Ibland undrar jag hur människor tänker när de utformar en policy för en organisation. Det skulle vara intressant att vara en fluga på väggen och höra de förhoppningsvis livliga diskussionerna innan beslutet fattas. Ett sådant intressant exempel är när en offentlig organisation beslutar att ta betalt för te och kaffe av de anställda. Argumentet för detta beslut är att spara pengar på skatten. Det är hedervärt och mitt problem med beslutet skulle inte finnas om avgiften skulle tas ut direkt i kaffeautomaten. I det fallet finns det ett avtal mellan kaffeleverantören, det företag som har installerat maskinerna i lokalerna, och kaffekonsumenten. Ett problem uppstår när samma organisation säger att de kan ta över avgiften från kaffeleverantören och göra ett avdrag från de anställdas löner.

Organisationens anställda måste gå till administratörerna för att ”köpa” sitt ”kaffekort”. Kortet laddas med ett antal kaffekoppar, och för varje köpt kaffekopp dras ett belopp av. När de köper in dem antecknas de på en lista, som sedan blir ett register som gör det möjligt att göra ett avdrag från deras lönecheckar. När den anställdes kort är tomt måste de börja om från början genom att gå till administratörerna och köpa ett nytt kort för en ny kopp varm java eller varm choklad, beroende på vad de föredrar, från automaten.

Vad är problemet, kan man fråga sig? Problemet är tvåfaldigt.

Den ena är att det på de flesta arbetsplatser är vanligt att ge de anställda gratis kaffe, varm choklad och te. Det är inte något som normalt debiteras. Om det är brukligt på lokala arbetsplatser och du väljer att inte ha det, ger du också en signal till de anställda att den här arbetsplatsen är annorlunda. Du visar dem att du inte behandlar dem på samma sätt som de skulle behandlas på andra platser. Borde inte arbetstagarna i en organisation inom den offentliga sektorn ha ”de grundläggande” privilegier som ”alla andra” har? Hur ska vi annars kunna locka skickliga arbetstagare till den offentliga sektorn om de börjar skilja sig för mycket från de andra? Är den offentliga sektorn endast till för dem som har kallelsen att tjäna allmänheten? Naturligtvis anser jag att det är bra att ha anställda som är trogna sin kallelse och har rätt kompetens. Det är också bra om vi kan locka till oss dem som har rätt kompetens och som kan utveckla sitt intresse för att tjäna allmänheten. Vi kan inte stöta bort dessa människor med dumma regler – som att inte ha gratis kaffe och andra saker. Jag kommer att tala om detta i ett annat blogginlägg.

Den andra delen av problemet är allvarligare och det är att beslutet fattades med argumentet att inte slösa skattebetalarnas pengar på kaffe till de anställda, samtidigt som beslutet innebär att man måste spendera ännu mer pengar på administrationen av dessa kaffekort. Den summa pengar som går åt till att administrera kaffekorten är i praktiken flera gånger dyrare än det gratis kaffet! Många timmar går åt:

1. Hantera listan där de anställda skriver sina namn,
2. Hantera kaffekorten (ladda, ladda om och dela ut dem),
3. Överföra listan över anställda till det löneadministrativa systemet och göra avdrag från lönechecken för rätt person,
4. Svara på frågor från de anställda om ledningen,
5. Besvara frågor från de anställda om avdrag som de anser vara felaktiga,
6. Korrigering av felaktiga avdrag,
7. Hantera ersättningar för personer som har erbjudit en gäst en kopp kaffe och använt sitt personliga kort för att betala.

All denna hantering skulle inte vara nödvändig om kaffet var gratis. Då är det bara hanteringen av fakturan från kaffet som gäller, och den fakturan skickas ändå.

På en Å ena sidan sparar organisationen en slant på det kaffe som inte erbjuds, men å andra sidan förlorar de en dollar på all hantering av kaffekorten. Dessa pengar tas också från skattebetalarnas konto! Så som skattebetalare måste jag säga: ”Ge de anställda deras gratis kaffe och sluta slösa bort mina pengar!”

Att inte erbjuda de anställda gratis kaffe och hantera det via lönekuvertet är helt enkelt dumt! För att citera min vän Steve Towers är det ”Dumb-stuff” som bör tas bort så snart som möjligt.

 

Ta en kopp kaffe, te eller varm choklad och kommentera och dela med dig medan du dricker!

 

För din excellens!

Matts

 

PS.

Om du vill få mer gratis material om Business Excellence kan du anmäla dig till nyhetsbrevet till höger.