Som jag ser det så är det i grunden två strukturer som saknas;
- Struktur för förbättringsarbetet, vilket jag skrev om i förra veckobrevet, och
- struktur för den nya verksamhet som man bygger upp med hjälp av förbättringsarbetet.
Här beskriver jag det senare.
Struktur på verksamheten
Det du bygger i din verksamhet när du jobbar med förbättringsarbetet är inte bara några smådetaljer här och där. Nej, det är faktisk en helhet till en ny genomgripande förbättrad verksamhet.
Visst, det går att göra småjusteringar här och där för att förbättra respketive område, men det kommer inte att hjälpa din verksamhet som helhet att möta kommande utmaningar. För att klara av utmaningarna så behöver ni förbättra er på ett genomgripande sätt.
Då behöver ni arbeta gentemot en helt ny struktur. En struktur som bygger på era värdeskapande flöden. För det är endast när ni ser hur helheten hänger ihop som ni kan prioritera rätt och sedan metodiskt arbeta er framåt.
Allt hänger ihop
Er verksamhet och dess sammanhängande processer är som ett nät. I ett nät, till exempel ett fisknät, så finns det mängder med knutar, vilket hänger ihop med en massa andra knutar. Tänkt dig då att varje knut är en process i din verksamhet.
När du börjar förbättra en process och lyfta den, så tvingas andra att hänga med. Och om de inte gör det, så håller det tillbaka utvecklingen med den första processen.
Det kan upplevas jobbigt, då det tvingar er att fortsätta med förbättringsarbetet när ni väl börjat. I alla fall om ni verkligen vill blir bättre och utveckla er. Det är som det man började med och tänkt varit ett avgränsat arbete, helt plötsligt växt och blivit så mycket större.
Men det är samtidigt styrkan i att se helheten. Genom att se den så får du en klar bild över vad det är som ni behöver arbeta med för att som helhet bli bättre som verksamhet.
Om du inte er helheten och därför då inte förstår relationerna mellan processer, så kommer du bara att uppleva att du inte får ihop det. Det blir bara tungt och trögt att arbeta, och det du utvecklar kommer inte att ge dig den fördel och effekt som du hoppats på.
Både smått som stort
När ni jobbar med ert förbättringsarbete så behöver ni arbeta både med detaljerna och med det övergripande.
Att se att det lilla hänger ihop med helheten är nödvändigt. Din verksamhet är som en bok. En bok är en helhet som levererar ett värde, från start till slut. Vi kallar det berättelsen.
För att det ska bli en bok, så behöver vi bygga upp den från minsta beståndsdel, i flera steg, så att det till slut blir den där bäst-säljande boken folk “bara måste” läsa, och kommer att prata om.
Boken bygger du från bokstäver, vilket bildar ord, vilket i sin tur sätts samman till meningar. Meningarna bildar stycken, vilket i sin tur binds ihop i kapitel för att ge berättelsen en struktur. Alla kapitel bildar sedan hela boken. Din bäst-säljare.
Som författare kan jag relatera arbetet med att skriva böcker till att arbeta med förbättringen av en verksamhet. Det är ett iterativt arbete, där vi jobbar både i det stora och det detaljerade samtidigt.
Ena stunden så är du nere i detaljerna i något stycke, medan man i andra stunder, ser du på helheten igen. Du kanske splittar upp ett kapitel i två, eller slår samman två andra. Du skriver utkast på vissa kapitel, samtidigit som du kanske ha gjort slutet boken nästan helt klart. Eller kanske början på berättelsen.
Nya idéer föds hela tiden, som ger hela berättelsen nya behov av meningar, stycken, eller kapitel.
Boken → Verksamheten
I er verksamhet så behöver ni förbereda er på att både arbeta med era processer med dess aktiviteter, samt sedan forma den övergripande till hela er verksamhet.
Analogin med boken, är att:
- Boken är som hela er verksamhet.
- Kapitlen är som era processer.
- Styckena inom kapitlen är som delprocesser.
- Meningarna är också delprocesser, fast på lägre nivå.
- Orden är era aktiviteter.
Allt hänger samman och bildar en helhet.
Den strukturen behöver du och ni se för att kunna driva ert förbättringsarbete framåt och för att ni ska få verklig effekt av arbetet.
Så hur ser en bra verksamhetsstruktur ut? Det tänkte jag beskriva mer om i nästa veckobrev. Där beskriver jag vad som är rätt struktur och vad som är fel struktur.
Tills dess önskar jag dig en fin vecka.
Matts
