I veckan så hade jag ett flertal intressanta möten där vi pratade om genomförande av förbättringsarbete. Liknande möten kommer också under kommande vecka, så det är ett “hett ämne”.

En fråga som ofta dyker upp i dessa samtal är hur man skapar struktur för att lyckas.

Det är i grunden två strukturer man saknar;

Struktur för förbättringsarbetet.
Struktur för den nya verksamhet som man bygger upp med hjälp av förbättringsarbetet.

Vi tar det första först.

Struktur för förbättringsarbetet

Återkommande misstag som verksamheter gör när man arbetar med sitt förbättringsarbete, eller verksamhetsutveckling om du så vill, ser jag är:

• Avsaknad av ett övergripande varför
• Ingen modell
• Fel modell
• Ingen kunskap
• Ingen samordning
• Ingen syn på strukturen på verksamheten man ska bygga

Avsaknad av ett övergripande varför

Det allra viktigaste vi behöver göra, för all verksamhet, är att förklara VARFÖR. Det är det samma om det är ett möte, ett projekt, en resa, eller ett förbättringsinitiativ. Vi måste alltid börja med att förklara VARFÖR vi ska gör detta något som vi tar på oss att göra.

När det kommer till förbättringsarbete så är det många gånger så att vi är otydliga i varför vi ska arbete med att utveckla och förbättra oss. Det kanske låter självklart för många varför man ska göra det, men här behöver det finnas ett uttalat och gemensamt VARFÖR.

Är det för att spara pengar, för att öka intäkterna, för att förbättra för kunderna, förbättra arbetsmiljön, eller är det för att ta marknadsandelar, för att möta framtida utmaningar inom branschen du verkar inom, eller vad är det? Det kanske är alla samtidigt? Men då är förmodligen inte alla lika högt prioriterade.

Här behövs ett tydligt uttalande om just varför vi ska engagera oss. Det saknar många.

Ingen metod

Den andra delen som många verksamheter saknar är en metod att följa i sitt förbättringsarbete. Utan någon metod så blir det lätt ett hopkok av lite av varje.

Olika människor på olika håll i verksamheten använder olika sätt att arbeta, vilket gör att det blir svårt att få ihop en helhetssyn på VAD som ska göras NÄR, samt HUR det ska göras.

Det blir mer upp till enskild medarbetare att göra som man kan och vill. Det skapar tyvärr mer oordning än det ger stöd för att lyckas.

Fel metod

Sen finns det dem som säger att “vi har en metod”, men att det är bara det att den egentligen inte är bra nog. Det är helt enkelt fel, eller för dålig, metod. Många gånger är den för övergripande och den är otydlig.

Det är inte allt för sällan som jag blir förevisad en metod som är fyra klossar, tre ringar, eller något liknande. När jag sedan frågar vad som finns under respektive kloss eller ring, så blir det mer tyst. Det finns inget mer. Det finns inget stöd för VAD man i sak ska göra och HUR man ska göra det.

Fyra klossar utan någon mer är lite ord kring var och en, det är ett koncept (möjligtvis). Fyra klossar med underliggande detaljerade beskrivningar, det kan vara en början på en metod. Men det krävs mer än så.

Fel eller för dålig metod, gör ingen glad och det leder dig i fel riktning.

För att lyckas behövs en vederhäftig och beprövad metod som är som en process för att skapa våra processer. Då kommer du att lyckas. Följ receptet!

Ingen kunskap

Den fjärde punkten som återkommer om och om igen, det är att verksamheten saknar kunskap i att bedriva förbättringsarbete. Ibland så saknas kunskapen helt, och ibland så är den väldigt ojämn inom dem som ska arbeta med förbättringsarbetet.

Det kan därtill vara så att man inte delar samma kunskap. Tänk om du har kunskap från att ha genomgått någon av mina utbildningarna (vilket du som verkligen genomgått dem, vet är omfattande och detaljerade), och så möter du andra som har helt andra underlag för sin kunskap.

Mixa det med ytterligare andra som inte har så mycket kunskap alls. Det blir lite svårnavigerat för att komma framåt.

Saknar ni dessutom ovan nämnda metod att följa, då blir det lite som om ni själva behöver uppfinna hjulet innan ni kan komma igång. Ni ska både enas om metod och er syn på hur ni ska arbeta. Det är värdefull tid som går åt till detta, som annars skulle kunna läggas på att förbättra verksamheten.

Oavsett tidigare kunskap, så är det en fördel att dela på en gemensam kunskap som man kan ha som bas att stå på.

Ingen samordning

Ytterligare en punkt som saknas i många verksamheter är samordningen. Det innebär att det finns ingen struktur för att se till att arbetet sker enligt ovan fastställda metoder och med given gemensam kunskap på hur ni ska göra arbetet.

Det innebär istället då att det sker lite arbete här, och lite arbete där, allt utan att resultaten liknar varandra och att de arbetar i samma riktning.

Utan samordning av arbetet kommer också resultatet att spreta, vilket gör att det är svårt att få ihop helheten. Och utan en helhetssyn så är det lätt att det blir mer av asfalterade kostigar som man håller på med igenom verksamheten, än att skapa en helhet för hela verksamheten.

Ingen syn på strukturen på verksamheten man ska bygga

Den sista punkten inom avsaknad struktur för förbättringsarbetet bryggar över till avsaknaden av struktur för vad det är man ska utveckla för verksamhet. Punkten är i sig omfattande vilket gör att jag lovar att återkomma till den i nästa veckobrev.

För nu så kan jag bara konstatera att om ni saknar gemensam syn på vad det är ni är på väg att forma i er verksamhet, då är det lätt att det blir fullständig oordning, om man ser det utifrån verksamheten som helhet.

Det är väldigt lätt att vi utvecklar vår verksamhet inom våra linjeorganisation istället för de verkliga värdeskapande flödena. Det kommer att leda till en återvändsgränd där ni lätt kan bli stående.

Vi kommer här att tyvärr skapa mer förvirring än vad vi nog hade önskat, och framförallt behöver för att lyckas.

Jag återkommer, som sagt, i nästa veckobrev kring det.

Till dess så önskar jag dig en trevlig vecka.

Matts