In förra veckans veckobrev berättade jag en del om att det är viktigt att kartlägga sin nuvarande verksamhet. Detta för att skapa en bra grund för kommande design av ett kraftigt förbättrat läge.

Processens komplexitet

Det är många av mina kunder som höjer på ögonbrynen när de väl förstår hur deras process verkligen ser ut och att man nu förstår processens komplexitet.

Komplexitet är nämligen en fiende till att säkerställa ett effektivt flöde som levererar hög kvalitet. Desto fler överlämningar man har i processen mellan olika personer och avdelningar, desto mer komplex blir processen.

Samma sak är det med ett antalet verksamhetssystem man har i processen. Desto fler som man använder och desto sämre de är integrerade, desto mer komplexitet är det.

Vissa processer är så komplicerade att det inte går att leverera värde till kunden på ett enkelt sätt. Det gör att det behöver vara en mängd olika interaktioner med kunden igenom processen. Många gånger ger dessa interaktioner kunden ingenting alls, utan från dennes synvinkel så drar det bara ut på det hela innan man fått vad man ville ha från början.

Många interaktioner med kunden

Maria som deltog i utbildningen Certifierad förbättringsledare för mer än tio år sedan, gjorde något år senare en kartläggning för processen kring hemgång från sjukvård till äldreomsorg. Det visade sig att kunden i processen, vilket kallas patient av sjukvården och brukare av kommunerna, hade inte mindre än 43 olika interaktioner i processen. 43 stycken! Otroligt.

Det visade sig dessutom att många gånger förstod den äldre inte heller vad det var som hände, då denne var i ett mentalt tillstånd som gjorde det svårt att greppa läget. Det kan lugnt konstateras att den processen var onödigt komplex och byråkratisk.

Med verktyg som finns med i metoden Shaper of Business Excellence räknar du ut en siffra på komplexiteten i processen. Det är bra att göra för att sedan när du designar processen kunna räkna om enligt samma formel och på så sätt kunna värdera den minskning av komplexitet som processen har.

Klick! Klick! Klick!

En viktig del när du går in och gör din kartläggning, det är att jämföra det med att gå in med en kamera och ta bilder. Klick, klick, klick, och så har en serie bilder som visar hur det ser ut.

En fälla som jag ser om och om igen som verksamheter går i, är att kartlägga “i oändligheten”, månad efter månad. Tiden går och inget blir bättre, då man inte kommer vidare.

Träffade en konsult för flera år sedan som glatt sa att de “firar fyra år hos socialtjänsten med att kartlägga deras processer”. Jag häpnade över hans bristande förståelse för vikten av att komma vidare framåt. Jag visste från annat håll att nämnda verksamheten aldrig riktigt kom vidare för att verkligen bli bättre. Men kartlägga, det kunde det, och där blev de stående.

Så se till att snabbt få en förståelse för nuläget, och därefter snabbt komma vidare till nästa fas. Tid ska spenderas för att få en förståelse, men inte en minut mer än nödvändigt.

SoBE, fas 2: Kartlägga och förstå

Till hösten startar nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.

Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Den andra är att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process.

Den fasen består i den nya versionen av nio steg, varav jag berättat i detta och förra veckobrevet om några av dem.

Intresserad?

Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du skulle kunna leda och driva ert förbättringsarbete? Då tycker jag att du anmäler dig till intresselistan. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till alla “andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.

Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.

Hälsningar,

Matts