence finns det ett verktyg som hjälper till med en metodisk prioritering, där du kan värdera olika aspekter för att sedan i en viktad sammanställning få ut, svart på vitt, vad ni borde prioritera.

Jag föreslår att man hellre satsar på den metodiska prioriteringen än magkänslan. Speciellt i mer omfattande verksamheter, där det finns många inblandade parter och insatsen är större.

Finns det många som har behov och önskemål om förbättring så är det tryggare att kunna luta sig på en metodisk prioritering där “alla” är med på i vilken ordning arbetet ska förbättras.

SoBE, fas 1: Planera och organisera

Till hösten så kommer vi att starta nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.

Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Där ingår bland annat de fyra områdena som jag berättat om i detta och förra veckan brev.

Jag möter så många verksamheter som inte har gjort en bra prioritering och har således inte heller grunden för en bra plan för förbättringsarbete. Det gör att det många gånger tyvärr kapsejsar efter ett tag.

Intresserad?

Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du skulle kunna leda och driva ert förbättringsarbete? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till alla “andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.

Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.

Tills nästa gång så önskar jag dig en fantastisk midsommarvecka och -helg med sol och värme.

Matts