Från plan till införande

I de tidigare inläggen under sommaren så har jag beskrivit faserna att gå igenom för att skapa en plan, förstå sitt nuvarande läge, drömma och designa ett kraftigt förbättrat läge, samt nu då att införa detta i verksamheten.

Vi har gått igenom tre av faserna, och är nu på den fjärde:

Planera och organisera
Kartlägga och förstå
Vision och design
>>> Utveckla och implementera <<<

Förra veckan beskrev jag att du ska skapa styrande och stödjande dokument i olika form, samt också gå igenom och beskriva era möten. Därtill hur viktigt det är att förstå sina produkter i verksamheten.

Digitalisering

Ytterligare en viktig del är att förverkliga det önskade digitala stödet i processen. Jag har i tidigare veckobrev pratat om vikten med digitalisering, samt vad det är och vad det inte är. Du har i fas 3, Vision och design, beskrivit hur bra du vill att det digitala stödet ska vara.

Nu är det dags att se till att det också blir verklighet.

Enkelt uttryckt kan vi dela in det i

1. Nytt verksamhetssystem
2. Anpassning och komplettering
3. Utveckling av mindre komponenter
4. Sensorer och teknisk utrustning
5. Körbara processer

Du får en kort beskrivning nedan av varje del.

Nytt verksamhetssystem

Det första är helt enkelt att anskaffa nytt eller nya verksamhetssystem. Det kanske är så att det ni har idag inte lever upp till era förväntningar. Ta då chansen att verkligen göra något åt saken. Jag träffar allt för många som lever med system som de inte tycker är bra, men de är för bekväma för att byta, och kanske sitter i långa avtal som de inte vill bryta.

Tänk bara på att era verksamhetssystem ska vara något som hjälper er att utvecklas och förbättras, inte vara ett ankare som håller er tillbaka.

Anpassning och komplettering

Den andra delen är att anpassa det befintliga verksamhetssystemet. Ändra på det så att det passa in i det sätt som ni vill jobba, inte bara följa med det sätt som systemets leverantör har tänkt sig att man ska jobba.

Det kan också vara att komplettera verksamhetssystemet. Det kanske är så att leverantören har komponenter till systemet som du inte hört talas om förut, eller kanske inte sett behoven av tidigare. Nu kanske det är dags att ta steget att komplettera med dessa smarta tillägg som gör systemet än bättre.

Utveckling av mindre komponenter

Är det så att leverantören inte har möjlighet att utveckla systemet vidare? De kanske inte är intresserade eller har lååååång väntetid på att utveckling ska ske? Eller så finns det inte ens i tanken hos dem, eller någon annan, att ha det ni efterfrågar.

Då är det kanske bästa att utveckla någon mindre komponent som ska ge dig precis det du söker, varken mer eller mindre. Vänd dig då till en utvecklare, internt eller externt, och beställ dessa komponenter.

Dessa komponenter kan vara för att fatta ett beslut, göra beräkningar av något slag eller kontrollera något i andra system eller på Internet.

Sensorer och teknisk utrustning

Sen finns det som de flesta tänker på när man hör ordet “digitalisering”, vilket är alla roliga nya prylar som man kan beställa och installera. Såsom smarta lås, larm, sensorer, virtuell verklighet, förstärkt verklighet, och annat.

Dessa typer av utrustning kan hjälpa din verksamhet att nå de tidigare tankarna som du designat så bra. Det gör att ni till exempel kan få information som ni tidigare behövt manuellt hämta, se saker på distans, kunna vara proaktiv genom att i förväg få indikationer om kommande händelser, med mera.

Körbara processer

Och sen det som jag ser som en av de största förverkligande av en framgångsrik process, och det som står i centrum för att ovan; en utvecklad körbar process. Det innebär att ni lägger in det sätt som ni designat processen flöde på, i ett program som ser till att ni verkligen arbetat på det sätt som ni sagt att ni ska arbeta.

Det gör att du får full kontroll på var olika “ärenden” är, hur länge de pågått, hur många som finns, och funnits, av vissa typer, vem som agerar i vilken roll, och så vidare.

Mätning och uppföljning

Med ovan listan på förbättringar i din arsenal av verksamhetssystem och främst möjligheten att ha körbara processer, ger dig möjligheten att mäta och följa upp.

Kom alltid ihåg att det går inte att styra det du inte mäter, och du kan inte mäta det du inte ser.

Nu när du designat processerna och valt att göra dem körbara, så kan du också på ett enkelt sätt börja följa dem och då också få kontroll på hur flödet ser ut. Det är enda sättet att i en snabbrörlig värld ha kontroll och att som ledare kunna vara proaktiv i sitt arbete.

Utbildning

Så är det en sak till jag gärna vill lyfta fram när det kommer till fas 4 utveckla och implementera, och det är behovet av att utbilda de som ska agerar i någon av processens roller. Det missar många. Det blir tyvärr alldeles för vanligt att man säger “då säger vi att vi kör så, eller hur?” och så förväntar man sig att alla är “med på tåget”.

Som du förstår efter att ha sett listan på saker som du nu utvecklat och är på väg att införa i verksamheten, så krävs det naturligtvis utbildning så att processgruppen och andra intressenter förstår vad man ska göra, när och hur.

Ännu en spännande utbildning

Jag har redan pratat om en utbildning som startar till hösten (se mer nedan), men det finns även en till. Det är utbildningen Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete – 5 steg som gör jobbet lättare, roligare och effektivare.

Den är kortare och kommer att ske i mixad form; både med inspelat material men också live.

Här går vi igenom vad som är möjligt när man lyckas med sitt förbättringsarbete. Du kommer att få lära dig en del viktiga grundläggande kunskap för att lyckas, men du kommer också att få lära dig om hur det ser ut hos andra verksamheter, både i Sverige och utomlands. Vi kommer att gå igenom en mängd goda exempel.

Därtill kommer vi också att titta närmare på vad digitaliseringen är och kan bidra med för att lyckas.

Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.

Certifierad förbättringsledare

Till hösten startar också nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.

Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Den andra är att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process. Och den tredje fasen är att skapa en vision och designa det framtida förbättrade läget.

Den fasen består i den nya versionen av hela 24 steg, vilket jag berättat övergripande om i detta och förra veckobrevet.

Intresserad?

Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du också kan lyckas med ditt förbättringsarbete och hur du skulle kunna leda och driva arbetet? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan till någon av utbildningarna. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till “alla andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.

För Hur du lyckas med ditt förbättringsarbete så klickar du HÄR.

För Certifierad förbättringsledare så klickar du HÄR.

Jag önskar dig en fortsatt fin sommar och så hörs vi nästa vecka.

Matts